Projetos formais seguem um processo de cinco etapas como segue
- Iniciação: formação de equipe de projeto, fretamento de projeto e kick-off.
- Planejamento: finalizando o escopo do projeto, definindo a análise detalhada do trabalho, avaliando o risco, identificando os requisitos de recursos, finalizando o cronograma e preparando o trabalho real.
- Execução: executando o trabalho real requerido pela definição e escopo do projeto.
- Monitorar e controlar: o gerenciamento , o relatório e o controle reais dos recursos e orçamentos durante a fase de execução.
- Encerramento do projeto: entrega do projeto, avaliação das lições aprendidas, adiamento da equipe do projeto.
Fluxo Tradicional do Projeto
Independentemente do tamanho do projeto, o movimento pelas etapas é o mesmo. O projeto é iniciado ou iniciado com um documento que identifica o gerente do projeto e descreve a importância do projeto.
Depois que o projeto é iniciado, ele passa para a fase de planejamento. Aqui, as equipes principais e de trabalho identificam o trabalho necessário a ser concluído para atingir o escopo do projeto e desenvolver estimativas e avaliações de tempo, custos, recursos e riscos.
Após a fase de planejamento, o trabalho começa e ocorre em uma ordem definida necessária para passar de atividades predecessoras ou precedentes para atividades sucessoras.
As dependências do projeto desempenham um papel importante nessa fase.
Enquanto a execução prossegue, o gerente de projeto e os membros da equipe monitoram, relatam e controlam o projeto geral, com ênfase nas atividades do caminho crítico. Esse trabalho continua até que a fase de execução seja concluída e o projeto seja entregue ao cliente.
A fase final, o fechamento do projeto, envolve encerrar a entrega, avaliar as lições aprendidas e adiar a equipe do projeto para que os membros possam passar para a próxima iniciativa.
Para projetos do tipo desenvolvimento ágeis ou iterativos, o planejamento e a execução ocorrem em curtos ciclos ou sprints, com as etapas se repetindo até que o projeto seja concluído para satisfação do cliente.
Explicação Detalhada para Cada Estágio
Iniciação: A iniciação de um projeto sólido não apenas definirá seu projeto para o sucesso, mas também lançará as bases para todos os estágios futuros. Durante o início, você receberá os membros da equipe do projeto, os informará sobre as metas gerais do projeto e fará ao cliente ou ao proprietário do projeto tantas perguntas quanto possível para que você possa planejar o projeto com eficiência. Também é um ótimo momento para aumentar o entusiasmo da equipe em relação ao projeto e coletar todos os detalhes de última hora que possam influenciar o planejamento do projeto. Etapas adicionais incluem:
- Análise das partes interessadas
- Atribuição de um patrocinador executivo
- Desenvolvimento e comunicação de documentos charter
- Reunião de início formal
Planejamento : Depois de iniciar o projeto e reunir todas as informações relevantes, você começará a planejar seu projeto. O estágio de planejamento depende do tamanho do seu projeto, da quantidade de informações que você precisa organizar e do tamanho da sua equipe.
O resultado final do planejamento deve ser um plano ou cronograma claro do projeto , a partir do qual todos seguirão suas tarefas designadas. Usar um programa de planejamento de projeto como o Microsoft Project ou o Basecamp é extremamente útil ao planejar um projeto. Se você não tiver acesso a um desses programas, faça uma pesquisa geral on-line para obter um software gratuito de planejamento de projetos. Embora o uso de um programa de planejamento de projetos seja útil, nem sempre é necessário. Usar o Excel e o Word para criar seu plano e comunicá-lo à equipe é igualmente eficaz. Tarefas específicas na fase de planejamento incluem:
- Criando um plano de comunicação para as várias partes interessadas
- Desenvolver uma estrutura detalhada de detalhamento do trabalho.
- Identificando o caminho crítico .
- Traçar recursos no plano do projeto e refinar o seqüenciamento do trabalho com base nas dependências do projeto e restrições de recursos.
- Desenvolvendo um cronograma detalhado.
- Avaliação de riscos e desenvolvimento de um plano de priorização e mitigação de riscos.
Execução: Agora que você tem um plano de projeto sólido, a equipe pode começar a executar o projeto em relação às tarefas atribuídas. É a fase em que todos realmente começam a fazer o trabalho. Você quer iniciar oficialmente o estágio de execução com reuniões presenciais para garantir que todos tenham o que precisam para começar a executar sua parte do projeto. Preparar a equipe no caminho certo é essencial para o sucesso do projeto, portanto, articule claramente o cronograma e o plano de comunicação.
Monitore e Controle: Enquanto o projeto está no estágio de execução, você começará a monitorar e controlar o projeto para garantir que ele esteja se movendo conforme o planejado. Há várias maneiras de monitorar e controlar um projeto. Check-ins casuais com líderes de equipe, "stand-ups" diários organizados ou reuniões de status semanais mais formais são eficazes. As informações que saem dessas reuniões ou canais de comunicação informarão o ciclo de feedback e, em última análise, qualquer replanejamento e ajustes necessários ao projeto. Atividades importantes adicionais nesta etapa incluem:
Aderir ao seu plano de comunicação pré-estabelecido para garantir a conscientização das partes interessadas sobre o status do projeto.
Acompanhamento de equipes de trabalho e atividades de trabalho no caminho crítico.
Identificar oportunidades para melhorar o desempenho do cronograma rastreando ou concluindo atividades em paralelo ou, quando necessário, interrompendo o cronograma adicionando recursos.
Monitorando os custos reais versus planejados.
Em alguns casos, monitorar, calcular e relatar o valor agregado para o plano do projeto.
Monitorar e mitigar riscos e refinar o plano de riscos conforme necessário.
Fechamento do Projeto: Uma vez que todos os detalhes e tarefas do seu projeto estejam completos e aprovados pelo cliente ou proprietário do projeto; você pode finalmente fechar seu projeto. O fechamento de um projeto é tão importante quanto sua iniciação, planejamento e execução. Você vai querer documentar todas as informações do projeto e organizá-las cuidadosamente para que possa voltar a elas, se necessário. Também é um bom momento para realizar um post-mortem no projeto para que todos os membros da equipe possam refletir sobre o que deu certo ou errado durante o projeto. Ele também deve ser documentado para que o resultado possa ser compartilhado com outros membros do projeto e arquivado em uma pasta de histórico do projeto. Finalmente, é importante adiar formalmente a equipe do projeto, fornecendo feedback e avaliações de desempenho, conforme indicado pela política da sua empresa.
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Atualizado por Art Petty