Várias questões passam pela sua cabeça:
- Como eu começo?
- Quais são as etapas necessárias para mover o projeto da iniciação para o encerramento?
- Como eu construo uma equipe de projeto de alto desempenho?
- A quem peço ajuda neste processo? Existe um patrocinador executivo?
Este post é focado em ajudar qualquer pessoa nova a liderar uma iniciativa de projeto , comitê ou equipe para uma atividade exclusiva da organização. Quer você esteja organizando uma festa de fim de ano ou liderando iniciativas de desenvolvimento de novos produtos, as ferramentas e os processos de gerenciamento de projetos existem para aumentar sua probabilidade de sucesso.
Primeiro, entenda os 5 estágios do processo do projeto:
Enquanto eu encorajo você a ler mais sobre cada um dos 5 estágios em detalhes, saiba que eles são:
- Iniciação: iniciando o projeto.
- Planejamento: planejando todo o trabalho do projeto.
- Execução: realmente realizando o trabalho.
- Gerenciando e controlando: todo o trabalho que você faz durante o projeto para monitorar o progresso.
- Encerramento: completar e entregar o projeto e adiar a equipe.
Essas etapas são idênticas para todos os projetos.
13 etapas básicas para o principiante do projeto:
- Definir o escopo: A primeira e mais importante etapa em qualquer projeto é definir o escopo do projeto . O que é que você deve realizar ou criar? Qual é o objetivo do projeto? Igualmente importante é definir o que não está incluído no escopo do seu projeto. Se você não conseguir uma definição suficiente do seu chefe, esclareça o escopo e envie-o de volta para a confirmação. Embora o exemplo esteja um pouco fora do assunto de negócios, todos podemos relacionar-nos a uma recepção de casamento. No planejamento de uma recepção de casamento, você pode ter como seu escopo: preparar uma recepção de casamento para 100 convidados, completa com jantar, open bar, bolo de casamento e uma banda ao vivo para dançar até uma determinada data a um custo não superior a US $ 20.000.
- Determine os recursos disponíveis: Que pessoas, equipamentos e dinheiro você terá disponível para atingir os objetivos do projeto? Como gerente de projetos, você normalmente não terá controle direto desses recursos, mas terá que gerenciá-los por meio do gerenciamento matricial .
- Entenda a linha do tempo: quando o projeto deve ser concluído? Conforme você desenvolve seu plano de projeto, você pode ter alguma flexibilidade em como você usa o tempo durante o projeto, mas os prazos geralmente são fixos, como no caso da recepção de casamento. Se decidir usar horas extras para cumprir o cronograma, você deverá ponderar isso em relação às limitações de seu orçamento.
- Reúna sua equipe de projeto: junte as pessoas de sua equipe e inicie um diálogo. Eles são os especialistas técnicos. É por isso que o supervisor funcional os atribuiu ao projeto. Seu trabalho é gerenciar a equipe.
- Detalhe o trabalho, parte 1: Quais são as principais peças ou componentes que devem ser criados para concluir o projeto? Por exemplo, uma recepção de casamento requer um nível alto: um salão de recepção, comida, bebida, bolo, convidados e entretenimento. Naturalmente, cada um desses itens maiores pode ser dividido em muitos itens adicionais. Esse é o próximo passo.
- Detalhe o Trabalho, Parte 2: Em nosso exemplo de recepção de casamento acima, você provavelmente tem uma equipe ou pessoa encarregada de diferentes componentes. Trabalhe com os membros de sua equipe para esclarecer os detalhes necessários para alcançar cada item principal. O responsável pelo alimento deve entender as opções, as limitações de custo e fazer seleções que suportem o alcance do escopo . Listar as etapas menores em cada uma das etapas maiores. Quantos níveis você percorre em etapas cada vez mais detalhadas depende do tamanho e da complexidade do seu projeto.
- Desenvolva um Plano Preliminar: Reúna todos os seus passos em um plano. Uma boa maneira de fazer isso é usar uma tabela de precedência identificando quais itens devem preceder outros itens. As práticas formais de gerenciamento de projetos exigem o desenvolvimento do que é denominado diagrama de rede e a identificação do caminho crítico . Embora isso possa estar além de suas necessidades ou nível de conhecimento, a questão central é sequenciar as atividades na ordem correta e depois alocar recursos para as atividades. Perguntas a serem feitas incluem: O que acontece primeiro? Qual é o próximo passo? Quais etapas podem continuar ao mesmo tempo com recursos diferentes? Quem vai fazer cada passo? Quanto tempo vai demorar? Existem muitos pacotes de software excelentes disponíveis que podem automatizar muitos desses detalhes para você. Pergunte a outras pessoas em posições semelhantes o que elas usam.
- Crie seu plano de linha de base: receba comentários sobre seu plano preliminar de sua equipe e de quaisquer outras partes interessadas. Ajuste seus cronogramas e horários de trabalho para adequar o projeto ao tempo disponível. Faça os ajustes necessários no plano preliminar para produzir um plano de linha de base.
- Solicitar Ajustes de Projeto: Quase nunca há tempo, dinheiro ou talento suficiente atribuído a um projeto. Seu trabalho é fazer mais com os recursos limitados do que as pessoas esperam. No entanto, muitas vezes há limites colocados em um projeto que são simplesmente irrealistas. Você precisa apresentar seu caso e apresentá-lo ao seu chefe e solicitar que esses limites irreais sejam alterados. Peça as alterações no início do projeto. Não espere até que esteja com problemas para pedir as alterações necessárias. No entanto, se o seu projeto envolve um casamento, não espere ser bem sucedido pedindo muitas mudanças significativas!
- Trabalhe seu plano, mas não morra por ele: tornar o plano importante, mas o plano pode ser alterado. Você tem um plano para dirigir para o trabalho todas as manhãs. Se uma interseção é bloqueada por um acidente, você muda seu plano e segue um caminho diferente. Faça o mesmo com seus planos de projeto. Altere-as conforme necessário, mas sempre mantenha o escopo e os recursos em mente.
- Monitore o progresso da sua equipe: Você fará pouco progresso no início do projeto, mas comece a monitorar o que todo mundo está fazendo de qualquer maneira. Isso tornará mais fácil detectar problemas antes que eles se tornem problemas.
- Documento tudo: mantenha registros. Toda vez que você alterar seu plano de referência, anote qual foi a alteração e por que ela foi necessária. Toda vez que um novo requisito é adicionado ao projeto, anote de onde veio o requisito e como o cronograma ou orçamento foi ajustado por causa dele. Você não consegue se lembrar de tudo, então escreva-os para que você possa consultá-los na revisão do fim do projeto e aprender com eles.
- Mantenha todos informados: Mantenha todas as partes envolvidas no projeto informadas sobre o progresso desde o início. Deixe que eles saibam do seu sucesso ao completar cada etapa, mas também os informe sobre os problemas assim que surgirem. Além disso, mantenha sua equipe informada. Se as mudanças estão sendo consideradas, informe a equipe sobre elas o mais longe possível. Certifique-se de que todos na equipe estejam cientes do que todo mundo está fazendo.
The Bottom Line
Você não precisa ser um gerente de projeto formal para liderar uma iniciativa de projeto. No entanto, você deve aplicar as ferramentas e a lógica do gerenciamento de projetos ao trabalho de esclarecer seus objetivos, detalhando o trabalho, construindo uma equipe e executando e monitorando o trabalho. Melhor do sucesso!