O empregador tem boas razões para manter vários arquivos de pessoal - alguns legais e outros para fins de melhores práticas de contratação.
A documentação é necessária para que o empregador tenha uma visão precisa do histórico de emprego de um funcionário. A documentação apóia as decisões do empregador e pode proteger o empregador em uma ação judicial - preservada corretamente.
O conteúdo do arquivo pessoal fornece uma visão geral histórica dos acontecimentos importantes durante a carreira de um funcionário. Eles apóiam as decisões que são tomadas sobre o funcionário e sua carreira. Eles demonstram o raciocínio do empregador por trás da contratação, promoções, transferência, recompensas e reconhecimento e decisões de acionamento.
Diretrizes diferentes são associadas a tipos diferentes de arquivos pessoais
Como vários tipos de arquivos pessoais são recomendados, regras e diretrizes diferentes são associadas a cada tipo de arquivo pessoal.
- Cada tipo de arquivo pessoal possui um motivo diferente para conteúdos existentes e diferentes, com base nesse motivo.
- Cada tipo de arquivo pessoal é armazenado de forma diferente.
- O acesso a um arquivo de pessoal é restrito a determinados funcionários na maioria das organizações. Diferentes tipos de arquivos pessoais possuem diferentes diretrizes de acesso.
- É permitido o acesso dos funcionários ao seu arquivo de pessoal, mas a maioria dos empregadores estabelece diretrizes para o acesso dos funcionários com uma política de acesso a arquivos de pessoal no manual do funcionário . (Vários estados e jurisdições têm regras diferentes, portanto, mantenha-se atualizado para a sua localização.)
A maioria das organizações não permite que o gerente do funcionário acesse o arquivo geral de pessoal. Eles esperam que os gerentes mantenham a documentação relevante em seu próprio arquivo de funcionário, que não é o arquivo pessoal oficial.
- O departamento de Recursos Humanos possui e é responsável pelos arquivos de funcionários dos funcionários.
Arquivos Pessoais Recomendados
Aqui estão os tipos de arquivos pessoais recomendados e o que você precisa saber sobre como trabalhar com eles.
Arquivo Pessoal de Funcionários
Este é o principal arquivo pessoal que um empregador mantém para cada funcionário. O arquivo de pessoal armazena o histórico de emprego de cada funcionário. Isso é o que você precisa saber sobre um arquivo pessoal de funcionário.
Arquivo Médico
O arquivo médico do empregado tem sérias restrições legais que o empregador deve conhecer e atender. Aqui está o que você precisa saber sobre a confidencialidade e o conteúdo de um arquivo médico de funcionário.
Arquivo de folha de pagamento
O acesso dos funcionários ao arquivo de folha de pagamento do funcionário é menos restritivo que o acesso ao arquivo médico ou pessoal. O arquivo de folha de pagamento contém informações sobre salário, seleção de benefícios , alterações na taxa de remuneração, penhoras e outras documentações legais que afetam o salário de um funcionário. Vários funcionários da área de contabilidade e recursos humanos acessam as informações no arquivo da folha de pagamento.
Arquivo de Formulários I-9 para Funcionários
Devido aos direitos de acesso de várias agências governamentais, você segue as práticas recomendadas mantendo um arquivo separado para os formulários do funcionário I-9 . Saiba mais sobre o armazenamento de formulários do I-9.
Visão geral de arquivos pessoais
Quer apenas os detalhes rápidos e básicos sobre os arquivos pessoais dos funcionários ? Confira aqui uma visão geral dos arquivos pessoais dos funcionários.
Política de acesso ao arquivo de pessoal para funcionários
Você deseja permitir que cada funcionário saiba o que está em seu arquivo pessoal , mas precisa controlar a integridade, a integridade e a integridade do arquivo. A manutenção da confidencialidade do funcionário e do empregador e o acesso limitado são garantidos com uma política de acesso a arquivos de pessoal.
O que não incluir em um arquivo de pessoal do empregado
Procurando por diretrizes sobre conteúdo que nunca devem ser incluídas em um arquivo pessoal de funcionários? Aqui estão minhas melhores recomendações sobre o conteúdo que você deseja manter em um local informal e separado ou não reter. Retenção de documentação desnecessária e puramente opinativa pode prejudicar você.
Documentação
Você sabe o que é documentação ? A palavra, documentação, surge frequentemente no mundo do emprego e dos recursos humanos. Mas, o significado da documentação e por que você pode querer documentar determinados eventos de emprego é completamente coberto aqui.
> Isenção de responsabilidade: observe que as informações fornecidas, embora autoritativas, não têm garantia de exatidão e legalidade. Por favor, busque assistência legal, ou assistência de recursos governamentais estaduais, federais ou internacionais, para garantir que sua interpretação legal e decisões sejam corretas para a sua localização. Esta informação é apenas para orientação.