Em um número crescente de setores, os secretários possuem um grau de bacharel ou ganham certificações focadas em especialidades como o Secretário Jurídico Credenciado ou o Assistente Administrativo Médico Certificado.
Requisitos de trabalho para secretários / assistentes administrativos
Para trabalhar em uma posição administrativa , espera-se que você se sinta confortável usando a tecnologia de várias maneiras. Você pode ser obrigado a gerar documentos, montar apresentações de slides, criar planilhas, gerenciar bancos de dados e manter sites. Você deve estar confortável usando o Microsoft Office, e-mail e internet. Para um trabalho em uma pequena empresa, você pode precisar estar familiarizado com o QuickBooks ou outros programas de software de contabilidade.
Boas habilidades de comunicação verbal e escrita são essenciais. Quando você trabalha em um trabalho de escritório você precisa ser detalhista e possuir habilidades de revisão. Você deve ter um domínio sólido do idioma inglês, incluindo habilidades de redação / edição. Algumas responsabilidades de trabalho podem envolver a criação de documentos e / ou sites. Você precisará estar confortável revisando ou compondo comunicações ou conteúdo da web.
O papel do gerente de escritório pode ser parte de suas responsabilidades. Para ser um gerente de sucesso, você precisa ser capaz de realizar multitarefas e ser bem organizado. Como gerente, você costuma planejar eventos para funcionários, como jantares de premiação e eventos de arrecadação de fundos, ou agendar reuniões de clientes e agendar horários para seus colegas de trabalho.
Como encontrar um emprego como Secretário / Assistente Administrativo
Antes de iniciar sua pesquisa, reúna referências de empregadores anteriores. Se você não tem muita experiência de trabalho, você pode usar uma referência pessoal .
Os empregadores que estão contratando uma secretária ou um assistente administrativo estão à procura de um indivíduo com quem possam trabalhar com conforto, que se misture bem com outros funcionários e com quem possa confiar em informações confidenciais. Cartas fortes de recomendação podem demonstrar essas qualidades.
Entre em suas redes para obter leads sobre vagas de emprego. Entre em contato com os contatos do Facebook e do LinkedIn, amigos da família, vizinhos e ex-empregadores e deixe-os saber que você apreciaria apresentações para qualquer pessoa que eles conheçam estar contratando.
Se você está concentrando sua pesquisa em um setor como a lei, a medicina, a publicação ou o ensino superior, por exemplo, pergunte aos seus contatos especificamente por referências a quaisquer profissionais que eles conheçam nessas áreas de trabalho.
Aplicando em pessoa
Você será um representante da empresa que o contrata e geralmente fornece a primeira impressão aos clientes ou clientes. Isso significa que uma imagem clara e fortes habilidades interpessoais são importantes para os secretários e assistentes administrativos.
Se você puder encontrar uma maneira de ser notado por possíveis empregadores, isso pode lhe dar uma vantagem como candidato. Com suas cartas de recomendação e currículo em mãos, visite organizações e empresas locais. Veja como se candidatar a um emprego em pessoa .
Encante os gatekeepers e pergunte se você pode falar com qualquer um dos supervisores ou gerentes sobre os cargos da equipe de suporte na organização. Se os gerentes não estiverem disponíveis, informe à recepcionista alguns fatos importantes sobre suas credenciais e pergunte se eles podem ser gentis o suficiente para compartilhar seu currículo com seus chefes.
Busca de Empregos Online
Faça uma pesquisa no Google por vagas de emprego com palavras-chave como assistente administrativo, assistente de marketing, assistente editorial, secretária médica, secretária jurídica e assistente de escritório para gerar anúncios de emprego. Muitos trabalhos administrativos também serão anunciados na seção de emprego do site para o seu jornal local ou Câmara de Comércio.
Entrevista para trabalhos do Assistente Administrativo
Sua imagem pessoal e habilidades interpessoais serão avaliadas pelos empregadores quando você entrevista para uma posição aberta. Certifique-se de estar impecavelmente vestido e arrumado. Cumprimente seu entrevistador com um sorriso caloroso e um aperto de mão firme. Faça contato visual apropriado com cada um de seus entrevistadores em situações de grupo.
Esteja preparado para a entrevista, pesquisando o negócio antes do tempo. Familiarize-se com o que eles fazem no escritório e quem é sua clientela. Além disso, prepare-se para vender a si mesmo destacando de 5 a 7 ativos que lhe permitirão ser eficiente em sua função como secretário ou assistente administrativo na organização. Para cada ativo, você menciona, esteja pronto para referenciar uma função, projeto ou trabalho onde você aplicou essa força e gerou alguns resultados positivos.
Contar essas histórias de como você se destacou no passado pode ajudar muito a convencer os empregadores de que você tem o material certo para se destacar no trabalho. Revise cuidadosamente o anúncio ou a descrição do trabalho para a posição e faça uma lista de suas preferências / requisitos. Para cada qualificação, pense em um exemplo de como você exibiu essa qualidade ou aplicou essa habilidade.
Prepare respostas para outras perguntas comuns para entrevistas administrativas, como suas fraquezas e desafios que você conheceu no passado. Os empregadores provavelmente perguntarão sobre relacionamentos com supervisores no passado, então esteja pronto para fazer referência a como você trabalhou bem com os chefes e lidar com personalidades desafiadoras de forma eficaz e ter essas referências escritas à mão.
Acompanhamento Após a Entrevista
Imediatamente após a entrevista, escreva um cartão de agradecimento ou carta que indique claramente que você gostaria de trabalhar com esse empregador. Expresse o quanto você gosta deles tendo o tempo para se encontrar com você e explicar brevemente como você é um excelente ajuste para a posição.
Se você se reuniu com vários entrevistadores, tente incluir algo diferente em cada comunicação para mostrar que você é um indivíduo extremamente motivado e atencioso.