Quando as taxas Diem não se aplicam
O que uma taxa diária não cobre é o custo do transporte para e do local de trabalho de um empregado. Nesse caso, os empregadores pagam os custos de transporte separadamente - geralmente diretamente para a companhia aérea, trem, ônibus e assim por diante. Ou, os funcionários usam sua própria fonte de transporte pessoal e são reembolsados de acordo com a taxa de reembolso de milhas do IRS .
Exemplos de Reembolso de Empregador para Viagem
Um exemplo de empregadores que pagam os custos de transporte do empregado separadamente é quando um empregado trabalha em um local para a mesma empresa que é diferente do local onde o funcionário geralmente trabalha. Por exemplo, o emprego e o escritório de um funcionário estão localizados em Michigan, mas, uma vez por mês, viajam para a Pensilvânia para trabalhar em um escritório regional diferente por vários dias.
Outro exemplo é se um funcionário treina novos funcionários nas localidades de sua empresa em todo o país e é necessária uma pernoite em cada local.
Outro exemplo é uma pessoa da equipe de RH que geralmente trabalha na sede principal da empresa, mas toda vez que a empresa abre um novo local, ela trabalha por um período de tempo no novo local enquanto contrata e traz a equipe a bordo .
Todas essas três situações funcionariam bem com a empresa pagando ao empregado uma diária porque a viagem é freqüente ou demorada.
Como tal, os funcionários estão felizes porque não precisam registrar todos os gastos e salvar recibos como prova. Eles também não precisam gastar tempo preenchendo relatórios de despesas .
Configuração por Diem
Um empregador define taxas diárias com base em vários fatores. Isso inclui o custo das despesas relacionadas a viagens em vários locais, o tempo que o funcionário se afasta do escritório e a taxa federal atual de diárias.
A maioria dos empregadores usa a taxa federal per diem e a Administração de Serviços Gerais dos EUA (GSA) é o órgão que estabelece as taxas federais diárias a cada ano em 1º de outubro.
O GSA estabelece a política de viagens, incluindo taxas de diárias (mas apenas) para funcionários federais em viagem oficial fora de sua estação local ou áreas de local de trabalho, conforme definido por sua agência. As empresas tendem a usar a taxa federal per diem, porque as diárias pagas acima da taxa federal são receitas tributáveis para os funcionários em seus formulários W-2. Para mais informações sobre os meandros das diárias e impostos, consulte as taxas de per diem no US Business Law and Taxes.
Compreensivelmente, as taxas de diárias dos empregadores são normalmente definidas em diferentes quantidades para locais diferentes e variam de acordo com o nível das despesas de viagem que o funcionário irá experimentar.
Os funcionários que viajam para Las Vegas, NV, por exemplo, recebem aproximadamente um terço do reembolso diário que um funcionário que viaja para Nova York receberia com base nas despesas locais (em tarifas federais).
Benefícios da Taxa Diária
Os funcionários são poupados do tempo que, de outra forma, investiriam para controlar despesas, salvar recibos e preencher relatórios de despesas quando retornassem ao escritório. Os funcionários podem manter o dinheiro que não gastam durante a viagem, o que pode incentivar a economia e desestimular os gastos excessivos.
O empregador se beneficia porque não precisa investir o tempo da equipe para revisar as despesas, verificar a quantidade de dinheiro gasto e o tempo gasto pelo funcionário no preenchimento da papelada. Em essência, o empregador está dizendo que eles orçaram a quantia de dinheiro que estão dispostos a gastar em viagens de funcionários eo funcionário foi notificado antes de incorrer nas despesas.
O processo diário pode resultar em economias substanciais para o empregador, em oposição às empresas que pagam as despesas reais dos funcionários. E, é claro, é imprudente e anti-empregado esperar que os funcionários cubram suas próprias despesas quando viajam em negócios legítimos.
Emprego Per Diem
Em algumas ocupações e indústrias, os diários também podem se referir a empregos temporários de curto prazo. Esse cronograma diário geralmente consiste em vários dias de trabalho para um funcionário por dia solicitado a preencher para um funcionário doente ou em férias. Dois exemplos são professores substitutos e profissionais de saúde que são pagos por dia.