Aqui está o que você precisa saber sobre o conteúdo dos arquivos pessoais
- O empregador quer ter informações precisas úteis e organizadas quando você precisa acessar as informações por qualquer motivo. Mudanças em contatos de emergência, endereços de funcionários, acompanhamento de avaliações de desempenho , cartas disciplinares , reconhecimento de funcionários e materiais de solicitação de emprego são exemplos dos tipos de informações que o empregador desejará poder acessar rapidamente.
- O empregador precisa reter a documentação sobre questões de pessoal, como seleção de funcionários, desempenho, histórico de trabalho, justificativa de remuneração e aplicativos internos de promoção , para citar apenas alguns.
Uma reivindicação da EEOC , uma ação judicial ou mesmo a necessidade de justificar a falta de um aumento ou promoção a um funcionário exigem que o empregador tenha coletado e mantido esse tipo de documentação do funcionário. - Alguns registros de funcionários são exigidos pelos governos federal ou estadual para os empregadores manterem. Organizar as informações dos funcionários em um arquivo de pessoal faz sentido para o acesso, a conformidade legal e a prontidão.
Tipos de arquivos pessoais
Um empregador geralmente mantém vários tipos de arquivos pessoais, para uso comercial, para confidencialidade de funcionários, para privacidade médica e para conformidade legal. Não tenho conhecimento de nenhuma lei que diga quantos arquivos um empregador deve manter.
No entanto, existem muitas leis e há práticas recomendadas de pessoal para a confidencialidade dos funcionários, que regem o conteúdo dos arquivos pessoais e quem tem acesso a essas informações.
Estes são os arquivos pessoais que a maioria dos empregadores nos EUA mantêm. (As leis e práticas mundiais podem ser diferentes)
- Arquivo pessoal : este é o arquivo principal do funcionário que contém o histórico do vínculo empregatício.
- Arquivo de folha de pagamento : Você deseja manter um arquivo separado para todos os problemas de folha de pagamento referentes a salário e benefícios.
- Arquivo Médico do Funcionário : A Lei Federal de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde de 1996 (HIPAA) exige que os empregadores protejam os registros médicos dos funcionários como confidenciais.
- I-9 Formulários de Funcionário : Você precisa manter um arquivo separado para todos os formulários de funcionários 9 (não por funcionário), pois você não deseja que os funcionários públicos, que estão autorizados a verificar esses formulários sob uma variedade de circunstâncias, examinem seus formulários. principais arquivos confidenciais de funcionários.
Acesso de funcionários a arquivos pessoais
Os funcionários têm permissão para acessar o arquivo de funcionários de seus funcionários sob a orientação e supervisão da equipe de Recursos Humanos. Os arquivos de funcionários do empregado são considerados propriedade do empregador que tem a responsabilidade de mantê-los e protegê-los.
Política de arquivo pessoal de amostra
A seguir, uma política de arquivos pessoais de amostra para uso em sua empresa. Ele discute os vários arquivos recomendados e quem deve ter acesso a cada arquivo.
Política de amostra
A empresa mantém três arquivos de funcionários para cada funcionário.
Um arquivo pessoal é mantido para cada funcionário de (nome da sua empresa). Esses arquivos de pessoal contêm documentos confidenciais e são gerenciados e mantidos pela equipe de Recursos Humanos.
O acesso a este arquivo é limitado à equipe de RH e pressupõe que o gerente de cada funcionário mantém seu próprio arquivo com documentos relevantes para o desempenho do trabalho do funcionário.
Os documentos típicos em um arquivo de pessoal incluem o formulário de emprego, um formulário de contato de emergência da família, histórico de ação disciplinar documentada, currículo, manual do funcionário e folha de assinaturas do empregador, informações pessoais atuais e referências de trabalho.
Nem todos os arquivos pessoais contêm os mesmos documentos, mas cada arquivo pessoal possui alguns documentos iguais.
Arquivos de folha de pagamento também são mantidos; Os arquivos de folha de pagamento contêm um histórico dos trabalhos, departamentos, alterações de remuneração do empregado e assim por diante. O acesso ao arquivo de folha de pagamento é limitado à equipe de contabilidade e de RH apropriada.
Um arquivo médico do empregado também é mantido. O conteúdo do arquivo médico não está disponível para ninguém, exceto para a equipe designada de Recursos Humanos e para o funcionário cujos registros são mantidos no arquivo. Em seu nome de empresa), os arquivos médicos recebem o mais alto grau de armazenamento seguro e confidencialidade.
Um funcionário pode visualizar seu arquivo pessoal entrando em contato com uma pessoa da equipe de Recursos Humanos durante o horário comercial normal. Nenhum funcionário pode alterar ou remover qualquer documento de seu arquivo de pessoal que deve ser visto na presença de uma pessoa da equipe de RH.
Também conhecido como arquivos de funcionários, registros de funcionários, arquivos de recursos humanos, documentação
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