Descrição geral do trabalho do assistente de recursos humanos com deveres primários
O assistente de Recursos Humanos auxilia na administração das operações do dia-a-dia das funções e deveres de recursos humanos. O assistente de RH executa responsabilidades em algumas ou todas as seguintes áreas funcionais: desenvolvimento departamental, HRIS, relações com funcionários, treinamento e desenvolvimento, benefícios, remuneração, desenvolvimento organizacional, administração executiva e emprego.
O assistente de RH tem responsabilidade parcial por essas áreas:
- recrutamento e logística de pessoal;
- gerenciamento de desempenho e sistemas de rastreamento de melhoria;
- orientação de funcionários, desenvolvimento e treinamento de logística e manutenção de registros;
- auxiliando nas relações com os funcionários;
- facilitação e participação de comitês em toda a empresa;
- comunicação de funcionários da empresa;
- administração de remuneração e benefícios e manutenção de registros;
- segurança dos funcionários, bem-estar, bem- estar e relatórios de saúde ; e
- serviços de funcionários;
- manter arquivos de funcionários e o sistema de arquivamento de RH;
- auxiliando no dia-a-dia da operação eficiente do escritório de RH.
O assistente de Recursos Humanos contribui para a realização de práticas e objetivos de Recursos Humanos que proporcionarão uma cultura de alto desempenho voltada para os funcionários que enfatiza o empoderamento, a qualidade, a produtividade e os padrões, a obtenção de metas e o recrutamento e desenvolvimento contínuo de uma força de trabalho superior.
O assistente de Recursos Humanos ajuda na implementação de serviços, políticas e programas por meio da equipe de RH. O assistente de RH também reporta ao diretor de RH que o assistente ajuda a cumprir suas responsabilidades. O assistente de RH também auxilia os gerentes da empresa com questões de RH.
Objetivos primários:
- Segurança da força de trabalho.
- Desenvolvimento de uma força de trabalho superior.
- Desenvolvimento do departamento de Recursos Humanos.
- Desenvolvimento de uma cultura empresarial voltada para os funcionários que enfatiza a qualidade, a melhoria contínua e o alto desempenho.
- Desenvolvimento pessoal em andamento.
As áreas principais para as quais um assistente de RH típico é responsável são destacadas aqui, bem como tarefas mais específicas em cada área de responsabilidade.
Desenvolvimento do Departamento de Recursos Humanos
- Administra programas, procedimentos e diretrizes para ajudar a alinhar a força de trabalho com os objetivos estratégicos da empresa.
- Participa no desenvolvimento de metas, objetivos e sistemas do departamento .
- Auxilia no acompanhamento de medições departamentais e de empresas que suportam o cumprimento dos objetivos estratégicos da empresa.
- Prepara e mantém relatórios necessários para executar as funções do departamento de Recursos Humanos. Prepara relatórios periódicos para gerenciamento, conforme necessário ou solicitado.
- Participa de reuniões da equipe administrativa e participa de outras reuniões e seminários, conforme necessário, e para representar o departamento.
Sistemas de Informação de Recursos Humanos (HRIS)
- Mantém o banco de dados do HRIS e gera relatórios programados ou solicitados para auxiliar o gerenciamento.
- Atualiza o diretório de telefone do funcionário e o organograma da empresa . Mantém um banco de dados de informações de contato de funcionários.
- Periodicamente, audita o banco de dados para garantir a precisão.
- Auxilia no desenvolvimento e atualização da seção de Recursos Humanos do site.
- Mantém os registros dos funcionários atualizados processando as mudanças de status dos funcionários em tempo hábil.
- Mantém arquivos de pessoal em conformidade com os requisitos legais aplicáveis.
Administração de Benefícios
- Conduz orientações de benefícios e outros treinamentos de benefícios, conforme necessário.
Processos de inscrição, mudanças e término de participantes em todos os planos e programas de benefícios.
- Reconcilia as declarações de faturamento mensal com as deduções da folha de pagamento.
- Auxilia os funcionários com quaisquer questões ou preocupações de reivindicação de benefícios.
- Administra as transações do dia a dia do plano 401 (k) e processa empréstimos e aplicativos para funcionários.
Treinamento e desenvolvimento
- Programa participantes em sessões de treinamento.
- Rastreia os participantes e os registros de treinamento.
- Insere registros de treinamento em um banco de dados e o mantém.
- Acompanha a implementação dos planos de desenvolvimento de desempenho (PDPs) dos funcionários .
- Acompanha o cumprimento das metas do PDP.
Emprego
- Anuncia as vagas de emprego dos funcionários primeiro, internamente e depois, externamente, de acordo com as políticas de recrutamento da empresa. Gerencia a logística do processo de recrutamento.
- Escreve anúncios classificados em jornais e publica anúncios na Internet em locais apropriados à posição aberta, incluindo quadros de empregos, escritórios de serviços de carreira universitária, associações profissionais e no site da empresa.
- Classifica e revisa como eles chegam em uma base diária. Gerencia o fluxo de aplicativos de papel e gerencia a caixa de e-mail de recrutamento. Fornece a primeira revisão de currículos. Mantém um sistema de arquivamento que retém aplicativos qualificados por um ano.
- Programa entrevistas para o gerente de contratação e Recursos Humanos. Programa entrevistas adicionais, conforme necessário.
- Faz a saida do pacote de oferta de carta do candidato, conforme solicitado, e rastreia o retorno.
- Garante que o espaço de trabalho, o computador e outros equipamentos, a caixa postal e o software instalado apropriado estejam prontos para o dia de início do novo funcionário.
- Realiza orientação para novos funcionários .
- Prepara a documentação necessária para novas contratações e estabelece o arquivo de pessoal.
- Auxilia a fábrica e o front office com necessidades de pessoal temporário, contatando e trabalhando com a Agência de Pessoal Temporário.
- Conduz orientação temporária de funcionários, cria crachás de tempo e rastreia o comparecimento de funcionários temporários atuais.
- Envio de fax para a Agência de Pessoal Temporário semanalmente para processamento da folha de pagamento.
Relações entre empregados
- Auxilia no desenvolvimento e implementação de um manual de funcionários e novas políticas e procedimentos de pessoal.
- Arquiva todos os relatórios de conformidade com o governo estadual e federal, incluindo o relatório EEO-1.
- Auxilia na implementação e acompanhamento de programas de segurança e saúde da empresa.
Compensação
- É treinado e regularmente pratica o backup de contabilidade e folha de pagamento.
- Participa de pelo menos uma pesquisa salarial por ano.
Desenvolvimento da organização
- Participa de vários comitês para fornecer suporte de RH e monitorar atividades e cumprimento de metas.
- Participa no planejamento e implementação de várias iniciativas de relações com funcionários e satisfação dos funcionários.
Administração Executiva
- Classifica correio e faxes; distribui para caixas de correio de funcionários.
- Auxilia nas reuniões do Conselho de Administração: cria pacotes de diretoria, atende e recebe os membros do conselho que chegam, solicita almoços e faz reservas.
- Consolida e envia por e-mail relatórios gerenciais semanais para os gerentes.
- Coordena os planos de viagem executivos e outros arranjos conforme necessário.
- Encomende flores e cartões para funcionários para eventos como doença, morte na família, nascimento, formatura e assim por diante.
- Obtém vistos e passaportes para os funcionários que precisam viajar para o exterior.
Adicional
- Assume outras tarefas conforme atribuídas pelo Diretor de RH ou pelo CEO.
Para realizar o trabalho de Assistente de Recursos Humanos com sucesso, um indivíduo deve ser capaz de desempenhar satisfatoriamente cada responsabilidade essencial. Esses requisitos são representativos, mas não abrangentes, do conhecimento, habilidade e habilidade exigidos da Assistente de Recursos Humanos da empresa.
Requisitos do Assistente de Recursos Humanos
Acomodações razoáveis podem ser feitas para permitir que indivíduos com deficiência realizem essas funções essenciais.
- Excelentes conhecimentos de informática, incluindo Word e Excel em ambiente Microsoft Windows.
- Habilidades de comunicação oral e escrita eficazes.
- Conhecimento geral de várias leis e práticas trabalhistas.
- Experiência em administração de benefícios e outros programas de RH.
- Excelentes habilidades interpessoais.
- Habilidades em gerenciamento de banco de dados e manutenção de registros.
- Capaz de exibir um alto nível de confidencialidade .
- Excelentes habilidades organizacionais.
- Deve ser capaz de identificar e resolver problemas em tempo hábil.
- Deve ser capaz de coletar e analisar informações habilmente.
Demandas Físicas do Trabalho do Assistente de RH
Essas demandas físicas são representativas dos requisitos físicos necessários para que um funcionário desempenhe com sucesso as funções essenciais do trabalho do Assistente de Recursos Humanos. Acomodação razoável pode ser feita para permitir que pessoas com deficiência realizem as funções essenciais descritas do trabalho do Assistente de Recursos Humanos.
Ao executar as responsabilidades do trabalho do Assistente de Recursos Humanos, o funcionário deve falar e ouvir. O empregado é frequentemente obrigado a sentar e usar suas mãos e dedos, para manipular ou sentir e manipular as teclas de um teclado.
Às vezes, o funcionário é obrigado a ficar em pé, andar, alcançar com os braços e as mãos, subir ou equilibrar e a se inclinar, ajoelhar-se, agachar-se ou engatinhar.
As habilidades de visão necessárias para este trabalho incluem visão de perto.
Ambiente de trabalho para o trabalho do Assistente de RH
Ao executar as responsabilidades do trabalho do Assistente de Recursos Humanos, essas características do ambiente de trabalho são representativas do ambiente que o Assistente de Recursos Humanos encontrará. Acomodações razoáveis podem ser feitas para permitir que pessoas com deficiências desempenhem as funções essenciais do trabalho do Assistente de Recursos Humanos.
Ao executar as tarefas deste trabalho, o funcionário fica ocasionalmente exposto a peças mecânicas e veículos em movimento. O nível de ruído no ambiente de trabalho é geralmente calmo a moderado.
Conclusão
Esta descrição do trabalho destina-se a transmitir informações essenciais para a compreensão do escopo da posição do Assistente de Recursos Humanos e não se destina a ser uma lista exaustiva de habilidades, esforços, deveres, responsabilidades ou condições de trabalho associadas à posição.
Educação e Experiência
- Um diploma de bacharel é necessário.
- Um a dois anos de experiência em negócios em geral, a experiência em Recursos Humanos preferida.
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