As despesas podem incluir hospedagem, reembolso de milhagem de carro pessoal , vôos, transporte terrestre, gorjetas para atendentes, refeições, gorjetas para garçons, serviço de quarto e outras despesas acessórias que um funcionário possa experimentar enquanto estiver viajando.
Despesas que uma organização reembolsará são encontradas na política de viagens de negócios da empresa. Familiarize-se com a política da sua empresa, pois despesas tão variadas quanto lavagem a seco e academia podem ser cobertas em viagens prolongadas.
O entretenimento do cliente em conferências, em chamadas de vendas e visitas ao site é outra despesa reembolsável, mas conheça as políticas da sua empresa para que você não exceda os limites impostos aos custos de entretenimento.
Normalmente, as organizações pagam as despesas de viagem dos funcionários dessas três formas.
- Os cartões de crédito da empresa são emitidos para funcionários que precisam viajar com frequência para os negócios. Os funcionários podem cobrar a maior parte das despesas incorridas em uma viagem de negócios para o cartão de crédito da empresa. Para reembolso de despesas ocasionais, como gorjetas e fast food, os funcionários precisarão preencher um relatório de despesas .
Os cartões de cobrança são convenientes para os funcionários, pois não precisam levantar dinheiro para pagar despesas comerciais antes do reembolso. Torne-se conhecedor das políticas da sua empresa; talvez ainda seja necessário entregar recibos e outra documentação de apoio.
- Dinheiro: Organizações sem cartões de crédito da empresa do funcionário exigem que os funcionários preencham um relatório de reembolso de despesas para cada despesa enquanto o funcionário estiver na estrada. Eles geralmente exigem recibos e algum nível de justificativa para cada despesa.
Raramente uma organização pedia aos funcionários que pagassem os itens mais caros, como passagem aérea, e solicitassem reembolso posteriormente. Um pedido de compra da empresa ou cartão de crédito da empresa pagam grandes despesas antecipadamente. Mas os funcionários geralmente são obrigados a pagar desembolsos em dinheiro para despesas de viagem diárias, que são posteriormente reembolsadas.
- Per diem: A per diem é uma mesada diária de uma certa quantia de dinheiro que um empregado recebe para cobrir todas as despesas. O funcionário é responsável por fazer escolhas corretas de despesas de viagem dentro dos parâmetros da quantidade de dinheiro que ele recebe diariamente.
Algumas empresas pagam diretamente pelo transporte e moradia, mas dão aos empregados que viajam uma diária para todas as outras despesas, incluindo refeições e transporte terrestre. Os funcionários são conhecidos por gastar menos com as despesas para manter o dinheiro extra do per diem. As empresas geralmente permitem isso.
Os funcionários que viajam a negócios são aconselhados a manter-se atualizados sobre as políticas de viagens da empresa e os custos cobertos para reembolso. As despesas que estão fora das políticas geralmente não são reembolsadas ou cobertas.
Os recibos são necessários para a maioria das empresas, exceto para aqueles que pagam uma diária. Sua empresa também provavelmente tem um formulário que eles esperam que os funcionários usem para entregar as despesas de viagem.
Para ficar de acordo com as despesas reembolsáveis, os funcionários geralmente recebem um prazo para apresentar um relatório de despesas e entregar os recibos aplicáveis. O departamento financeiro terá diretrizes que o ajudarão a permanecer atualizado.
Se você tiver dúvidas sobre o que constitui despesas de viagem apropriadas em sua organização, consulte seu gerente e o departamento de RH.
Você não quer gastar o dinheiro e receber uma surpresa depois.
Mais: 10 dicas para reduzir o custo das viagens de negócios | Os funcionários devem compartilhar quartos?