O que deve (e não deve) ser colocado em um arquivo de pessoal do funcionário
Em outros, o acesso é limitado à equipe de RH e os funcionários podem solicitar acesso aos registros. Os advogados também podem intimar o conteúdo dos registros de pessoal para ações judiciais e queixas da Comissão de Oportunidades Iguais de Trabalho (EEOC) .
Um ex-funcionário também pode solicitar uma cópia de seus registros de pessoal.
Com todos esses usos em potencial e visualizadores em potencial de seus registros pessoais, o empregador deve ter o cuidado de manter uma documentação imparcial e factual do histórico de emprego de um funcionário em seus registros de pessoal. Consequentemente, aplique estas diretrizes gerais à documentação que você retém nos registros de pessoal de sua organização.
Diretrizes gerais para o conteúdo do arquivo pessoal do funcionário
- As informações nos registros de pessoal devem ser factuais. Supervisor ou pareceres do pessoal de Recursos Humanos; notas aleatórias; fofoca; rumores infundados; perguntas, relatórios ou alegações de outros funcionários inexplorados; alegações não investigadas, investigadas e concluídas; e quaisquer outras informações, comentários ou notas não factuais devem ser excluídos do arquivo pessoal de um funcionário.
Um dos piores exemplos de comentários ofensivos que um gerente de RH encontrou arquivado em um registro de pessoal, envolvia notas de entrevista de um gerente de contratação. Um deles afirmou: “Possivelmente muito gordo para subir e descer as escadas conforme necessário”. Imagine o funcionário, um advogado e até mesmo futuros funcionários e supervisores lendo comentários como esses.
Em outra empresa, a gerente encontrou notas infundadas que os gerentes e outros colocaram nos arquivos do funcionário, como: "Mary está com raiva porque não recebeu um aumento. Diminuiu o trabalho propositalmente para se equilibrar com seu gerente". Veja o problema?
- Os registros de pessoal devem ser cuidadosamente atribuídos a seus locais de arquivo apropriados. Determine um protocolo para os registros de pessoal da empresa com base nas leis estaduais e federais , nas leis trabalhistas, como a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde de 1996 (HIPAA) e nas práticas recomendadas do empregador.
Então, fique com o protocolo. Você não quer encontrar desculpas aleatórias de médicos no arquivo pessoal quando elas pertencem a um arquivo médico. Você também não deseja a justificativa e a justificativa para a promoção de um funcionário no arquivo da folha de pagamento.
Você também não quer que os registros de uma decisão de contratação envolvam verificação de antecedentes ou anotações de discussões com ex-empregadores no arquivo pessoal.
- Supervisores, gerentes e outros funcionários que colocam a documentação nos registros de pessoal devem ser treinados para escrever a documentação adequadamente. Afirmar em um funcionário que repreender que o empregado foi um completo caloteiro não vai ganhar seus registros pessoais de quaisquer prêmios, mas os supervisores não treinados são conhecidos por escrever declarações semelhantes.
Melhor ainda, limite o acesso aos arquivos à pessoa da sua equipe de RH responsável pelos registros e saiba o que deve ou não ser colocado em um arquivo pessoal. - Equilibre as informações que você coloca nos registros de pessoal para incluir os aspectos positivos e negativos do histórico de emprego de um funcionário. Com muita frequência, os registros de pessoal enfatizam todas as ocorrências negativas e perdem os componentes positivos.
- Reconheça a diferença entre as anotações pessoais de um supervisor sobre sua equipe de relatórios e os registros oficiais da equipe da empresa. As anotações do supervisor que são usadas para melhoria de desempenho , para acompanhar projetos e conclusão de metas e para determinar com precisão aumentos e planos de desenvolvimento de desempenho , por exemplo, pertencem ao arquivo particular de um supervisor, não aos registros oficiais de pessoal da empresa.
Reconheça, também, a necessidade de treinar os supervisores em como tomar notas e manter a documentação em seu arquivo de gerenciamento. Os mesmos critérios para fatos, não opiniões e exemplos específicos, não boatos, aplicam-se a notas privadas.
As notas privadas do supervisor podem ser intimadas no caso de uma ação judicial, portanto recomenda-se precaução mesmo para notas particulares. A prática dos supervisores de manter cópias dos registros que existem no arquivo oficial de funcionários do funcionário não é recomendada.
- A contratação de documentação e notas de entrevista apresentam um dilema. A melhor prática é manter um arquivo separado para cada posição que você preencher, o que inclui toda a documentação relacionada ao preenchimento dessa posição, desde o lançamento da tarefa até as verificações de referência. Os currículos, as cartas de apresentação e os pedidos dos candidatos pertencem a este arquivo, exceto que você deve transferir o aplicativo do funcionário contratado para o arquivo pessoal do funcionário.
Este arquivo tem as listas de verificação oficiais e formulários que se esforçam para representação imparcial das qualificações de um potencial empregado e apoiar a sua decisão de contratar o candidato mais qualificado. As opiniões e notas do gerente de contratação que foram tomadas durante o processo de contratação não pertencem a este arquivo. Os Recursos Humanos podem coletar essas notas para manter a documentação completa sobre uma decisão de emprego, mas elas não pertencem aos registros de pessoal.
- A documentação factual sobre decisões de emprego , como promoção , transferência para uma oportunidade lateral e aumentos salariais, pertencem aos registros de pessoal. As opiniões do supervisor ou do RH sobre o empregado não. A documentação oficial da ação disciplinar , como uma advertência por escrito, também pertence ao arquivo pessoal do funcionário.
Exemplos específicos de documentação que não devem estar em registros pessoais
As informações a seguir não devem ser colocadas nos registros de pessoal. A documentação pode exigir um arquivo separado, pode ser classificada como notas de supervisão ou de gerenciamento, ou não deve ser mantida de forma alguma por um empregador.
- Qualquer informação médica pertence ao arquivo médico .
- As informações da folha de pagamento pertencem ao arquivo de folha de pagamento .
- Documentos que incluam números de seguridade social de funcionários ou informações sobre classificações protegidas de um funcionário , como idade, raça, sexo, nacionalidade, deficiência, estado civil, crenças religiosas e assim por diante, nunca devem ser mantidos nos arquivos de pessoal.
- A documentação de supervisão com a finalidade de gerenciar o trabalho de um funcionário, definir metas, feedback fornecido e assim por diante deve ser arquivada em uma pasta privada, de supervisor ou de propriedade do gerente.
- Material de investigação, incluindo reclamações de funcionários, entrevistas com testemunhas, entrevistas com funcionários, descobertas, recomendações de advogados e resolução, além de acompanhamento para garantir que não haja retaliação , devem residir em um arquivo de investigação separado dos registros de pessoal.
- Arquive os formulários do funcionário I-9 em um arquivo ou local I-9 , longe dos registros pessoais do funcionário.
- Faça verificações de antecedentes, incluindo histórico criminal, relatórios de crédito e assim por diante, e os resultados do teste de drogas em um arquivo separado que os supervisores, gerentes e funcionários não podem acessar. A SHRM recomenda este arquivo separado ou recomenda que essas informações também sejam arquivadas no arquivo médico do funcionário.
- Os registros Employee Equal Opportunity , como formulários de auto-identificação e relatórios governamentais, não devem ser mantidos no arquivo de pessoal nem em qualquer lugar ao qual o supervisor tenha acesso.
Se você seguir essas diretrizes, sua organização estará armazenando, de maneira efetiva, um histórico de emprego factível e com suporte e registros de pessoal nos locais apropriados.
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