Como desenvolver uma agenda de reuniões eficaz

Sua preparação determina se você alcançará seus resultados desejados

Uma agenda da reunião é a lista de itens que os participantes esperam realizar em uma reunião. A agenda deve ser distribuída aos participantes vários dias antes de uma reunião, com um mínimo de 24 horas de antecedência para que os participantes tenham a oportunidade de se preparar para a reunião.

Em combinação com as atas das reuniões , a documentação que os participantes recebem após uma reunião, a agenda é o plano para a reunião e o acompanhamento relatado para a reunião anterior.

Quando você desenvolve uma agenda para uma reunião que não é agendada regularmente, as etapas a seguir o ajudarão. Posteriormente neste artigo, você verá um modelo de agenda para uma reunião agendada regularmente. Os dois tipos de reuniões compartilham itens de agenda semelhantes, mas não são exatamente os mesmos.

Desenvolvendo uma Agenda de Reuniões

Primeiro, identifique se outros funcionários são necessários para ajudá-lo a planejar a reunião. Em seguida, decida o que você espera realizar realizando a reunião. Estabeleça metas factíveis para sua reunião . As metas que você definir estabelecerão a estrutura para um plano de reunião eficaz . Certifique-se de que você não planejou mais do que é razoavelmente possível dentro do prazo de sua reunião.

Como Stephen Covey disse nos "Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes", "Comece com o fim em mente." O propósito da sua reunião determinará o foco da reunião, a agenda da reunião e os participantes da reunião.

Construir uma agenda é fazer um plano para a reunião.

Você começa com o objetivo principal ou propósito que você está tentando realizar, realizando a reunião. Depois de ter decidido o seu objetivo, você precisa determinar se você precisa da ajuda de funcionários adicionais para planejar sua agenda. Se sim, convide-os a se unirem a você para fazer a agenda da reunião normalmente por e-mail ou texto, para não criar a necessidade de uma reunião adicional.

Decisões a fazer ao desenvolver sua agenda de reunião

Depois de determinar seu objetivo geral, você ou sua equipe precisam tomar as seguintes decisões. Além do propósito ou meta da reunião, cada um desses itens aparece na agenda da reunião.

Além dos itens de decisão acima, os itens padrão da pauta da reunião devem incluir:

Decida quem deve participar para realizar sua agenda de reunião

Depois de decidir que uma reunião é necessária para atingir sua meta, você precisa desenvolver a lista de participantes.

Nem todo funcionário pode ou deve participar de todas as reuniões, mas convidar os participantes certos aumentará sua probabilidade de sucesso.

Como identificar os participantes necessários para realizar sua agenda de reuniões

Determine seus participantes para uma única ou breve série de reuniões ou para uma reunião regularmente agendada ou em andamento, fazendo a si mesmo perguntas como as seguintes.

Você precisa de uma agenda de reuniões para reuniões regulares?

Nem todas as reuniões precisam de uma agenda personalizada. A maioria dos funcionários agendou regularmente reuniões para seus departamentos ou grupos de trabalho. Você também tem equipes e projetos dos quais você participa.

Um projeto em andamento pode não exigir uma agenda recém-desenvolvida para cada reunião, mas sua equipe estará bem atendida ao adotar uma abordagem padrão para sua reunião.

A reunião do funcionário regularmente agendada é dividida em três segmentos para os quais cada um possui itens de agenda padrão: itens informativos, itens de ação e planejamento de encaminhamento.

Componentes de uma Agenda da Reunião para Reuniões Regularmente Agendadas

Itens Informativos

Escreva todos os itens da agenda que são informativos para cada reunião. Por exemplo, o gerente atualiza o grupo sobre os resultados da reunião de gerenciamento sênior.

Itens de ação

Coloque na agenda todos os itens que você espera que o grupo queira revisar em todas as reuniões agendadas regularmente. Por exemplo, desempenho ao orçamento para o período de tempo e a identificação de redução de custos e melhorias contínuas que o grupo planeja alcançar.

Planejamento antecipado

Coloque na agenda todos os itens que o grupo deseja planejar ou preparar antecipadamente. Por exemplo, as metas de curto prazo para o próximo mês ou a necessidade de assistência de colegas de trabalho nas próximas tarefas.

Se você seguir essas diretrizes ao desenvolver a agenda da reunião, aumentará a probabilidade de a reunião produzir resultados.

Exemplo de agenda de reunião para uma reunião regularmente agendada

Use esta amostra de agenda para uma reunião programada regularmente para garantir que sua reunião produza os resultados que você procura.