Informações médicas de funcionários nunca são encontradas em um arquivo de pessoal do funcionário
Como o arquivo médico contém informações sigilosas e confidenciais, ele deve residir em um local seguro, bloqueado e inacessível.
O arquivo que abriga os arquivos médicos dos funcionários também deve ser bloqueado e a equipe de RH deve ter as únicas chaves. O acesso aos arquivos médicos dos funcionários é restrito apenas à equipe de Recursos Humanos.
A Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde de 1996 (HIPAA) exige que os empregadores protejam os registros médicos dos funcionários como confidenciais; Os registros médicos devem ser armazenados separadamente e separados de outros registros comerciais. Nunca armazene os registros médicos dos funcionários no arquivo de funcionários gerais do funcionário.
Devido à confidencialidade das informações, os registros devem ser isolados dos arquivos que os funcionários, como supervisores ou gerentes, podem acessar. (Na verdade, isso também é recomendado para arquivos de pessoal em geral - dê acesso somente à equipe de RH.)
Conteúdo do arquivo médico do empregado
Esses são os tipos de itens que devem ser armazenados com segurança no arquivo médico do funcionário. Em caso de dúvida, errar no sentido de proteger as informações médicas relacionadas aos seus funcionários.
- Formulários e formulários de seguro de saúde
- Formulários e formulários de seguro de vida
- Informação beneficiária designada
- Solicitações para qualquer outro benefício do funcionário que possa exigir informações médicas, como seguro de visão
- Pedidos de licenças médicas remuneradas ou não remuneradas
- Relatórios médicos e de licença médica (FMLA) e aplicações e documentos relacionados
- Papelada de FMLA assinada por médico
- Documentação sobre as doenças de um membro da família ou criança para quem você solicita o tempo de FMLA para fornecer cuidados contínuos
- Medicamente relacionado, deixe a documentação para os funcionários que não estão qualificados para o tempo de folga do FMLA
- Exames médicos, notas, correspondência e recomendações
- Desculpas médicas relacionadas ao absenteísmo ou ao atraso de um médico
- Restrições de trabalho médico com documentação do médico recomendando
- Relatórios de acidentes e lesões, incluindo documentos exigidos pela OSHA
- Relatórios de compensação dos trabalhadores por lesão ou doença
- Qualquer outro formulário ou documento que contenha informações médicas privadas sobre um funcionário.
Se você mantiver esses arquivos 100% confidenciais, seus funcionários confiarão em você e você preservará o espírito e o significado da lei.
Isenção de responsabilidade: Observe que as informações fornecidas, embora autoritativas, não têm garantia de exatidão e legalidade. O site é lido por um público mundial e leis e regulamentos de emprego variam de estado para estado e de país para país. Por favor, busque assistência legal , ou assistência de recursos governamentais estaduais, federais ou internacionais, para garantir que sua interpretação legal e decisões sejam corretas para a sua localização. Esta informação é para orientação, idéias e assistência.