Como em todos os arquivos de funcionários, limite o acesso, exceto para aqueles que precisam saber
O arquivo de folha de pagamento permite que a equipe de contabilidade pague ao funcionário sem acessar as informações confidenciais do funcionário. A equipe de contabilidade pode manter registros da folha de pagamento, onde faz sentido pagar o empregado.
Em casos em que a folha de pagamento e a contabilidade são terceirizadas, essa é uma prática ainda mais recomendada para os registros da folha de pagamento do funcionário.
O arquivo de folha de pagamento limita a acessibilidade a informações confidenciais de funcionários. O arquivo de folha de pagamento do funcionário permite que a equipe de contabilidade e finanças tenha as informações necessárias para pagar o funcionário em um local conveniente. O local deve estar seguro e fora do alcance de qualquer outro funcionário.
Você precisa impressionar o pessoal da contabilidade sobre o fato de que as informações contidas nos arquivos da folha de pagamento são confidenciais e não devem ser compartilhadas sem a permissão e aprovação da equipe de RH. A equipe de contabilidade também não deve compartilhar informações sobre aumentos, promoções, bônus e qualquer outra informação confidencial sobre funcionários.
Recursos Humanos não precisa monitorar o acesso da contabilidade aos arquivos de folha de pagamento do empregado. Como é recomendado para arquivos de funcionários relacionados, como arquivos pessoais e médicos, você deve limitar o acesso ao arquivo de folha de pagamento.
Somente pessoas que precisam ter as informações para fazer o seu trabalho devem ver o conteúdo.
Conteúdo de um arquivo de folha de pagamento do funcionário
Esta é uma lista sugerida, mas não completamente abrangente, do que pertence ao arquivo de folha de pagamento de um funcionário.
- Carta de oferta assinada pelo gerente de contratação, Recursos Humanos e funcionário
- Pagar autorização assinada pelos Recursos Humanos e pelo gerente de contratação quando existir um contrato de empregado
- Formulário W-4
- Documentação e autorização relacionada a qualquer benefício do empregado que envolva uma dedução na folha de pagamento
- Formulário de autorização de depósito direto
- Formulários de contabilidade de tempos assalariados
- Folhas horárias semanais
- Registros de relógio, quando usados
- Registros de comparecimento
- Pedidos de reembolso de despesas, incluindo documentação e recibos de despesas de viagem e outras despesas autorizadas
- Formulários de reembolso de ensino e recibos de pagamento, livros e assim por diante
- Pagar antecipadamente formulários de solicitação
- Documentos de empréstimo da empresa e cronograma de pagamento
- Ordens e registros de penhora
- Autorização para liberação de informação privada
- A papelada relativa a cada funcionário aumenta
- Papelada relacionada a bônus , participação nos lucros ou reconhecimento
- Formas W-2
- Autorização para quaisquer outras ações da folha de pagamento que sua empresa permita
Também conhecido como arquivos de funcionários , registros de funcionários , arquivos de recursos humanos, documentação
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