O poder de um escopo de projeto cuidadosamente construído:
Uma declaração de escopo cuidadosamente especificada é um capacitador crítico do sucesso do projeto e uma parte integral da prática do gerenciamento eficaz de projetos. Os benefícios incluem:
- A declaração permite que a equipe do projeto e o (s) cliente (s) garantam que compartilhem uma visão comum dos recursos esperados, qualidade e tempo do projeto.
- O escopo permite que a equipe do projeto tenha a capacidade de identificar e envolver claramente as partes interessadas: indivíduos ou grupos que são impactados pelo projeto e obtêm seu apoio e envolvimento.
- O escopo serve para ajudar os membros da equipe a se concentrarem apenas no trabalho necessário para atender às necessidades do cliente.
- Se forem sugeridas mudanças que estão além dos limites do escopo original, a declaração serve como um guia para estimar e propor modificações. Se as alterações forem aceitas por todas as partes interessadas envolvidas, a declaração do escopo será revisada.
Criação do Escopo do Projeto:
O gerente de projeto, em conjunto com os membros da equipe, os clientes, o patrocinador executivo e os principais interessados, trabalha para entender e descrever os resultados desejados da iniciativa do projeto, geralmente referenciados como os resultados finais. Essa entrega inclui um custo ou intervalo de custo aceitável que é validado nas atividades de planejamento e estimativa.
Ele também define os principais recursos a serem incluídos, bem como o prazo para a entrega final do projeto. Uma vez acordado entre o cliente, o gerente de projeto, a equipe de projeto e o patrocinador executivo, quaisquer alterações a essa declaração de escopo devem ser feitas usando um processo de mudança cuidadosamente controlado e documentado.
Impacto em cascata do escopo do projeto em outros:
Uma vez que a declaração de escopo ou documento tenha sido acordado, as equipes de trabalho envolvidas usam as informações da declaração para estimar seu próprio trabalho, tempo e custos. Quanto mais precisa e precisa for a declaração do escopo, mais provável é que as equipes de trabalho produzam estimativas precisas e requisitos de recursos.
As declarações do escopo do projeto identificam o que não está incluído na iniciativa:
Não é incomum que o documento de escopo do projeto também liste itens específicos que não fazem parte do escopo do projeto e, portanto, são excluídos do trabalho a ser entregue. Por exemplo, um projeto para construir uma casa pode estipular que a obtenção de licenças ambientais deve ser feita pelo proprietário e está fora do escopo do projeto do empreiteiro que está construindo a casa.
O impacto de um escopo de projeto mal construído:
A falta de clareza em torno do escopo do projeto é uma fonte comum de estresse e falha do projeto.
Um documento de escopo vago ou ambíguo deixa muitas questões em aberto para debates e decisões de julgamento desinformadas, impactando os recursos, a qualidade, o prazo e o custo da iniciativa.
Outro desafio com uma declaração de escopo vaga juntamente com processos de mudança fracos é chamado: escorregamento de escopo. A fluência de escopo ocorre quando as solicitações e as equipes de trabalho do cliente adicionam recursos adicionais à entrega, além da intenção ou dos limites dos planos originais.
Mudando o escopo:
Embora mudanças freqüentes no escopo atrasem a conclusão do projeto e potencialmente adicionem custos significativos, há algumas situações em que é necessário e razoável ajustar o escopo. Os Gerentes de Projeto contam com um processo de "gerenciamento de mudança" que identifica a mudança solicitada, revisa todas as estimativas de tempo, custo e carga de trabalho correspondentes e reavalia o projeto em busca de novos riscos, dada a mudança.
Tipicamente, o gerente de projeto e o patrocinador executivo tomam a decisão final de mudar o escopo uma vez que a situação tenha sido totalmente analisada. As alterações são documentadas em um log de decisões e, em seguida, comunicadas à equipe maior do projeto.
Também conhecido como requisitos do projeto, objetivos do projeto
Exemplos: O escopo do projeto foi a entrega de um site de uma página, em conformidade com as especificações do projeto, em até duas semanas.