Use facilitação para tornar as reuniões mais produtivas
O papel principal de um facilitador é agregar valor a uma sessão ou reunião de planejamento de grupo , mantendo o grupo na tarefa e movendo-se juntos na mesma direção.
O facilitador também garante que cada membro do grupo participe da reunião.
Facilitação de Grupo
A facilitação de grupos ou equipes é fornecida por funcionários internos ou consultores externos, qualificados em:
- Apresentando conteúdo e informação,
- Projetando e formulando um processo que ajude um grupo a atingir seus objetivos,
- Fornecer uma estrutura apropriada para uma reunião , treinamento, sessão de formação de equipe ou outro evento de trabalho, para que a missão do grupo seja realizada na sessão,
- Promover a responsabilidade compartilhada pelo resultado da reunião e
- Extrair dos participantes as respostas para perguntas e soluções para problemas.
Facilitação Individual
Quando os indivíduos participam do processo, geralmente é porque dois ou mais funcionários estão enfrentando conflito , desacordo, precisam estabelecer metas mútuas ou há a necessidade de analisar um projeto, processo ou experiência. Um facilitador capacitado pode fornecer a estrutura, o conteúdo e o processo necessários para que os funcionários atinjam uma solução mutuamente satisfatória para seus problemas.
Características dos indivíduos que fornecem facilitação
A facilitação é uma habilidade aprendida que é mais natural para indivíduos que demonstram características como:
- Forte capacidade de liderança em grupo,
- Profundo conhecimento de processos e estruturas de grupo,
- Conhecimento de dinâmicas grupais e interpessoais e compreensão da comunicação verbal e não verbal ,
- A capacidade de apresentar de forma criativa o conteúdo do treinamento e da equipe, de modo a incentivar a participação dos participantes da sessão,
- Empatia pelas pessoas e suas situações
- Escuta poderosa e habilidades de comunicação, e
- A capacidade de estruturar intervenções e eventos em grupo para produzir os resultados desejados para o grupo.
Sob a liderança de um facilitador habilidoso, reuniões, sessões de formação de equipe e aulas de treinamento podem alcançar resultados que não são possíveis sem um líder. Isso ocorre porque os participantes da equipe em um grupo muitas vezes não têm as habilidades, a permissão e o suporte necessários para facilitar efetivamente seus próprios processos de trabalho.
Evitando conversas concorrentes em reuniões
Muitas vezes é difícil ter relações de trabalho eficazes com as pessoas no trabalho. É aqui que a facilitação é útil. A facilitação eficaz de grupos em reuniões gerencia a interação de pessoas difíceis que mantêm conversas concorrentes.
Conversas fora do tópico entre dois ou mais membros da reunião consomem tempo, inibem o progresso do grupo e limitam as contribuições de indivíduos para a equipe como um todo. Além disso, conversas concorrentes em vários grupos pequenos, mesmo quando ocorrem no tópico, priva os membros da equipe das ideias que os membros da equipe estão discutindo.
Isso acaba resultando em idéias limitadas produzidas em reuniões.
Quer você seja o líder da reunião, um gerente ou um membro do grupo, você pode usar as seguintes idéias para reunir o grupo quando os membros do grupo tiverem mais de uma discussão por vez.
Gerenciando conversas concorrentes
- Use comunicação não-verbal: olhe fixamente para os participantes por um momento. Levante as sobrancelhas enquanto olha ou acena para os participantes. Pare a pessoa que tem a palavra por um minuto enquanto os outros participantes voltam ao grupo. Não tenha medo de fazer isso - é parte do trabalho de um gerente ou chefe de equipe controlar reuniões.
- Faça uma pergunta: ligue para um dos membros do grupo que participam da conversa concorrente. Com um breve resumo da discussão que ocorre na reunião como um todo, peça sua opinião. Peça a ele que compartilhe suas idéias com o restante das pessoas na reunião .
Diga: "Acredito que todos estaríamos interessados em seus pensamentos sobre essa questão, Kerry". Isso pode ser um pouco desconfortável para você, mas serve a dois propósitos: ele traz a conversação paralela para a conversa principal e permite que todos saibam que o comportamento não é permissível.
- Interrompa verbalmente: Peça diretamente aos membros do grupo que participam da conversa concorrente para se juntarem à discussão em grupo, sem usar sarcasmo ou raiva. Diga: "Receio que estamos perdendo boas ideias quando todos estão falando ao mesmo tempo. Sei que não consigo acompanhar todos esses pensamentos". Geralmente, é melhor usar essa tática como uma segunda ou terceira tentativa de atrair pessoas. É direta e muito eficaz, mas pode embaraçar os membros da equipe.
- Estabelecer um sinal de grupo: o sinal de grupo lembra aos participantes para manter uma discussão de cada vez. Um sinal que funcione efetivamente é fazer um sinal de tempo limite não verbal seguido de um dedo indicador para indicar uma reunião. Se houver um bom relacionamento entre os membros da equipe, uma piada também pode ser uma ferramenta eficaz. Tente algo como: "Ei, John e Jane, parem de tentar planejar sua aquisição mundial e voltem para a reunião".
Uma palavra final sobre como competir conversas em reuniões
As pessoas passam boa parte de sua semana de trabalho participando de reuniões de negócios. É sua responsabilidade como gerente ou líder de reunião garantir que os funcionários aproveitem seu tempo. O gerenciamento eficaz de reuniões preserva seu tempo e, ao controlar conversas paralelas, você pode garantir que a reunião permaneça no tópico e produza um trabalho de qualidade.