Sua preparação determina se você alcançará seus resultados desejados
Em combinação com as atas das reuniões , a documentação que os participantes recebem após uma reunião, a agenda é o plano para a reunião e o acompanhamento relatado para a reunião anterior.
Quando você desenvolve uma agenda para uma reunião que não é agendada regularmente, as etapas a seguir o ajudarão. Posteriormente neste artigo, você verá um modelo de agenda para uma reunião agendada regularmente. Os dois tipos de reuniões compartilham itens de agenda semelhantes, mas não são exatamente os mesmos.
Desenvolvendo uma Agenda de Reuniões
Primeiro, identifique se outros funcionários são necessários para ajudá-lo a planejar a reunião. Em seguida, decida o que você espera realizar realizando a reunião. Estabeleça metas factíveis para sua reunião . As metas que você definir estabelecerão a estrutura para um plano de reunião eficaz . Certifique-se de que você não planejou mais do que é razoavelmente possível dentro do prazo de sua reunião.
Como Stephen Covey disse nos "Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes", "Comece com o fim em mente." O propósito da sua reunião determinará o foco da reunião, a agenda da reunião e os participantes da reunião.
Construir uma agenda é fazer um plano para a reunião.
Você começa com o objetivo principal ou propósito que você está tentando realizar, realizando a reunião. Depois de ter decidido o seu objetivo, você precisa determinar se você precisa da ajuda de funcionários adicionais para planejar sua agenda. Se sim, convide-os a se unirem a você para fazer a agenda da reunião normalmente por e-mail ou texto, para não criar a necessidade de uma reunião adicional.
Decisões a fazer ao desenvolver sua agenda de reunião
Depois de determinar seu objetivo geral, você ou sua equipe precisam tomar as seguintes decisões. Além do propósito ou meta da reunião, cada um desses itens aparece na agenda da reunião.
- Participantes necessários para a reunião real,
- Os itens que precisam de discussão ou ação que levarão à realização do objetivo ou propósito,
- A quantidade de tempo que você antecipa o grupo precisará para a discussão de cada item,
- Uma data e hora para a reunião,
- Um local adequado, que irá acomodar todos os participantes confortavelmente, para a reunião,
- Pré-trabalho para a reunião. Isso incluirá qualquer leitura, documentação , dados, atas de reuniões de uma reunião anterior ou qualquer outra preparação que torne sua reunião real bem-sucedida. Essa preparação deve ser anexada ao aviso e à agenda da reunião quando você os distribuir aos participantes convidados.
Além dos itens de decisão acima, os itens padrão da pauta da reunião devem incluir:
- Analise o objetivo, a agenda e os resultados e produtos esperados da reunião.
- Revise as atas da reunião anterior.
- Analise o progresso dos participantes em compromissos e itens de ação feitos na reunião anterior.
- O anotador ou líder precisa rever os compromissos assumidos pelos participantes durante a reunião atual como item final da agenda.
Decida quem deve participar para realizar sua agenda de reunião
Depois de decidir que uma reunião é necessária para atingir sua meta, você precisa desenvolver a lista de participantes.
Nem todo funcionário pode ou deve participar de todas as reuniões, mas convidar os participantes certos aumentará sua probabilidade de sucesso.
Como identificar os participantes necessários para realizar sua agenda de reuniões
Determine seus participantes para uma única ou breve série de reuniões ou para uma reunião regularmente agendada ou em andamento, fazendo a si mesmo perguntas como as seguintes.
- Quem deve possuir a solução que o grupo desenvolve?
- Quem é o dono do processo que o grupo está discutindo?
- Quem precisa saber as informações que você está distribuindo?
- Quem pode fornecer dados e fatos para orientar a tomada de decisões?
- Quem tem experiência ou conhecimento para compartilhar com o grupo?
- Quem deve apoiar a implementação de quaisquer soluções ou tarefas?
- Quem deve fornecer permissão ou recursos para realizar o resultado da reunião?
- Quem pode se opor à implementação de qualquer solução ou direção?
Você precisa de uma agenda de reuniões para reuniões regulares?
Nem todas as reuniões precisam de uma agenda personalizada. A maioria dos funcionários agendou regularmente reuniões para seus departamentos ou grupos de trabalho. Você também tem equipes e projetos dos quais você participa.
Um projeto em andamento pode não exigir uma agenda recém-desenvolvida para cada reunião, mas sua equipe estará bem atendida ao adotar uma abordagem padrão para sua reunião.
A reunião do funcionário regularmente agendada é dividida em três segmentos para os quais cada um possui itens de agenda padrão: itens informativos, itens de ação e planejamento de encaminhamento.
Componentes de uma Agenda da Reunião para Reuniões Regularmente Agendadas
Itens Informativos
Escreva todos os itens da agenda que são informativos para cada reunião. Por exemplo, o gerente atualiza o grupo sobre os resultados da reunião de gerenciamento sênior.
Itens de ação
Coloque na agenda todos os itens que você espera que o grupo queira revisar em todas as reuniões agendadas regularmente. Por exemplo, desempenho ao orçamento para o período de tempo e a identificação de redução de custos e melhorias contínuas que o grupo planeja alcançar.
Planejamento antecipado
Coloque na agenda todos os itens que o grupo deseja planejar ou preparar antecipadamente. Por exemplo, as metas de curto prazo para o próximo mês ou a necessidade de assistência de colegas de trabalho nas próximas tarefas.
Se você seguir essas diretrizes ao desenvolver a agenda da reunião, aumentará a probabilidade de a reunião produzir resultados.
Exemplo de agenda de reunião para uma reunião regularmente agendada
Use esta amostra de agenda para uma reunião programada regularmente para garantir que sua reunião produza os resultados que você procura.
- Warm-up e saudações. Considere um breve quebra-gelo, dependendo da frequência com que o grupo se encontra.
- Analise o objetivo, a agenda e os resultados e produtos esperados da reunião.
- Revise as atas da reunião anterior.
- Forneça as informações apropriadas do departamento e da empresa de que a equipe precisa.
- Analise o progresso em itens de ação, planos de ação e compromissos. Analise o progresso do grupo em metas.
- Discuta e tome decisões sobre os itens da agenda para esta reunião.
- Identifique os próximos passos.
- Identifique o objetivo, o resultado e a agenda da próxima reunião.
- No final da reunião, o anotador deve rever os compromissos assumidos pelas pessoas durante a reunião.
- Identifique qualquer assistência necessária de pessoas que não façam parte do grupo e atribua participantes para fazer contato.
- Determine quem, fora dos participantes da reunião, precisa saber o que e decidir como você realizará a comunicação.
- Envie os minutos para fora dentro de 24 horas da reunião ou imediatamente se o anotador anotou as notas eletronicamente (a norma).
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