Você pode planejar, liderar e gerenciar uma reunião para produzir resultados
Se você negligenciar qualquer uma dessas oportunidades de gerenciamento de reuniões, suas reuniões e equipes não produzirão os frutos desejados a partir do momento em que você investir. Faça estas 12 dicas de gerenciamento de reuniões para orientar seus participantes a alcançar resultados esperados, positivos e construtivos.
O que fazer antes da reunião para garantir reuniões eficazes
As ações antes da reunião estabelecem as bases para a realização dos resultados da reunião. Você pode fazer todos os follow-ups necessários, mas sem um plano de reunião eficaz para começar, seus resultados irão desapontá-lo. Essas dicas ajudarão você a planejar e implementar a reunião.
Planeje a reunião
Reuniões eficazes que produzem resultados começam com o planejamento da reunião. Primeiro, identifique se outros funcionários são necessários para ajudá-lo a planejar a reunião. Em seguida, decida o que você espera realizar realizando a reunião. Estabeleça metas factíveis para sua reunião.
As metas que você definir estabelecerão a estrutura para um plano de reunião eficaz. Como Stephen Covey diz nos Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes : "Comece com o fim em mente." O propósito da sua reunião determinará o foco da reunião, a agenda da reunião e os participantes da reunião que você precisa para alcançar o objetivo.
Certifique-se de que você precisa de uma reunião
Depois de desenvolver seu plano de reunião, certifique-se de que a reunião seja um veículo apropriado para cumprir as metas estabelecidas. Para agendar e realizar uma reunião é caro quando você conta o tempo das pessoas presentes, portanto, faça esforços para determinar se a reunião é a melhor oportunidade para resolver o problema, melhorar o processo ou elaborar um plano contínuo.
Você pode descobrir que pode atingir as metas da reunião com uma discussão por e-mail ou distribuindo e solicitando informações por meio do boletim informativo da empresa. Certifique-se de que a reunião seja necessária e não apenas mais conveniente para você - você obterá melhores resultados dos participantes da reunião quando realmente avaliar as necessidades deles.
Garantir a participação apropriada na reunião
Se uma reunião for o meio adequado para atingir seus objetivos , verifique com os participantes que devem comparecer à reunião para obter sucesso. Os participantes necessários devem estar disponíveis para participar da reunião.
Adie a reunião em vez de realizar uma reunião sem membros importantes da equipe. Se um delegado comparecer no lugar de um tomador de decisões crucial, certifique-se de que o funcionário designado tenha autoridade para tomar decisões ou adiar a reunião.
Distribuir e revisar pré-trabalho antes da reunião
Quantas reuniões você participou que começaram com o facilitador da reunião distribuindo uma série de folhetos ou projetando um slide do Microsoft PowerPoint para discussão? Frustrante? Pode apostar. A reunião se torna um grupo de leitura, dificilmente produtivo para a realização de metas.
Quando os propósitos declarados para a realização de uma reunião são a tomada de decisão e a resposta a perguntas, uma leitura em grupo é um desperdício vergonhoso do tempo das pessoas.
Você pode tornar as reuniões mais produtivas e garantir resultados, fornecendo o pré-trabalho necessário antes da reunião real. Fornecer pré-trabalho, gráficos, gráficos e material de leitura 48 horas antes de uma reunião afeta o sucesso da reunião. Quanto mais tempo de preparação você distribuir, mais pessoas serão preparadas para a sua reunião.
A documentação que ajudará você a atingir as metas da reunião pode incluir relatórios; dados, gráficos e links para informações sobre a concorrência, vendas até o momento e planos de produção; Slides do Microsoft PowerPoint que ilustram os principais pontos de discussão; e atas , anotações e acompanhamento de reuniões e projetos anteriores ou relacionados.
O pré-trabalho, mesmo os links a seguir para ler as informações, distribuídos de maneira oportuna, com a expectativa séria de que os participantes leiam o pré-trabalho antes da reunião, ajuda a garantir que a reunião seja bem-sucedida.
Durante a Reunião para Garantir Reuniões Eficazes
O uso efetivo do tempo de reunião gera entusiasmo pelo tópico. Isso gera comprometimento e um sentimento de realização por parte dos participantes. As pessoas se sentem parte de algo maior do que os desafios do dia-a-dia. Portanto, uma reunião bem facilitada e ativa, que prepare o terreno para o acompanhamento, produzirá resultados para as reuniões.
Facilitação Eficaz da Reunião
O líder da reunião define um tom positivo e produtivo para a interação entre os participantes da reunião. A facilitação efetiva da reunião começa com uma revisão das metas, ou dos resultados esperados, e da agenda. O facilitador ajuda os membros do grupo a permanecer focados e produtivos.
O design da reunião e a agenda estabelecem a estrutura da reunião. Um facilitador eficaz, que mantém os participantes no caminho certo, garante a realização dos resultados esperados e desejados da reunião.
Use o pré-trabalho na reunião
Use ou faça referência ao pré-trabalho e outras informações fornecidas antes da reunião durante a reunião. Você reforça a necessidade de os participantes gastarem o tempo necessário para revisar o material que é essencial para alcançar os resultados desejados.
Seus participantes se prepararão antes de participar de suas reuniões e seus resultados serão um testemunho de sólida preparação e liderança . Ninguém quer parecer despreparado, desinteressado ou não contribuir aos olhos de um companheiro de equipe.
Envolva cada participante em ações
Todo grupo de trabalho tem várias personalidades que aparecem para as reuniões. Você tem colegas de trabalho tranquilos e pessoas que tentam dominar todas as plataformas. Seja facilitando ou participando da reunião, você precisa envolver cada participante no cumprimento das metas da reunião.
Isso garante que cada participante seja investido no tópico da reunião e no acompanhamento. Você conseguirá mais resultados com toda a equipe puxando do que com uma pessoa da equipe dominante tentando empurrar todo mundo para o topo da colina.
Criar um Plano de Acompanhamento de Reunião Efetiva
Durante a reunião, faça um plano de acompanhamento com itens de ação. Planos efetivos incluem o seguinte.
- O item de ação específico,
- o nome da pessoa que se comprometeu a “possuir” a realização do item de ação,
- a data de vencimento do item de ação e
- um acordo sobre o que constitui a conclusão do item de ação.
Discuta cenários da vida real e barreiras ao sucesso que os membros da equipe podem experimentar enquanto tentam realizar os itens que produzirão os resultados necessários. Defina um horário para sua próxima reunião, se necessário, enquanto os participantes estiverem presentes.
Após a reunião para garantir reuniões eficazes
Ações e planejamento antes e durante o encontro desempenham um grande papel para ajudá-lo a alcançar resultados esperados, positivos e construtivos. Suas ações após a reunião são tão cruciais quanto. O acompanhamento na próxima reunião agendada nunca é um investimento suficiente para garantir resultados.
Publicar atas da reunião
Comece publicando seus minutos e plano de ação dentro de 24 horas. As pessoas contribuirão de forma mais eficaz para os resultados se começarem imediatamente os itens de ação. Eles ainda têm uma nova memória da reunião, a discussão e a justificativa para a direção escolhida.
Eles continuam entusiasmados e prontos para começar. Um atraso na distribuição de minutos prejudicará seus resultados, já que a maioria das pessoas espera que os minutos cheguem antes de começar a cumprir seus compromissos.
Acompanhamento Efetivo da Reunião
Respeitar e observar os prazos e o acompanhamento ajudará você a obter resultados em suas reuniões. O prazo foi estabelecido durante a reunião. Após a reunião, cada pessoa com um item de ação também deve fazer um plano para a realização pessoal do compromisso.
Se eles escrevem as etapas em seu planejador, delegam as tarefas a outra pessoa da equipe ou apenas concluem a tarefa, o indivíduo é responsável pelo acompanhamento.
Então é o planejador de reuniões. Você pode melhorar os resultados da reunião acompanhando cada pessoa que tenha um item de ação a meio caminho entre as reuniões. Seu objetivo é verificar o progresso e garantir que as tarefas estejam em andamento. Lembre-se que o que você pergunta é realizado.
Responsabilidade pelo acompanhamento durante a próxima reunião
Você já se sentou em uma reunião de acompanhamento que consistiu em cada participante dizer ao grupo por que eles não conseguiram cumprir seu compromisso? O resultado é deplorável. Estabelecer a norma ou o costume de prestação de contas pelos resultados começa no início do seu ciclo de reuniões.
O acompanhamento pelo facilitador a meio caminho entre as reuniões ajuda, mas o grupo deve deixar de manter os compromissos inaceitáveis . Relate o progresso e os resultados na próxima reunião e espere que todos tenham sido cumpridos. Como alternativa, verifique o progresso na próxima reunião e, se houver um obstáculo real para o progresso, determine como proceder.
Debrief the Meeting Process for Melhoria Contínua
A prática de debriefing cada reunião é uma ferramenta poderosa para melhoria contínua. Os participantes se revezam discutindo o que foi eficaz ou ineficaz sobre o processo atual da reunião. Eles também discutem o progresso que eles sentem que o grupo está fazendo sobre o tópico para o qual a reunião foi realizada.
Levando a melhoria contínua para outro nível, as equipes bem-sucedidas analisam todo o seu projeto, bem como o processo para determinar a eficácia com que conseguiram criar resultados. Reuniões futuras refletem a avaliação. As reuniões evoluem como uma ferramenta ainda mais eficaz para criar resultados organizacionais.
Conclusão
Os resultados são alcançáveis e previsíveis a partir de reuniões bem planejadas e implementadas. Siga estas doze recomendações para garantir que os participantes da reunião atinjam os resultados esperados, positivos e construtivos a partir do momento em que investem nas reuniões. Sua organização irá recompensar a sua realização e seus colegas de trabalho vão amá-lo quando você usar essas dicas de reuniões eficazes.