Embora essa definição possa parecer complexa, os princípios de gerenciamento de projetos estão realmente enraizados no senso comum e na praticidade.
Se você deseja fornecer gerenciamento de projetos para seus clientes ou seu objetivo é se tornar um gerente de projetos, considere os fundamentos do gerenciamento de projetos passo a passo. Antes de começar, determine se o serviço que você está prestes a oferecer (ou a tarefa que você está assumindo) é realmente um projeto.
Gerenciamento geral versus gerenciamento de projetos
Como você decide se algo é ou não é um projeto? Para dividir isso, separe as duas áreas diferentes de gerenciamento em gerenciamento funcional (ou geral) e gerenciamento de projetos.
O gerenciamento funcional ou geral é a operação contínua de uma tarefa. Um exemplo seria se você possui uma empresa de tecnologia e tem um cliente para o qual fornece suporte de backup e gerencia continuamente sua conta anual, fazendo o backup de seus servidores e fornecendo um relatório de atividades semanalmente. Se você fizer isso por cinco anos e tiver um contrato renovável com o cliente, seu trabalho é contínuo e, portanto, geral ou funcional.
Se, no entanto, seu cliente quiser implementar um novo sistema de gerenciamento de conteúdo e tiver um ano para desenvolver o novo sistema e pedir para você liderar seu desenvolvimento, seu cliente o envolveu em um projeto.
Da mesma forma, se você trabalha com recursos humanos e seu trabalho é gerenciar o orçamento do departamento e supervisionar os associados juniores, então você tem um trabalho funcional, porque é um trabalho contínuo que não tem um acabamento definido.
Por outro lado, se você tiver o mesmo cargo de RH e o diretor de seu departamento solicitar que você implemente um novo programa de recrutamento (e forneça um prazo e orçamento) e torne-o o gerente de projeto, então este é um projeto porque tem uma data de início e término e a tarefa acontece apenas uma vez.
Visualizando seu projeto em três partes
Agora que você entende a essência do que constitui um projeto, você pode dar uma olhada mais de perto no gerenciamento de projetos. Usando o programa de recrutamento como exemplo, agora que você sabe que há necessidade de um projeto, o próximo passo é delinear o escopo, o tempo e o orçamento necessários.
O gerenciamento de projetos é o planejamento, organização e controle do escopo, orçamento e tempo do projeto do programa de recrutamento. Para ajudar a visualizar o projeto, desenhe uma pirâmide simples. Cada linha da pirâmide representa uma das três partes principais de um projeto (ou seja, escopo, tempo e orçamento). O espaço vazio no meio da pirâmide é a qualidade do produto entregue. A pirâmide é uma ferramenta importante para se ter em mente ao planejar seu projeto porque, à medida que suas três partes principais aumentam ou diminuem, a qualidade do produto é afetada.
O escopo do projeto
Definir o escopo geralmente é a parte mais difícil e complexa do gerenciamento de projetos.
Os detalhes de um projeto são geralmente desconhecidos no início, portanto, estimar quais atividades e tarefas são necessárias para executar o projeto são cuidadosas. O escopo consiste em todas as várias atividades e tarefas que serão realizadas para produzir o produto final que você fornecerá. Definir o escopo do projeto ajudará você a determinar o tempo e o orçamento necessários para concluir o projeto. Uma boa maneira de começar é simplesmente escrever o que você acha necessário para concluir a tarefa. Em seguida, consulte os outros para obter uma visão abrangente de todas as atividades envolvidas.
A hora do projeto
Depois de estabelecer um escopo inicial, você pode começar a atribuir um tempo a cada atividade e tarefa e, além disso, observar os projetos em geral. Pergunte a si mesmo quais atividades acontecerão ao mesmo tempo e quais acontecerão sequencialmente.
Além disso, preste muita atenção a quantas pessoas revisarão as atividades do projeto, pois isso afetará o tempo necessário para concluir uma etapa. É surpreendente o tempo que uma tarefa simples pode levar quando três pessoas precisam revisá-la. Depois de calcular o tempo que levará para concluir as atividades e tarefas cumulativas, você estará pronto para criar um cronograma de projeto para a equipe do projeto seguir.
O orçamento do projeto
Neste ponto, você estabeleceu o que (escopo) e a duração (tempo) de um projeto. Agora é hora de determinar o orçamento. Assim como calcular a quantidade de tempo de um projeto, muitas vezes você terá que consultar outras pessoas, incluindo os líderes de departamento, para determinar um orçamento preciso. Um orçamento consiste em várias considerações, incluindo o uso de pessoas e materiais envolvidos nas atividades realizadas e por quanto tempo eles (ou seja, as pessoas) serão necessários e os materiais usados.
Comunicação é chave
Muitas vezes, um cliente (ou chefe) quer um projeto concluído dentro de um prazo e orçamento pré-determinados, sem considerar o escopo do projeto. O problema com isso é que quase sempre, o escopo do projeto não pode ser razoavelmente concluído, dadas as restrições de tempo e orçamento. Consequentemente, parte do gerenciamento de projetos está negociando os termos do escopo do projeto com um cliente ou chefe. Durante todo o processo de negociação, bem como toda a duração do projeto, uma boa comunicação clara é a habilidade mais importante que você precisará. Quanto mais claramente você comunicar os desafios ao longo do caminho, mais feliz será seu cliente ou seu chefe.