Estas 10 dicas farão com que os funcionários apreciem suas reuniões
As pessoas estão interessadas, mas as reuniões mais eficazes chamam a atenção delas com perguntas e respostas instigantes, áudio-visuais e participação. Essas dicas lhe trazem sucesso.
- Comece suas reuniões, apresentações e sessões de treinamento com um quebra-gelo ou atividade de aquecimento. Em uma reunião grande ou em uma reunião curta, o quebra-gelo pode ser uma questão única que faz com que as pessoas pensem e conversem com o vizinho. Por exemplo, faça uma pergunta que leve as pessoas a levantarem as mãos. O comprimento do quebra-gelo depende da duração da sua reunião, portanto planeje sabiamente.
- Diversifique seus métodos de apresentação. Se cada palestrante fala para o público, em formato de palestra, até mesmo cabeças interessadas logo acenam. Peça às pessoas que falem em pequenos grupos.
Use materiais audiovisuais, como vídeos, slides e apresentações e fotos do PowerPoint. Se você está falando sobre um novo processo de pintura, mostre a seus funcionários antes e depois das peças pintadas. Passe em torno de pesquisas positivas com clientes e cartões de comentários. - Convide oradores convidados para participação e entusiasmo do público. Seus clientes têm muito a dizer à sua força de trabalho sobre suas necessidades e requisitos de qualidade. Uma organização cliente que faz parceria com associações de caridade sem fins lucrativos apresenta palestrantes convidados das organizações que recebem suas doações. Palestrantes de organizações que seus funcionários apoiam financeiramente são dinamite.
- Incentive perguntas para iniciar um diálogo. Peça às pessoas que escrevam suas perguntas antes da reunião e durante a reunião. Dê tempo para perguntas dirigidas a cada palestrante.
Se você não puder responder à pergunta imediatamente e corretamente, diga às pessoas que você vai receber de volta quando tiver a resposta correta. Se as perguntas excederem o tempo, agende uma reunião sobre o tópico.
- Uma tática de reunião frequentemente negligenciada, mas crucial e bem-sucedida, é pedir a cada palestrante que repita em voz alta todas as perguntas que lhe forem feitas. A pessoa que faz a pergunta sabe então que o interlocutor entendeu a pergunta. Outras pessoas que participam da reunião também podem ouvir e conhecer a questão, não apenas supor a questão - talvez incorretamente - da resposta do palestrante.
- Estabeleça metas para sua reunião periódica. Você não pode apresentar todos os aspectos dos negócios da empresa em uma reunião de uma hora. Portanto, decida os problemas importantes e oportunos e passe o tempo da reunião neles. Leve em consideração os interesses da maioria dos participantes também.
Lembre-se de que você tem outros métodos para comunicar informações da empresa que incluem programas como o Yammer, o Hangouts do Google, o GoToMeeting, o Skype for Business, o Flowdock, o e-mail e o MI. A comunicação de informações estratégicas da empresa não precisa ocorrer em uma reunião. - Formule a agenda com cuidado. Identifique as necessidades e interesses da maioria dos participantes. Comece com a boa notícia que fará os participantes se sentirem bem.
Varie a ordem dos oradores na agenda todos os meses. Você não quer que as pessoas fiquem entediadas pela mesmice. Distribua os itens necessários em toda a agenda para que as pessoas não sintonizem o final da reunião ou pensem que os itens finais são menos importantes. - Um artigo no Wall Street Journal, há vários anos, afirmou que os gerentes dos EUA poupariam 80% do tempo que desperdiçariam em reuniões se fizessem duas coisas corretamente. O primeiro foi sempre ter uma agenda. A segunda era começar no horário e terminar no horário . Acrescentarei que você precisa permitir a cada palestrante a quantidade de tempo necessária para cobrir seu tópico. Mantê-los ao seu limite de tempo - bem.
- Organize o ambiente físico para que as pessoas estejam atentas ao conteúdo da reunião. Ninguém deve se sentar atrás ou ao lado dos alto-falantes. Certifique-se de que haja assentos para todos os participantes e, se for necessário fazer anotações, uma superfície para escrever também. Certifique-se de que os recursos visuais estejam visíveis e que as pessoas possam ouvir. Você pode precisar usar um microfone. Você pode passar adereços ou amostras ao redor da sala para visualização.
- Nunca subestime o poder da comida em uma reunião. A comida relaxa a atmosfera, ajuda a fazer as pessoas se sentirem confortáveis, ajuda as pessoas a manterem níveis positivos de energia e constrói a camaradagem da equipe. Certifique-se de atender às diversas necessidades do seu grupo com a comida que você serve. Por exemplo, ofereça frutas e iogurte, além de donuts. Ofereça cachorros-quentes vegetarianos e kosher com as franquias regulares.
O que você precisa para uma reunião bem-sucedida:
- Suporte de alto-falante ou mesa
- Microfone
- Agenda
- Auxílios visuais