Empregadores inteligentes mantêm 4 arquivos diferentes para registros de funcionários
Arquivos de pessoal de registros de funcionários
Um arquivo pessoal é mantido para cada funcionário. Esses arquivos de pessoal contêm documentos confidenciais e são gerenciados e mantidos pela equipe de Recursos Humanos.
Os arquivos de pessoal são os principais registros de empregados utilizados pelo empregador, pelo empregado e pelo gerente do empregado, em algumas empresas.
Em outros - e essa é a abordagem recomendada - o acesso ao arquivo pessoal do funcionário é restrito ao RH e ao funcionário sob supervisão.
Os documentos típicos em um arquivo pessoal incluem o formulário de emprego , um formulário de contato de emergência da família, histórico de ação disciplinar documentada, currículo, assinatura do funcionário do recibo do funcionário, folhas de autógrafos do empregador , avaliação periódica, avaliação do cargo ou desempenho plano de desenvolvimento, certificados de treinamento e evidência de comparecimento, e informações de contato pessoal atuais sobre cada funcionário.
Nem todos os arquivos pessoais contêm os mesmos documentos, mas cada arquivo pessoal possui alguns documentos iguais. A documentação do desempenho de um funcionário não pertence ao arquivo de pessoal, a menos que justifique uma ação disciplinar, um prêmio ou algum outro sinal de realização notável.
Tais notas de desempenho cotidianas pertencem ao arquivo que os gerentes mantêm para acompanhar o desempenho, as metas e as contribuições de seus funcionários.
Arquivos de folha de pagamento de registros de funcionários
Arquivos de folha de pagamento também mantêm registros de funcionários. Os arquivos da folha de pagamento contêm um histórico dos empregos, departamentos, alterações de remuneração, penhoras, empréstimos e outras informações do funcionário, essenciais para pagar um funcionário e manter uma cópia do histórico de compensação do funcionário.
O arquivo de folha de pagamento também conterá o histórico de formulários governamentais, como os documentos de retenção na fonte W-2, W-4 e de previdência social preenchidos pelo funcionário. O arquivo também conterá informações sobre benefícios dos funcionários e permissão para retirar pagamentos do salário do empregado.
Arquivos médicos de registros de funcionários
Um arquivo médico do empregado também é mantido pelo empregador. Os registros de funcionários no arquivo médico não estão disponíveis para ninguém, exceto para a equipe designada de Recursos Humanos e para o funcionário cujos registros são mantidos no arquivo. Os arquivos médicos contêm notas médicas, documentos de solicitação de FMLA, informações sobre exames toxicológicos, informações físicas necessárias e outras documentações relacionadas à saúde de um funcionário ou de um familiar.
Os arquivos médicos, por causa da confidencialidade dos registros dos funcionários, recebem o mais alto grau de armazenamento seguro e confidencialidade. Recomenda-se que os arquivos médicos sejam mantidos em gavetas trancadas bloqueadas em uma sala que não seja acessível a funcionários que não sejam funcionários designados para RH.
I-9 arquivos de registros de funcionários
I-9 Os arquivos armazenam registros de funcionários que são mantidos para todos os funcionários em um arquivo separado dos registros de outros funcionários.
Os empregadores mantêm esse registro de funcionário separado dos registros de outros funcionários para manter a confidencialidade do funcionário de funcionários do governo e outras entidades que estão autorizadas a revisar os I-9s dos funcionários.
Manter os I-9s em um local separado garantirá que, se você for selecionado para uma revisão de arquivo do Federal I-9, os funcionários do governo não terão acesso a nenhum outro registro sobre o empregado ou seu emprego na organização, com exceção do registro real. Formulário I-9. Essas investigações estão aumentando a cada ano, portanto, certifique-se de que seus funcionários tenham preenchido corretamente os formulários I-9 ou que você esteja sujeito a multas e, possivelmente, a tempo de prisão.
Acesso aos registros dos funcionários pelos funcionários
Os funcionários podem visualizar os registros de seus funcionários entrando em contato com uma pessoa da equipe de Recursos Humanos durante o horário comercial normal.
Nenhum funcionário pode alterar ou remover qualquer documento em seus registros que deve ser visto na presença de uma pessoa da equipe de RH.
É necessário que um funcionário registre a política de visualização no manual do funcionário e o siga indiscriminadamente em relação às solicitações dos funcionários para visualizar seus arquivos.
Se um funcionário enviar uma solicitação por escrito para uma cópia de seus registros pessoais após deixar seu emprego, você deverá enviar uma cópia.
Ocasionalmente, você encontrará um funcionário que suspeita sobre que tipo de registros de funcionário são retidos pelo departamento de Recursos Humanos. Esses são os funcionários com maior probabilidade de solicitar uma cópia dos arquivos dos funcionários. Mais uma vez, sem discriminação , faça uma cópia do arquivo e envie-o. (Você provavelmente receberá feedback de que o funcionário ficou surpreso com a pouca documentação que a equipe de RH reteve).
Em algumas jurisdições, é lícito cobrar do empregado o custo de duplicar e enviar o arquivo.
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