6 situações no local de trabalho que exigem que você crie uma nova diretiva de empresa
Você deseja ter as políticas e os procedimentos necessários para garantir um local de trabalho seguro, organizado, convivial, capacitado e não discriminatório. No entanto, você não quer escrever uma política para cada exceção para o comportamento aceito e esperado. O desenvolvimento de políticas é para muitos funcionários, não para as poucas exceções.
Você não quer criar um amontoado de políticas que controlam as ações de seus muitos funcionários - quando tudo o que você realmente precisa são políticas suficientes para controlar as ações de alguns.
Consequentemente, você não deseja criar políticas para todas as contingências, permitindo assim uma latitude de gerenciamento muito pequena para atender às necessidades individuais dos funcionários. Por outro lado, você quer ter as políticas necessárias, para que os funcionários nunca sintam como se estivessem em um ambiente de favoritismo e tratamento injusto.
Se você tem muitas políticas, também aumenta a probabilidade de seus gerentes as aplicarem de forma desigual e injusta. Você aumenta a necessidade de desenvolver diretrizes e ferramentas de comunicação para garantir que as políticas sejam justas, aplicadas de forma consistente e bem gerenciadas.
Você precisa ter um equilíbrio saudável ao desenvolver uma nova política da empresa. Na maioria das vezes, você não precisará desenvolver uma nova política da empresa, desde que se dirija aos funcionários que estão se comportando de maneira inadequada ao seu local de trabalho.
Esses dez passos o levarão a determinar a necessidade de uma política distribuindo e integrando uma política.
Confira estas diretrizes para ver se uma política é necessária
Para cada uma das razões fornecidas sobre por que uma política pode ser necessária, são fornecidos exemplos das políticas que podem se enquadrar nessa categoria de necessidade de uma política. Uma política é necessária:
- se as ações dos funcionários indicam confusão sobre a maneira mais apropriada de se comportar ( códigos de vestimenta , e-mail e políticas da Internet , uso de smartphones ),
- se é necessária orientação sobre a maneira mais adequada de lidar com várias situações (padrões de conduta, despesas de viagem, compra de mercadorias da empresa),
- quando necessário para proteger a empresa legalmente (investigação consistente das acusações de assédio , contratação não discriminatória e promoção ),
- manter a empresa em conformidade com as políticas e leis governamentais (FMLA, ADA, EEOC, salário mínimo ),
- estabelecer padrões de trabalho, regras e regulamentos consistentes ( disciplina progressiva , regras de segurança, regras de quebra , regras de tabagismo) , e
- fornecer tratamento consistente e justo aos funcionários (elegibilidade para benefícios, folga remunerada, assistência em aula , tempo de luto , dever do júri ).
Pode haver outras razões, além disso, por que você vai querer desenvolver uma política. Lembre-se, porém, que o mau comportamento de um funcionário não deve exigir uma política que afete todos os outros funcionários.
Articular o objetivo da política
Depois de determinar que uma política é necessária, determine a meta que você deseja alcançar ao escrever a política específica. Quando possível, você vai querer dizer aos funcionários por que você está implementando a política.
Você precisa de detalhes suficientes na política para tornar a posição da empresa clara, mas você nunca pode esperar cobrir todas as situações potenciais abordadas pela política.
Consequentemente, o objetivo com uma política é curto e simples. Reconheça que isso pode não ser possível com políticas sobre áreas como a abordagem da empresa à Lei Médica e de Licença da Família , a discriminação ou a investigação de queixas ou o sistema de disciplina progressiva.
Mas quanto você pode realmente dizer sobre dirigir enquanto fala em um smartphone? Portanto, use o bom senso ao determinar o resultado desejado da sua política.
Juntar informação
Esta seção do TheBalance.com fornece exemplos de políticas, como muitos outros sites, embora outras empresas freqüentemente cobram por suas políticas. Mesmo os sites que cobram, fornecem amostras gratuitas para que você possa testar suas políticas.
Você terá dificuldade em encontrar uma política de amostra que seja exatamente adequada às circunstâncias, idioma e cultura de sua empresa. Mas pesquise on-line e encontre políticas de amostra para fornecer uma base para revisar as políticas de amostra, em vez de redigir sua política do zero.
Você também pode assinar um serviço que forneça amostras, como políticas e exemplos de RH. As fontes externas de política também são fornecidas neste diretório de amostras de política . Finalmente, a Sociedade de Gestão de Recursos Humanos (SHRM) fornece amostras de políticas para os membros.
Em alguns casos, você pode até querer conversar com seu advogado de direito do trabalho. Escritórios de advocacia escrevem políticas genéricas para seus clientes que você também pode personalizar de acordo com suas necessidades. Especialmente quando uma nova lei é aprovada ou o Departamento do Trabalho emite novas regras, seu advogado provavelmente desenvolverá uma política de acompanhamento.
Desenvolva e escreva a política
Com metas e amostras em mãos, escreva a política usando palavras e conceitos simples. Fale diretamente com as pessoas que estarão lendo, cumprindo e vivendo de acordo com a política.
Depois de cada parágrafo, pergunte a si mesmo "e se" perguntas para garantir que a política esteja cobrindo as noções básicas e as exceções e perguntas normais.
Não fique obcecado com isso, no entanto; Como afirmado, nenhuma política cobre todas as possíveis contingências.
Revise a política
Selecione vários funcionários, ou até mesmo um pequeno grupo piloto, para ler a política e fazer perguntas sobre a política. Esta análise fornece feedback que os funcionários serão capazes de entender e seguir a política.
Reescreva a política com base no feedback.
Obter suporte de gerenciamento para a política
Revise a política com os gerentes que deverão liderar e aplicar a política. Você vai querer ter seu apoio e propriedade da política . Você terá iniciado esse processo muito antes, mesmo quando identificou a necessidade da política, mas o suporte ao gerenciamento à medida que implementa a política é crucial.
Obter uma revisão legal da política
Se a política tiver implicações legais, for litigiosa por natureza, tiver implicações pessoais para os funcionários (como procedimentos de segurança), convém que seu advogado analise a política antes de distribuir a política.
Certifique-se de comunicar ao seu advogado que você não quer que a política seja reescrita em legalês . Você deseja que a política seja revisada para implicações legais e redação apropriada.
Implementar a política
Em pequenos grupos, individualmente ou em uma reunião da empresa, dependendo geralmente da natureza controversa da política e da facilidade com a qual ela será entendida, distribua e analise a nova política. Dê aos funcionários a chance de fazer perguntas.
A política deve sempre consistir na política em um pedaço de papel com o funcionário assinando uma segunda folha.
Os funcionários podem confirmar que receberam e entenderam a política, mas ainda retêm uma cópia para seus próprios arquivos.
Exemplo de Declaração de Desligamento de Política
Esta é uma instrução de aprovação de amostra a ser usada:
Confirmo o recebimento e a compreensão da Política (Sua Empresa). A política é efetiva (Data) até novo aviso.
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Assinatura do empregado
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Nome do Empregado (Por Favor Imprima)
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Encontro
Decida como você comunicará a política no futuro
Inclua a política no manual do funcionário . Você também pode querer que a política se torne parte de sua Orientação para Novo Funcionário .
Algumas empresas colocam políticas em sua intranet ou em uma pasta de diretivas na unidade comum da rede de computadores. Determine se você deseja distribuir a política por métodos adicionais.
Você também desejará arquivar e datar as políticas anteriores que esta política substitui. Você pode precisar deles para obter uma referência legal ou outra referência no futuro.
Interpretar e Integrar a Política
Não importa o que você escreva na política, sua aplicação posterior de políticas e práticas de trabalho determinarão o significado real da política. Pense consistente e justo ao interpretar a política ao longo do tempo.
Quando você descobre que suas práticas diferem da política escrita, é hora de rever e reescrever a política e o ciclo recomeça.
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