A conclusão do formulário I-9 para todos os funcionários é um assunto sério - a sério
Todos os funcionários, cidadãos e não cidadãos, contratados após 6 de novembro de 1986, devem preencher a Seção 1 do Formulário I-9 no momento da contratação.
O empregador é responsável por garantir que a Seção 1 do Formulário I-9 seja pontual e devidamente preenchida pelo funcionário.
O empregador deve verificar a verificação de emprego e garantir que as Seções 2 e 3 do Formulário I-9 também sejam preenchidas corretamente. Os empregadores devem preencher a Seção 2 do Formulário I-9 examinando evidências em primeira mão (somente documentos originais, não expirados) de identidade e elegibilidade para emprego dentro de três (3) dias úteis a partir da data de início do emprego.
O funcionário deve estar fisicamente presente e seus documentos originais devem ser revisados pessoalmente. O funcionário que revisa os documentos originais deve assinar a seção 2 do I-9.
O formulário verifica se você verificou dois formulários de identificação aprovados que comprovam que o funcionário está legalmente autorizado a trabalhar nos Estados Unidos.
Os empregadores ou seus representantes autorizados precisam preencher a seção 3 ao reverificar que um funcionário está qualificado para trabalhar nos EUA.
Ao recontratar um funcionário dentro de três anos da data em que o I-9 foi originalmente concluído, os empregadores têm a opção de preencher um novo formulário I-9 ou preencher a seção 3.
Periodicamente, você precisa auditar os formulários I-9 para garantir que você tenha um formulário preenchido para cada funcionário. Você precisa verificar a veracidade e integridade e salvar evidências da auditoria e de qualquer treinamento que os membros da equipe que completaram ou armazenaram os I-9 receberam.
Localização dos Formulários I-9 Concluídos
Você desejará manter todos os funcionários I-9s e a documentação que o acompanha, em um arquivo pessoal separado por esses motivos.
O governo pode inspecionar esses formulários. Se os funcionários do governo inspecionarem seus formulários I-9, você não deseja permitir que eles acessem os arquivos pessoais de seus funcionários e as informações confidenciais que eles contêm.
Portanto, no interesse da confidencialidade dos funcionários e do acesso restrito, você deseja isolar seus funcionários I-9s em uma pasta especificamente dedicada ao armazenamento I-9.
Isso protege a privacidade de seus funcionários e também evita que o empregador tenha que responder a perguntas adicionais levantadas pelo conteúdo do arquivo pessoal do funcionário. Você pode inadvertidamente abrir sua empresa para aumentar a investigação dos funcionários do USCIS. Evite isso.
Investigação atual do arquivo I-9
De acordo com a Agência de Imigração e Alfândega dos EUA (ICE), o governo pode inspecionar seus I-9s: "O processo de inspeção administrativa é iniciado pelo serviço de Notificação de Inspeção (NOI) sobre um empregador forçando a produção dos Formulários I-9.
"Por lei, os empregadores recebem pelo menos três dias úteis para produzir os Formulários I-9.
Muitas vezes, a ICE solicitará ao empregador que forneça a documentação de apoio, que pode incluir uma cópia da folha de pagamento, lista de funcionários atuais, Estatutos e licenças comerciais. "
A tendência atual é que o ICE está aumentando seus esforços de fiscalização. Os empregadores têm enfrentado cada vez mais acusações criminais impostas a gerentes, proprietários e funcionários da equipe de RH por não terem preenchido e armazenado corretamente os formulários I-9 para cada funcionário. As empresas receberam cada vez mais multas significativas e foram excluídas.
Os empregadores precisam levar os Formulários I-9 a sério. A sério. Precisa dizer mais?
Veja um Formulário I-9 atual e complete as instruções para sua implementação no Departamento de Segurança Interna - Serviços de Cidadania e Imigração dos EUA (USCIS).
Também conhecido como: arquivos de funcionários, registros de funcionários, arquivos de recursos humanos, documentação