Reuniões individuais garantem a realização de seus objetivos de negócios
Aqui estão sete maneiras de aproveitar ao máximo suas reuniões individuais com os funcionários.
1. Progresso da Meta
Além das reuniões individuais regulares, você deve ter metas anuais de desempenho . O planejamento do desenvolvimento de desempenho não é apenas para repassar os sucessos e fracassos do ano passado; é estabelecer metas e objetivos para este ano. Você se referirá a essas metas ao longo do ano.
Toda vez que você se encontrar com seus funcionários, você verá essas metas e verá como elas estão progredindo para alcançá-las. Seus funcionários sempre saberão o que se espera deles e você sempre saberá onde eles estão em relação ao progresso necessário.
2. Mude os Objetivos
Isso pode parecer o oposto do ponto acima, mas os objetivos que foram definidos em dezembro nem sempre fazem sentido em julho. As empresas se reorganizam, os clientes deixam sua organização e os novos clientes entram. Funcionários desistem e substituições são contratadas. Projetos são mortos e novos projetos são adicionados. Em outras palavras, não hesite em fazer alterações nos planos originais.
Quando você se senta com os funcionários e olha para as metas e um objetivo não faz sentido, jogue fora. Sem culpa. Livre-se e adicione um novo, se apropriado. Agora, se uma meta não faz mais sentido porque seu empregado alcançou o objetivo, então parabenize-a e tire-a da lista.
3. Pergunte sobre o Suporte Necessário
Uma reunião individual é o momento ideal para perguntar ao funcionário onde ela precisa de ajuda .
Um projeto complicado pode precisar de mais mão de obra. Ela pode estar trabalhando com um colega de trabalho que é um valentão e um idiota. Ela acabou de descobrir que está grávida e vai precisar de uma folga para consultas médicas. Mas, pise com cuidado - não pergunte sobre as necessidades se você for ignorá-las assim que elas forem identificadas.
Não tome um pedido de ajuda como um sinal de que seu funcionário é incapaz de realizar seu trabalho. Todo mundo precisa de ajuda, e é melhor que você crie um ambiente aberto e favorável, em vez de esperar até que haja um desastre que você tenha que consertar no fim de semana.
4. Planejamento de Carreira
Enquanto seu foco está em fazer o trabalho hoje, seus funcionários estão preocupados com o futuro deles. Embora isso não seja o foco de todos em uma reunião, o planejamento de carreira é uma parte valiosa das reuniões regulares. Isto é para o seu benefício, bem como o benefício do seu empregado.
Você quer saber onde ela quer ir , e você vai querer ajudá-la nesse caminho. Por quê? Porque a melhor coisa que você pode fazer pela sua empresa é ajudar a reter os melhores funcionários . Isso inclui crescimento na carreira - muito poucas pessoas querem permanecer no mesmo emprego para sempre.
Então, fale sobre o que seu funcionário precisa fazer e aprenda a ganhar uma promoção ou se preparar para uma transferência para um tipo diferente de trabalho.
5. Louvando
Todo mundo quer ouvir quando eles são bem sucedidos . Enquanto o melhor momento para elogiar um empregado é no momento, ("Hey, ótima apresentação!" Ou "Acabei de ver você lidar perfeitamente com esse cliente desagradável. Trabalho incrível!") Os gerentes não estão em toda parte de uma vez.
Certifique-se de elogiar seus funcionários por suas realizações. Mantenha seus olhos e ouvidos abertos para relatos de bom trabalho. Se outra pessoa disser: "Ei, Jane fez um ótimo trabalho ontem", anote-a e traga-a com ela no seu primeiro encontro. (Essa também é uma ótima documentação para ter seus ajustes salariais baseados em desempenho.)
6. Corrigindo
Junto com elogios, correções precisam acontecer . Como elogios, a maior parte desse feedback é mais eficaz quando dado no momento - se for o caso. A menos que uma situação seja urgente e perigosa, você precisa oferecer correções em particular.
(Não há problema em gritar com um funcionário para obter o extintor de incêndio para apagar o fogo da caixa registradora, mas não há problema em gritar com o funcionário na frente dos clientes e outros funcionários porque a gaveta do caixa era curta.)
Reuniões individuais são a hora de sentar e oferecer correções e conselhos.
As correções que você oferece podem variar de requisitos exigentes (“temos um padrão da empresa de usar o Times New Roman para relatórios, altere seus relatórios”), para traços de personalidade que estão causando problemas ( “Eu notei que você critica seus colegas de trabalho . Se você tiver preocupações sobre um colega de trabalho, por favor, traga-as para mim, e eu vou cuidar delas. Seu trabalho é fazer X, Y e Z. Não se preocupe com o trabalho de Jane.)
As críticas devem sempre ajudar, em vez de fornecer punição - pelo menos no começo. Nenhum gerente deve esperar perfeição. No entanto, existem algumas ações que podem precisar de "punição". Se um funcionário estiver atrasado, talvez seja necessário criar um plano de melhoria de desempenho . Se um funcionário estiver intimidando outros funcionários, talvez seja necessário colocar uma anotação em seu arquivo pessoal e acompanhar essa ação disciplinar com aconselhamento intensivo .
Os one-on-ones regulares permitem que você acompanhe essas situações para que nada saia do controle. Por exemplo, você nunca terá um assédio moral no local de trabalho porque terá corrigido os problemas no primeiro sinal e, se as correções não funcionarem, você estará documentando um argumento sólido para a rescisão do contrato de trabalho.
7. Novas atribuições
Embora você não tenha que esperar que uma reunião individual atribua uma nova tarefa ou meta a um funcionário , geralmente é o melhor lugar para discutir um novo projeto. Dá a você tempo para apresentar todo o projeto e para que sua funcionária faça perguntas para que, quando ela sair do escritório, esteja pronta para ir.
Ela também pode trazer preocupações e idéias que podem tornar o projeto mais fácil. Ela também precisa entender a quantidade de autoridade e autonomia que pode exercer em sua tomada de decisão. Por fim, o funcionário precisa criar com você um caminho crítico que especifique os momentos em que você precisará de feedback sobre seu progresso durante as reuniões individuais.
Quantas vezes você deve realizar uma reunião um-a-um?
Nenhuma resposta única cobre todas as contingências. Depende de quantos funcionários você tem , que tipo de trabalho você faz, quanto suporte seus funcionários precisam e sua agenda. Às vezes, 15 minutos de um-para-um, uma vez por mês, é suficiente para se manter no controle de tudo.
Às vezes você pode precisar de uma hora por semana para cumprir as sete metas descritas acima. Se você for novo nas reuniões individuais, comece com a semana alternada por meia hora e ajuste para cima ou para baixo conforme necessário. Você não precisa programar a mesma quantidade de tempo para todos os funcionários, embora queira garantir que não esteja favorecendo um funcionário em detrimento de outro .
Quando você adquirir o hábito de compromissos regulares com seus subordinados diretos, verá que seu departamento funciona com mais facilidade. Seus funcionários saberão o que precisam fazer e você saberá o que precisa fazer para ajudá-los.
E, se você ainda não estiver segurando-os, agende um compromisso um-a-um com seu chefe periodicamente. Você se beneficiará desse tempo com seu chefe, assim como seus funcionários se beneficiam com o tempo que eles passam cara-a-cara com você.