Como (e por que) registrar as atas da reunião
Minutos geralmente incluem:
- os nomes dos participantes,
- os itens da pauta abordados ,
- decisões tomadas pelos participantes,
- as ações de acompanhamento comprometidas pelos participantes,
- datas de vencimento para a conclusão dos compromissos, e
- quaisquer outros eventos ou discussões que valham a pena documentar para futura revisão ou histórico.
Minutas de reuniões exemplares se concentram nas decisões tomadas durante a reunião e nos compromissos assumidos pelos participantes. Os compromissos são acompanhados por datas de vencimento e quaisquer outros detalhes necessários para um entendimento compartilhado pelos participantes da reunião.
Ata da Reunião como Documento Histórico
Como um documento histórico, eles também são úteis para documentar as principais ideias ou discussões que levaram à tomada de uma decisão. Por exemplo, respondendo a perguntas mais tarde, quando um membro da equipe diz: "o que quer que estivéssemos pensando quando escolhemos essa meta".
Os minutos de reunião eficazes estabelecem as cinco alternativas discutidas pela equipe e a principal razão pela qual uma delas foi selecionada em relação aos outros caminhos disponíveis.
Atas de reuniões eficazes para a reunião de negócios típica não precisam registrar todas as discussões.
Eles também não precisam e não devem dizer quem disse o quê. Nem devem documentar o que cada participante diz em detalhes. No exemplo dado, um anotador efetivo resume a discussão em vez de anotar cada palavra.
(Reconheça que esta regra é diferente para outros tipos de reuniões em situações como ações legais, audiências judiciais e assim por diante.
Esses minutos exigem um registro exato da conversa e das declarações.) Mas, sua reunião típica no local de trabalho não exige.
Quando e como compartilhar as atas da reunião
Idealmente, as atas das reuniões são divulgadas eletronicamente para os participantes da reunião no final da reunião. Fazendo isso, os participantes têm aviso imediato de seus compromissos e prazos. Se isso não for possível (por exemplo, o tomador de nota deseja limpar os erros), o tomador de nota deve divulgar as atas da reunião dentro de 24 horas da reunião.
Os minutos servem como um lembrete dos membros da equipe de compromissos feitos durante a reunião. Eles ajudam os participantes a transferir seus compromissos de reunião para seus calendários e para fazer listas. Eles servem como um lembrete de qualquer item que deve alcançar os participantes antes da próxima reunião.
(Isso pode eliminar um dos problemas mais significativos das reuniões, em geral - distribuir informações na reunião para que os participantes passem a reunião lendo em vez de interagir). Afinal de contas, a interação não é o ponto de uma reunião? Para qualquer outra coisa, você tem ferramentas como e-mail e Yammer.
Você desejará revisar os minutos da sua reunião anterior no início da próxima reunião para que as pessoas possam verificá-los quanto à correção e as próximas etapas.
As atas de reuniões são um colaborador eficaz para reuniões bem-sucedidas quando as atas são adequadamente escritas e distribuídas em tempo hábil. Isto é especialmente verdadeiro quando uma equipe formou normas fortes que suportam o sucesso de seus negócios .
Como as organizações lidam com as atas da reunião?
Crítico para o sucesso de uma reunião , o anotador ou gravador documenta a reunião para os participantes, o histórico e os funcionários que precisam saber o que aconteceu na reunião. Sem a ata da reunião completa, as perspectivas de sucesso da reunião são diminuídas.
O funcionário que toma as atas da reunião geralmente é um membro da equipe e toma as anotações enquanto participa da reunião. Em reuniões que tenham procedimentos legais ou relacionados ao governo, ramificações ou exigências, como audiências, reuniões de diretoria corporativa exigidas ou depoimentos, um indivíduo não participante toma as atas oficiais e geralmente registra os procedimentos.
O funcionário que registra as atas deve ter atenção aos detalhes para registrar com precisão. O funcionário também deve realizar várias tarefas de forma eficaz para participar da reunião enquanto registra as atas.
Em algumas reuniões, o mesmo funcionário toma as atas em todas as reuniões. Em outros, o papel de tomador passa de empregado para empregado. Como o encontro com a liderança , o papel do tomador de nota fortalece a liderança , a comunicação e as habilidades eficazes de liderança.
Quais são os requisitos de uma reunião Minutos Nota Taker?
Os requisitos para o gravador ou anotador incluem:
- Registre com precisão as decisões, compromissos e principais pontos de discussão feitos em uma reunião.
- Registre os itens de ação que os membros da reunião se comprometeram a fazer junto com a data de vencimento que os membros comprometeram a fazer. Itens de ação têm um nome em anexo, mas a discussão geral não diz quem disse o que em reuniões informais no local de trabalho.
- Analise as principais decisões e as atribuições ou compromissos voluntários e itens de ação no final da reunião para que os participantes possam revisar e concordar com os acontecimentos e compromissos antes de sair da reunião.
- O líder da reunião pode pedir ao anotador para recapitular a discussão periodicamente durante uma reunião.
- Em uma série de reuniões em andamento, o anotador leva um minuto para revisar as atas da reunião no início da próxima reunião. Os funcionários presentes podem adicionar ou corrigir qualquer coisa com a qual discordem nos minutos.
- A distribuição de uma cópia da ata da reunião no prazo de 24 horas após a reunião tem sido a recomendação padrão dos facilitadores da reunião durante anos. Agora, no entanto, o gravador provavelmente levou os minutos em um dispositivo eletrônico, como um laptop ou um iPad. Assim, o anotador deve distribuir as anotações da reunião depois de uma rápida revisão de ortografia, gramática e clareza - geralmente a minutos ou poucos minutos da reunião.
O gravador é um papel que uma reunião deve ter para garantir que os resultados de uma reunião sejam comunicados e aplicados pelos participantes. Sem as notas, os participantes devem confiar na memória dos outros participantes. Garantido, este não é um bom plano.
A documentação da reunião do anotador é necessária para o sucesso de uma reunião, assim como a documentação é necessária para melhorar o desempenho do funcionário.
Relacionado a atas de reunião
- Reunião e Cumprimento Encontro Ice Breaker para o almoço
- Desenvolver Normas do Grupo
- Amostra de Normas da Equipe