Seja uma análise de desempenho , uma reunião de ajuste salarial ou a implementação de um plano de melhoria de desempenho (PIP) , essas dicas ajudarão você a conduzir com mais confiança a reunião.
Essas dicas são aplicáveis em suas conversas diárias com os funcionários. Eles também são essenciais em suas reuniões periódicas e formais com os funcionários para discutir metas e desempenho do trabalho. Essas dez dicas ajudarão você a tornar as avaliações de desempenho positivas e motivacionais. Eles melhorarão - e não diminuirão - sua capacidade de interagir com seus funcionários de relatórios.
Dicas de revisão de desempenho
O funcionário nunca deve ouvir falar de desempenho positivo ou desempenho que precise melhorar pela primeira vez em sua reunião formal de discussão de desempenho, a menos que seja uma nova informação ou insight. Gerentes eficazes discutem o desempenho positivo e as áreas de melhoria regularmente, mesmo diariamente ou semanalmente. O objetivo é tornar o conteúdo da discussão de revisão de desempenho uma nova ênfase dos pontos críticos.
No interesse de fornecer feedback regular, as avaliações de desempenho não são um evento anual . Reuniões trimestrais são recomendadas aos funcionários.
Em uma empresa de médio porte, o planejamento e a avaliação do trabalho ocorrem duas vezes ao ano. O planejamento de desenvolvimento de carreira para os funcionários também é programado duas vezes ao ano, de modo que o funcionário discuta seu trabalho e sua carreira, formalmente, quatro vezes por ano.
Independentemente dos componentes do processo de análise de desempenho, a primeira etapa é a definição de metas .
É imperativo que o empregado saiba exatamente o que se espera de seu desempenho. Suas discussões periódicas sobre o desempenho precisam se concentrar nessas partes significativas do trabalho do funcionário.
Você precisa documentar este plano de trabalho : metas e expectativas em um plano de trabalho ou formato de expectativas de trabalho , ou no formato de seu empregador. Sem um acordo por escrito e uma imagem compartilhada dos objetivos do funcionário, o sucesso para o empregado é improvável.
Durante a preparação e definição de metas, você precisa definir como avaliar o desempenho do funcionário. Descreva exatamente o que você está procurando do funcionário e exatamente como avaliará o desempenho. Discuta com o funcionário seu papel no processo de avaliação. Se o processo de revisão de desempenho da sua organização incluir uma autoavaliação do funcionário , compartilhe o formulário e fale sobre o que implica a autoavaliação.
Compartilhando o formato de revisão de desempenho
Certifique-se de também compartilhar o formato de revisão de desempenho com o funcionário, para que ela não fique surpresa ao final do período de avaliação de desempenho. Um componente significativo dessa discussão de avaliação é compartilhar com o funcionário como sua organização avaliará o desempenho.
O funcionário precisa entender que, se ele fizer o que é esperado, ele será considerado um funcionário executor.
Em algumas organizações que classificam funcionários, isso equivale a três em uma escala de cinco pontos. Um funcionário deve fazer mais do que apenas executar para ser considerado um funcionário de destaque.
Evite os chifres e o efeito halo em que tudo o que foi discutido na reunião envolve eventos recentes positivos e negativos. Eventos recentes colorem seu julgamento do desempenho do funcionário. Em vez disso, você é responsável por documentar ocorrências positivas, como projetos concluídos, e ocorrências negativas, como um prazo perdido, durante todo o período de tempo abrangido pela revisão de desempenho.
(Em algumas organizações, elas são chamadas de relatórios de incidentes críticos.) Peça ao funcionário que faça o mesmo para que, juntos, você desenvolva uma visão abrangente do desempenho do funcionário durante o período de tempo abrangido pela discussão.
Solicitar Feedback
Solicite comentários de colegas que trabalharam de perto com o funcionário. Às vezes chamado de feedback de 360 graus porque você está obtendo feedback para o funcionário de seu chefe, colegas de trabalho e qualquer equipe de relatórios, você usa o feedback para ampliar as informações de desempenho fornecidas para o funcionário.
Comece com discussões informais para obter informações de feedback. Considere desenvolver um formato para que o feedback seja fácil de digerir e compartilhar com o gerente. Se a sua empresa usar um formulário que você preenche antes da reunião, forneça a avaliação de desempenho ao funcionário antes da reunião. Isso permite que o funcionário possa digerir o conteúdo antes de discutir os detalhes com você. Esse gesto simples pode remover muita emoção e drama da reunião de avaliação de desempenho.
Preparando-se para uma discussão
Prepare-se para a discussão com o empregado. Nunca entre em uma análise de desempenho sem preparação. Se você fizer isso, as avaliações de desempenho falharão. Você perderá as principais oportunidades de feedback e aprimoramento, e o funcionário não se sentirá incentivado com seus sucessos. A documentação que você manteve durante o período de análise de desempenho serve bem para você se preparar para a análise de desempenho de um funcionário.
Se necessário, pratique abordagens com sua equipe de Recursos Humanos, um colega ou seu gerente. Anote os principais pontos de feedback. Inclua marcadores que ilustrem claramente o ponto que você pretende fazer ao funcionário. Quanto mais você puder identificar padrões e dar exemplos, melhor o funcionário entenderá e poderá agir de acordo com o feedback.
Encontro com um funcionário
Quando você se encontra com o empregado, dedique algum tempo aos aspectos positivos de seu desempenho. Na maioria dos casos, a discussão dos componentes positivos do desempenho do funcionário deve levar mais tempo do que a dos componentes negativos.
Para seus funcionários de desempenho acima da média e seus funcionários, feedback positivo e discussão sobre como o funcionário pode continuar a aumentar seu desempenho devem ser a maior parte da discussão. O funcionário achará isso gratificante e motivador.
O desempenho de nenhum funcionário é completamente negativo. Em caso afirmativo, por que o funcionário ainda trabalha para a sua organização? Mas, não negligencie as áreas que precisam de melhorias também. Especialmente para um funcionário com desempenho insatisfatório, fale diretamente e não divida as palavras. Se você não for direto, o funcionário não entenderá a gravidade da situação de desempenho. Use exemplos de todo o período coberto pela revisão de desempenho.
Conversa é fundamental para uma reunião de desempenho produtivo
O espírito em que você aborda essa conversa fará a diferença em saber se é eficaz. Se a sua intenção for genuína, ajudar o funcionário a melhorar e você tiver um relacionamento positivo com o funcionário, a conversa será mais fácil e eficaz.
O funcionário tem que confiar que você quer ajudá-lo a melhorar seu desempenho. Ele precisa ouvir você dizer que confia em sua capacidade de melhorar. Isso o ajuda a acreditar que ele tem a habilidade e o apoio necessários para melhorar.
Conversa é a palavra-chave quando você define uma reunião de avaliação de desempenho. Se você está fazendo toda a conversa ou a reunião se torna uma palestra, a avaliação de desempenho é menos eficaz. O empregado se sentirá como se tivesse sido gritado e tratado injustamente. Não é assim que você deseja que os funcionários se sintam ao saírem de suas avaliações de desempenho.
Você quer um funcionário motivado e empolgado com sua capacidade de continuar a crescer, desenvolver e contribuir. Apontar para reuniões de avaliação de desempenho em que o funcionário fala mais da metade do tempo. Você pode incentivar essa conversa fazendo perguntas como essas.
- O que você espera para ser o mais desafiador sobre suas metas para este trimestre?
- Que apoio o departamento pode fornecer para você que o ajudará a atingir essas metas?
- Quais são as suas esperanças para suas conquistas em nossa empresa este ano?
- Como posso ser um gerente melhor para você?
- Com que frequência gostaria de receber feedback?
- Que tipo de programação podemos configurar para que você não se sinta microgerenciado, mas recebo o feedback de que preciso em relação ao seu progresso em suas metas?
- Qual seria uma agenda útil para nossas reuniões individuais semanais?
Se você levar estas dicas de avaliação de desempenho ao coração e praticar essas recomendações em suas reuniões de avaliação de desempenho, você desenvolverá uma ferramenta significativa para a sua mala de ferramentas de gerenciamento. A análise de desempenho pode aprimorar seu relacionamento com os funcionários, melhorar o desempenho de sua organização e aprimorar significativamente a comunicação entre funcionários e gerentes - uma vantagem para os clientes e as relações de trabalho.