Habilidades-Chave para Currículos, Cartas de Apresentação e Entrevistas
Embora muitas empresas esperem que os assistentes executivos tenham concluído alguns cursos universitários relevantes, poucos precisam de um diploma. Experiência de trabalho relevante é mais importante, idealmente vários anos como assistente executivo ou administrativo.
Funções de assistente executivo
Os deveres de assistente executivo incluem os mesmos deveres de um assistente administrativo: fazer e aceitar chamadas telefônicas; envio de memorandos, emails e cartas em nome do executivo; recebendo visitantes e agendando o agendamento. Mas eles também atuam como guardiões, tomando decisões sobre quem tem acesso ao executivo e quais informações o executivo recebe.
Eles geralmente conduzem pesquisas e elaboram relatórios que influenciam a política da empresa. Essas responsabilidades significam que os assistentes executivos devem entender completamente o trabalho de seu empregador. Como resultado, esses trabalhadores também podem atuar como elo de ligação entre o executivo e o restante do pessoal administrativo.
Como usar as listas de habilidades
Certifique-se de escrever sua carta de apresentação e retomar para destacar as habilidades que seu empregador quer. Você pode usar a seguinte lista para ter uma ideia de quais são essas habilidades desejadas, mas lembre-se sempre de ler cuidadosamente a descrição do trabalho, porque nem todas as empresas procuram a mesma coisa em um assistente executivo.
Além disso, confira nossas compilações de habilidades listadas por trabalho e tipos de habilidades . Enquanto se prepara para a sua entrevista , planeje dar exemplos de momentos específicos em que você incorporou as várias habilidades que seu possível empregador deseja.
Exemplos de habilidades de assistente executivo
A lista a seguir não é exaustiva e as habilidades necessárias podem variar um pouco de uma empresa para outra ou até mesmo de um escritório para outro dentro da mesma empresa. No entanto, a maioria das habilidades mais importantes e procuradas que um futuro assistente executivo deve ter está aqui.
Habilidades de Comunicação Escrita e Verbal
Uma maneira de pensar sobre o papel de assistente executivo é, na verdade, especialista em comunicação. Uma parte significativa do trabalho inclui comunicação e coordenação com as pessoas em toda a empresa e, às vezes, com os clientes, dependendo do tipo de negócio. A capacidade de ser profissional, claro, articulado e preciso, tanto verbalmente quanto por escrito, encabeça a lista de requisitos para habilidades de comunicação impecáveis .
Habilidades de computador
Os assistentes executivos precisam de mais do que simples proficiência com programas de processamento de texto e planilhas. As habilidades necessárias baseadas em computador também incluem a capacidade de configurar e manter sistemas de e-mail, sistemas de compartilhamento de arquivos e calendários, bem como a proficiência com software estatístico, software de publicação e bancos de dados.
Ser especialista em suporte técnico é sempre uma vantagem, especialmente porque é esperado que assistentes executivos façam tudo, desde consertar a impressora até sugerir um novo software.
Habilidades interpessoais
Habilidades interpessoais fortes também são uma necessidade para interagir com clientes, treinar outros funcionários administrativos e trabalhar com CEOs e gerentes de alto nível. Como os assistentes executivos geralmente lidam com informações confidenciais da empresa, é importante não apenas manter a confidencialidade adequada, mas também comportar-se sempre de uma maneira que sugira discrição e integridade pessoal. Em suma, é necessário inspirar confiança.
Gerenciamento de tempo
Um assistente executivo precisa não apenas de lidar bem com seu tempo, mas também com o do chefe. Isso significa coordenar as necessidades e demandas de várias pessoas para criar um cronograma viável e, em seguida, muitas vezes alterando o cronograma em pouco tempo conforme as situações mudam.
O trabalho também pode incluir, com muito tato, garantir que o executivo permaneça dentro do cronograma, sem se distrair.
Habilidades de Pesquisa
A pesquisa é, por si só, uma habilidade, exigindo uma familiaridade com vários mecanismos de pesquisa, bem como com os recursos de informação relevantes nos campos específicos de interesse da empresa. Sem essas habilidades, um assistente executivo não seria capaz de preparar os relatórios que o executivo precisa.
Lista de habilidades de assistente executivo
Habilidades técnicas
- Coordenação de videoconferências e audioconferências
- Criando e Mantendo Bancos de Dados
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft Word
- Equipamento de escritório
Capacidades administrativas
- Contabilidade / Contabilidade
- Suporte administrativo
- Compromissos
- Gerenciamento de calendário
- Clerical
- Relações com Clientes
- Projetando e Mantendo o Sistema de Arquivamento
- Organizando Reuniões
- Manter calendários
- Manutenção de Registros
- Arranjos de Viagem
- Digitando
- Planejamento de Eventos
- Preparando Relatórios
- Processando Relatórios de Despesas
- Revisão
- Agendamento
- Tomando as atas da reunião
Habilidades de comunicação
- Correspondência
- Serviço ao cliente
- Gerenciando Relacionamentos com Clientes
- Processamento de chamadas telefônicas e solicitações
- Comunicações Escritas / Verbais
Características pessoais
- Precisão
- Escuta activa
- Capacidade de seguir as rotas
- Capacidade de trabalhar de forma independente
- Assertividade
- Analítico
- Colaboração
- Energético
- Diplomático
- Tomando uma decisão
- Confiabilidade
- Detalhe orientado
- Flexibilidade
- Siga através
- Iniciativa
- Bom julgamento
- Motivado
- Multitarefa
- Manutenção de Informações Confidenciais
- Cumprimento de prazos
- Priorizando
- Proativo
- Solução de problemas
- Gerenciamento de Projetos
- Confiabilidade
- Auto confiança
- Auto dirigido
- Trabalho em equipe
- Gerenciamento de tempo
- Trabalhando Rapidamente
- Trabalhando bem sob pressão
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