O arquivo pessoal do funcionário é geralmente armazenado em um gabinete de arquivo à prova de fogo e trancado em um local bloqueado acessível à equipe de Recursos Humanos.
A confidencialidade das informações do funcionário no arquivo de pessoal é de suma importância.
De todos os arquivos de funcionários mantidos pela empresa, o arquivo pessoal do funcionário é acessado com mais frequência diariamente, para obter informações do empregador, do supervisor ou da equipe de Recursos Humanos.
Considerações sobre o conteúdo do arquivo pessoal de funcionários
Os princípios e questões fundamentais a serem considerados ao arquivar qualquer documento em um arquivo pessoal de funcionários são estes.
- O empregador precisará de um documento específico para justificar decisões se o empregador for processado? O empregador precisaria do documento em um tribunal?
- O funcionário conhece e compreende que o documento será arquivado em seu arquivo pessoal? Na maioria dos casos, os empregadores devem fazer com que o funcionário assine o documento, não para indicar concordância com o conteúdo do documento, mas para reconhecer que eles estão cientes e leram o documento.
- Nenhuma surpresa, opinião ou anotação pessoal sobre o funcionário deve ser colocada em um arquivo pessoal do funcionário. Apenas os fatos, sem pensamentos especulativos, pertencem a um arquivo pessoal de funcionários.
Conteúdo de um arquivo de pessoal do funcionário
A seguir, são apresentadas recomendações sobre a documentação que um empregador deve manter em um arquivo pessoal do funcionário.
emprego histórico
- Candidatura de Trabalho
- Currículo
- Retomar carta de apresentação
- Verificação de educação
- Verificação de emprego
- Carta de rejeição
- Posicionar a descrição do trabalho
- Registros de análise de trabalho
- Carta de oferta de emprego ou contrato de trabalho
- Contrato de agência de emprego ou agência de emprego temporário, se usado
- Informações para contato de emergência
- Formulário assinado do reconhecimento do manual do empregado que mostra o recibo do manual do empregado
- Lista de verificação de orientação de novos funcionários mostrando os tópicos cobertos e por quem
- Quaisquer acordos de transferência e documentação
- Qualquer contrato, acordo por escrito, recibo ou confirmação entre o funcionário e o empregador (como um contrato de não - venda , um contrato de trabalho ou um contrato relacionado a um carro fornecido pela empresa), por exemplo
- Vida de formulários oficiais de emprego, incluindo: pedidos de transferência , promoção , pedidos internos de emprego e assim por diante
- Qualquer outra documentação relacionada ao emprego
Desenvolvimento e Melhoria do Desempenho do Funcionário
- Cópias de qualquer avaliação de desempenho usada ou planos de desenvolvimento de funcionários
- Autoavaliações dos empregados
- Registros de quaisquer sessões de aconselhamento formal
- Notas sobre freqüência ou atraso
- Documentação do plano de melhoria de desempenho
- Relatórios de ação disciplinar
- Reconhecimento de funcionários apresentados como certificados, cartas de reconhecimento e assim por diante
- Sugestões e recomendações formais dos funcionários, respostas da organização
- Registros de treinamento
- Solicitações de treinamento
- Avaliações de Competências
- Classes de treinamento ou notificações de sessão ou agendamentos
- Avaliações de necessidades assinadas
- Relatórios de despesas de treinamento
- Reclamações de clientes ou colegas de trabalho
Registros de rescisão de emprego
- Carta de demissão do empregado
- Sair da documentação da entrevista
- Notificação de cobra
- Lista de verificação de término de emprego
- Contabilização final de todos os aspectos do emprego do funcionário, como pagamento final, pagamento de férias, retorno da propriedade da empresa e assim por diante.
Documentos adicionais relacionados a arquivos pessoais estão disponíveis.