Os líderes de reuniões são a chave para uma reunião bem-sucedida que atinja seus objetivos
Quem lidera a reunião?
O líder da reunião é fundamental para tornar as reuniões e as equipes bem-sucedidas .
O funcionário que serve como líder da reunião é extremamente importante. Em algumas reuniões, o líder é o chefe do departamento, o líder da equipe ou a pessoa indicada pela gerência sênior para liderar uma iniciativa. Esses funcionários foram selecionados para o papel de liderança por causa de suas habilidades percebidas como gerente ou líder.
Outras vezes, um funcionário pode emergir como o líder naturalmente. Esses líderes são funcionários que outros funcionários admiram e respeitam . Em outras ocasiões, uma equipe pode decidir rotacionar o papel de liderança entre todos os membros. Isso permite que todos os membros da equipe continuem a desenvolver suas habilidades como líderes de reunião e na criação de reuniões bem-sucedidas, em geral.
Responsabilidades do líder da reunião
A seguir estão as principais responsabilidades de um líder de reunião.
- Determina a meta, tarefa ou finalidade que deve ser cumprida. Isso geralmente é uma atribuição ou parte da descrição do trabalho do líder.
- Decide se uma reunião é o melhor método possível para obter a meta ou o objetivo ou atingir o resultado desejado. Responda a pergunta, é necessária uma reunião?
- Determina quem precisa ajudar a planejar a reunião.
- Com uma equipe ou como líder, decide sobre a agenda da reunião . (Nas reuniões em andamento, essa tarefa é realizada no final da reunião atual.)
- Determina a data, a hora e o local com mais frequência usando um calendário organizacional compartilhado.
- Estabelece reuniões pré-trabalho, tais como leitura, informações financeiras, histórico, minutas de reuniões de equipe relacionadas e assim por diante.
- Convida os participantes e distribui as tarefas e o pré-trabalho, permitindo o máximo de tempo possível para que os participantes sejam preparados para a reunião.
- Garante que a reunião tenha um gravador ou anotador para documentar os procedimentos e quaisquer compromissos, itens de ação ou decisões. Nomeia um cronometrista, quando necessário para a condução ordenada de uma reunião.
- Pode usar um quebra-gelo para aquecer os participantes e criar um ambiente no qual os participantes da reunião se sintam à vontade para se comunicar uns com os outros e trocar ideias e informações.
- Chega cedo e lidera a reunião , mantendo-a na tarefa, no caminho certo, e envolvendo todos os participantes, de modo que cada um sente que sua presença era essencial na reunião. Isso garante sua participação na próxima reunião
- Apimenta a reunião da empresa para que os participantes não se sintam aborrecidos e entediados. Seja usando quebra-gelos, humor ou exemplos divertidos, nenhuma reunião deve terminar sem uma risada.
- Garante que as próximas etapas e itens de ação sejam atribuídos e manipulados.
- Debriefs a reunião e planeja a agenda para a próxima reunião.
- Acompanhe os participantes entre as reuniões para garantir que os itens de ação estão no caminho certo e para oferecer assistência e / ou recursos se o voluntário estiver com problemas.
Papéis de Líder Adicionais
O líder da reunião assume essas responsabilidades, mas também tem funções relacionadas à comunicação , ao relatório e ao desempenho do parceiro de equipe .
Cada membro de uma equipe ou reunião que seja multifuncional tem a obrigação de manter seu departamento ou função informado sobre as atividades e o andamento de uma reunião ou de uma equipe em andamento. Eles também têm a responsabilidade de buscar informações de colegas de trabalho que não estão na equipe ou na reunião. Nem todo funcionário pode participar de todas as reuniões.
O líder tem a responsabilidade adicional de manter os gerentes seniores envolvidos e informados por meio de comunicação e feedback eficazes.
Construir a propriedade dos funcionários fora da equipe ou da reunião, especialmente os líderes da organização, garante que a equipe ou reunião seja bem-sucedida no desenvolvimento, implementação e integração de suas soluções ou ideias.
Se um participante da reunião tiver um desempenho ineficaz na reunião, o líder terá a responsabilidade de corrigir o comportamento por meio de técnicas eficazes de líder da reunião durante a reunião e de treinamento eficaz fora da reunião . Um participante da reunião que monopolizar a reunião com suas opiniões ou criticar outros membros por eles deve ser corrigido antes que o indivíduo sabote o sucesso da reunião.
Essas ações são necessárias até que os participantes do encontro atinjam um nível de conforto e maturidade que lhes permita ajudar o líder, lembrando-se de que eventos ineficazes se desdobram e membros disfuncionais interrompem o progresso .
Um líder de reunião eficaz não garante que um projeto ou equipe seja bem-sucedido, mas é um fator-chave quando projetos, departamentos, reuniões ou equipes são bem-sucedidos.
As atas de reuniões são um colaborador eficaz para reuniões bem-sucedidas quando as atas são adequadamente escritas e distribuídas em tempo hábil.