Como documentar o desempenho dos funcionários

Dicas para saber quando, por que, como e o que documentar no desempenho dos funcionários

No mundo dos recursos humanos e do emprego, a documentação sobre o desempenho de um funcionário pode tornar ou interromper sua capacidade de disciplinar , encerrar ou promover , recompensar e reconhecer funcionários de forma justa.

A documentação é essencial para os gerentes e a equipe de RH porque você precisa fazer um esforço sério para registrar todos os eventos no histórico de emprego de seus funcionários - tanto os incidentes positivos quanto os negativos de desempenho.

Eis por que os gerentes e a equipe de RH vão querer documentar cuidadosamente todos os acontecimentos.

Por que documento?

O que documentar

Os gerentes precisam documentar o desempenho dos funcionários, tanto as contribuições positivas quanto as falhas de desempenho. Eles precisam documentar exatamente o que o funcionário fez e disse e o que o gerente fez e disse em resposta durante a reunião ou conversa.

Você precisa documentar todos os acordos feitos durante a conversa, as metas definidas , as melhorias necessárias e esperadas e o cronograma de melhoria.

A documentação também deve conter compromissos que o gerente faz para ajudar o funcionário.

Como documentar

A documentação deve ser escrita durante ou imediatamente após a reunião ou conversa com o funcionário. Em nenhum momento você deve deixar de escrever a conversa no dia em que realmente ocorreu. Aguardar até mais tarde afeta a qualidade da documentação porque é baseada na memória.

Um dos piores erros cometidos pelos gerentes é acreditar que eles podem reconstruir um histórico de aconselhamento dos funcionários conforme necessário. Nenhuma pessoa de RH que tenha alguma experiência de documentação decente e oportuna é sempre enganada por um registro reconstruído. Os gerentes que reconstroem a memória trazem riscos desnecessários e inaceitáveis ​​para a empresa, porque uma história inventada não se sustenta em uma possível ação judicial.

Você precisa que sua documentação pareça profissional, organizada e organizada. Escreva a documentação como se você estivesse falando sobre o histórico para um terceiro. Você nunca sabe quem pode ler sua documentação um dia, portanto, certifique-se de que isso reflita seu profissionalismo. (Parte de trás de um guardanapo, envelope ou nota não se qualifica como documentação profissional.)

Sua documentação deve ir para o novo gerente de um funcionário se ele obtiver um novo emprego - ou o fizer - em sua organização.

Para a sua memória e para informar o novo gerente do funcionário, você precisa colocar o nome e título do funcionário, seu nome e título e a data completa em cada documento.

Escreva documentação que seja factual, justa, legal, objetiva, completa e consistente. Evite opiniões (Mike é desleixado. Alice é preguiçosa. Tom estava mentindo para mim.), Xingamentos, editorialização (John é um idiota. Mark tem um problema de atitude.) E rotulagem (Mary é irresponsável. George não é um time jogador.).

Evite também tentar interpretar o comportamento do funcionário. (Marsha não deve gostar dessa tarefa. Paula parece estar na cabeça dela.) Minimize o uso de palavras descritivas como adjetivos e advérbios (vagarosos, desleixados, infelizes, mal-humorados, rudes). Indique o comportamento e as ações específicas do funcionário, e não sua opinião ou interpretação.

Na documentação, o que é necessário é um registro preciso da conversa. Fique com os fatos e anote apenas o que você disse e o que o funcionário disse. Certifique-se de que sua documentação não seja ambígua e que os fatos sejam retos. (Em qualquer situação legal em potencial, erros em qualquer um dos eventos documentados tornam toda a documentação suspeita.)

Finalmente, documente todos os acordos, compromissos, cronogramas, melhorias necessárias, pontos de check-in e outros detalhes que possam escorregar da memória. Certifique-se de definir uma data e hora para prazos e datas de vencimento, para que não ocorram mal-entendidos.

Conheça a política de documentação do seu departamento de RH, que lhe dirá qual documentação precisa ser colocada no arquivo pessoal do funcionário. Qualquer documentação de ações disciplinares deve ser incluída.

Onde armazenar a documentação do funcionário

Como a documentação sobre os funcionários é confidencial e confidencial para o funcionário, você precisa cuidar para que toda a documentação permaneça confidencial para o gerente, o RH e, potencialmente, o próximo gerente do funcionário. Portanto, não é recomendável colocar documentação em uma unidade de computador compartilhada. A documentação manuscrita e a documentação de um gerente impressa são melhor armazenadas em armazenamento bloqueado.

Se você seguir essas diretrizes, quando for ao RH pedir ajuda para disciplinar, encerrar ou transferir um funcionário para um trabalho com melhor ajuste potencial , o RH ajudará você a resolver o problema ou a melhorar a situação. Quando o RH lhe disser para documentar, documentar, documentar ou eles não puderem ajudá-lo, você terá todas as suas bases cobertas.

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