Se você estiver procurando por esse tipo de trabalho, poderá melhorar drasticamente suas chances sabendo quais de suas habilidades e experiências devem ser destacadas durante o processo de inscrição e entrevista.
Como usar as listas de habilidades
Olhe sobre esta lista de habilidades procuradas. Você pode achar que tem mais deles do que achou que tinha. Use os nomes de suas habilidades relevantes como palavras-chave em seu currículo e carta de apresentação , assim o supervisor de contratação será capaz de ver claramente que você tem o que eles estão procurando. Certifique-se de ler atentamente a descrição do trabalho, assim você sabe quais habilidades são mais importantes para o seu empregador. Pesquisando a empresa também ajuda.
Quando você se preparar para a entrevista , prepare pelo menos um exemplo específico de uma vez em que demonstrou cada uma das habilidades que espera discutir. Não espere que eles aceitem sua palavra para essas coisas.
Você também pode revisar nossas listas de habilidades listadas por trabalho e tipos de habilidades .
Exemplos de habilidades do gerente de escritório
Nem todos os cargos de gerente de escritório exigem exatamente o mesmo conjunto de habilidades . Muito dependerá de quantos assistentes de escritório você deve supervisionar, quantas pessoas usam o escritório que você administrará e que tipo de software e outros sistemas seu empregador usa.
Mas existem algumas habilidades que praticamente todos os gerentes de escritório eficazes têm e não podem prescindir.
Capacidades administrativas
Como gerente de escritório, você será responsável por concluir várias tarefas administrativas . Estes incluem a contratação e demissão de funcionários, a realização de avaliações de desempenho, treinamento de novos funcionários e supervisão de outros.
A aprovação de requisições formais, a condução de operações comerciais gerais e a manutenção de documentação e registros de pessoal também podem entrar na sua jurisdição.
Você também precisará planejar, encarregar-se do processamento de correio, agendar e participar de reuniões. Você pode ser chamado a praticar a resolução de conflitos , delegar trabalho e ser também uma política e um tomador de decisões .
Habilidades analíticas
Parte do seu trabalho será encontrar maneiras de fazer melhor o seu trabalho. Se você puder identificar ineficiências em como o seu escritório funciona e fornecer soluções, você poderá economizar muito dinheiro para seu empregador e poupar muitos colegas de agravamento. Um ótimo gerente de escritório sempre estará se perguntando sobre todos os processos, práticas e procedimentos, “isso faz sentido? Isso é o melhor que podemos fazer? ”Aqui está uma lista de habilidades analíticas que você pode incluir em seu currículo.
Atenção aos detalhes
Como gerente do escritório, o fanfarrão para com você. Você será responsável por solicitar os materiais de escritório corretos de maneira oportuna, por manter os registros de maneira precisa e organizada e por acompanhar as necessidades e os problemas de todos os outros funcionários do escritório. Se você fizer certo, o escritório parecerá funcionar sozinho. Se você errar um pequeno detalhe, outras pessoas podem ser incapazes de fazer o seu trabalho.
Habilidades de comunicação
Como assistentes de escritório, você será muitas vezes uma das primeiras pessoas a ver, e você pode às vezes ser o único que eles vêem, se o profissional cujo escritório estiver fora. Você deve, portanto, agir como um recepcionista efetivo enquanto realiza simultaneamente seus outros deveres.
Você também pode ser o principal ponto de conexão entre todas as várias pessoas que usam o escritório e, possivelmente, entre o seu escritório e outros dentro da mesma organização. Você pode ter que praticar a resolução de conflitos . Você definitivamente terá que delegar trabalho. Tudo isso contribui para muita comunicação, tanto escrita quanto verbal, e todas devem ser precisas, eficientes, amigáveis e profissionais em todos os momentos.
Habilidades de computador
É importante que os gerentes de escritório tenham uma ampla gama de habilidades em computação .
Os detalhes dependerão do seu empregador, mas envolverão entrada de dados, planilhas e tarefas gerais de TI.
Gerenciar escritórios pode ser uma tremenda responsabilidade. Os gerentes de escritório geralmente trabalham no ápice de uma organização, com as mãos em todos os aspectos da empresa. Se esse papel central lhe agrada, revise nossa lista de habilidades para ver se pode ser uma carreira para você.
Questões financeiras
Suas responsabilidades podem incluir contabilidade, faturamento, orçamento e contabilidade. Você também pode ser obrigado a lidar com folha de pagamento, caixa e QuickBooks . Os relatórios trimestrais e semestrais também podem ser incluídos em sua faixa de tarefas. Na pior das hipóteses, se o seu escritório lida com dinheiro, você será responsável por garantir que ele seja bem tratado
Habilidades de liderança
Como supervisor do que pode ser um grande grupo de assistentes de escritório, você precisará manter todos motivados e coordenados. Você terá que fazer o trabalho em equipe acontecer. Seu trabalho incluirá a definição de um padrão para o trabalho de todos os outros e garantirá que esses padrões sejam cumpridos. Liderar muitas vezes significa ajudar outras pessoas a crescer em suas carreiras e ajudar as pessoas a se iniciarem e se comunicarem bem umas com as outras.
Habilidades sociais
Habilidades interpessoais desempenham um grande papel em ser um gerente de escritório. Você será solicitado a ter uma atitude positiva, saudar os visitantes e se envolver no trabalho em equipe .
Forças diversas
Os gerentes de escritório tendem a ter um conjunto de habilidades diversas que os ajuda a fazer seu trabalho. Isso inclui prestar atenção aos detalhes, sendo geralmente flexível sobre quais tarefas você terá que executar e ser confiável.
Os gerentes de escritório também devem ser networkers, pensadores lógicos , multi-taskers e solucionadores de problemas . O gerenciamento do tempo e a organização devem ser uma segunda natureza para as pessoas que atuam nessa função.