Como os funcionários são pagos quando gastam dinheiro em negócios?
As despesas de viagem podem incluir hospedagem, vôos, transporte terrestre, gorjetas para recepcionistas, refeições e outras despesas acessórias que um funcionário possa experimentar enquanto estiver viajando.
Outras despesas comerciais podem incluir itens como levar clientes ou possíveis empregados para almoçar, comprar livros ou outros materiais educacionais que o empregador cobre ou direcionar despesas para reciclar a propriedade da empresa.
Os tipos de despesas que uma organização reembolsará são encontrados nas políticas de viagens de negócios, entretenimento e despesas gerais reembolsáveis da empresa no manual do funcionário . Familiarize-se com as políticas da sua empresa, pois seu empregador pode cobrir despesas tão variadas quanto a limpeza a seco e a associação à academia em viagens prolongadas.
O entretenimento do cliente em viagens de negócios é outra despesa reembolsável, mas conheça as políticas da sua empresa para que você não exceda nenhum limite de gastos. Você quer demonstrar hospitalidade e polidez sem exceder o orçamento do seu empregador para tais despesas.
Popular agora são cartões de crédito da empresa que são confiados a pessoas que são funcionários de nível sênior e para outros funcionários que devem viajar frequentemente para o negócio.
Em vez de pagar as despesas com seu próprio dinheiro, os funcionários cobram todos os incidentes e dicas para o cartão de crédito da empresa.
Essa é uma abordagem conveniente para o reembolso de despesas para o funcionário, pois as faturas de cartão de crédito documentam as despesas exatas sem que o funcionário tenha que salvar os recibos e preencher os relatórios de despesas de viagem.
Preenchendo um Relatório de Reembolso de Despesas
No caso do uso do cartão de crédito da empresa e do pagamento em dinheiro, os funcionários provavelmente terão que preencher um relatório de reembolso de despesas ao retornar da viagem. Com o cartão de crédito da empresa, eles terão que explicar menos que os custos óbvios que aparecem na fatura do cartão de crédito (muito mais fácil do que ter que preencher um relatório de despesas a partir do zero). Eles também cobram da empresa pelos incidentes adicionais pagos com seu próprio dinheiro ou cartão de crédito.
Quando um empregado paga em dinheiro, ele precisará listar e ocasionalmente justificar cada despesa para a qual o reembolso é solicitado. Estes são revisados pela contabilidade como são as declarações da empresa de cartão de crédito. Uma despesa injustificada, ou uma que seja excluída pela política da empresa, não é reembolsada - daí a necessidade de conhecer as políticas da sua empresa relacionadas a viagens de negócios.
A maioria das empresas estabelece uma data na qual os relatórios de reembolso de despesas devem ser arquivados para garantir que os funcionários sejam reembolsados e para a devida contabilidade. Os funcionários precisam seguir essas regras cuidadosamente, pois algumas organizações não reembolsam as despesas entregues após o prazo. Conheça as regras da sua empresa.
Outro método para pagar as despesas de viagens de negócios dos funcionários é com um per diem .
Uma Pergunta Incomum do Leitor Relacionada ao Reembolso de Despesas
Um leitor perguntou: "Nossos representantes de vendas externos têm grandes territórios (vários estados) e viajam rotineiramente, muitas vezes exigindo pernoites. Foi trazido à minha atenção pelo departamento de contabilidade que um representante de vendas levou um animal de estimação em uma dessas viagens. e cobrava a taxa de estimação do hotel ao cartão de crédito da empresa, alegando que o hotel não separaria a taxa e planejara reembolsar a empresa.
"Estou perplexo e procurando sugestões sobre como lidar com essa situação. Meus instintos de RH me dizem para escrever esse funcionário para uso indevido de fundos da empresa, mas estou recebendo resistência da gerência de vendas que quer que eu faça uma política específica para animais de estimação.
"Nosso uso do cartão de crédito da empresa afirma claramente:" Este cartão deve ser usado apenas para DESPESAS DA EMPRESA.
O uso pessoal do cartão pode resultar em perda do cartão ou rescisão. Além disso, os Representantes de Vendas serão responsáveis por cobranças não autorizadas. ' Você já escreveu sobre esse assunto no passado? "
HR Response: Aqui está o que você precisa considerar. O empregado foi para a contabilidade e explicou o problema que o hotel não conseguiu separar as taxas de estimação? Ou, ela foi pega por uma revisão cuidadosa de suas despesas em contabilidade?
Em primeiro lugar, é difícil acreditar que o hotel não foi capaz de separar as taxas de estimação. Em segundo lugar, se o hotel não conseguisse separar a carga do animal de estimação, como ela saberia o que devolveria à contabilidade?
Se ela planejava pagar a taxa do animal de estimação apenas se fosse apanhada e não se oferecesse voluntariamente para pagar, de acordo com sua política, ela merece ação disciplinar . Isso também dependeria de como você abordou situações semelhantes no passado. Os outros funcionários reembolsaram a empresa por várias despesas e não receberam nenhuma ação disciplinar?
Muitas vezes, quando você olha para uma situação, percebe que existe a política, por um lado, e como ela foi implementada e aplicada, por outro lado. Você não quer tratar esse indivíduo de forma diferente do que outros funcionários foram tratados no passado.
A ação disciplinar não está em ordem se outros funcionários simplesmente reembolsaram a empresa no passado por despesas semelhantes. Lembre-se que eu não sou um advogado, então esta é apenas a opinião de um colega de RH.
Não é recomendável fazer uma política de viagens para animais de estimação, porque esse é um exemplo da empresa interferindo e ultrapassando a vida pessoal de um funcionário. Se os funcionários querem pagar pelo animal de estimação para viajar com eles, isso não é uma preocupação da empresa.
Desde que o animal de estimação não afete o custo de sua estadia ou a sua capacidade de participar dos objetivos comerciais da viagem, esse não é o negócio do empregador. O empregado deve, é claro, pagar quaisquer taxas adicionais que o animal de estimação de viagem gera.
Sua política de viagens é um pouco confusa e poderia usar o fortalecimento na parte sobre “responsável por cobranças indevidas” quando a política já declarou que apenas as despesas da empresa são permitidas.
Mais: 10 dicas para reduzir o custo das viagens de negócios | Os funcionários devem compartilhar quartos?
Isenção de responsabilidade: Observe que as informações fornecidas, embora autoritativas, não têm garantia de exatidão e legalidade. O site é lido por um público mundial e leis e regulamentos de emprego variam de estado para estado e de país para país. Por favor, busque assistência legal, ou assistência de recursos governamentais estaduais, federais ou internacionais, para garantir que sua interpretação legal e decisões sejam corretas para a sua localização. Esta informação é para orientação, idéias e assistência.