E como você pode construí-los
Você já ouviu falar do livro de Stephen Covey, Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes . Hoje, vamos analisar os 10 hábitos que os gerentes de projetos altamente bem-sucedidos compartilham.
Eu vi esses hábitos serem mencionados repetidas vezes em avaliações de desempenho e em revisões de final de projeto, em que o cliente, equipe ou patrocinador está oferecendo feedback ao gerente de projeto.
Você não precisa ter 10 anos de experiência para entregar com sucesso todas as vezes. Ao mudar seus hábitos e aprimorar suas habilidades, você pode melhorar drasticamente as chances de o seu projeto ser um sucesso (e ter um tempo menos estressante no trabalho também).
E em nenhuma ordem particular (além do número 10) vamos começar!
Usando a equipe certa
Os gerentes de projetos mais eficazes e bem-sucedidos conhecem as capacidades dos membros da equipe. Isso significa que eles podem alocar o trabalho certo para as pessoas certas.
Usar o recurso errado em uma tarefa pode fazer com que demore mais ou seja mal feito. Ajuda a conhecer os pontos fortes e fracos dos indivíduos que trabalham com você, para que você possa alocá-los melhor nas tarefas do projeto.
Gerenciando problemas do projeto
Todos os projetos atingem problemas de tempos em tempos. Gerentes de projetos bem-sucedidos não deixam que isso os preocupe. Eles conhecem os processos de gerenciamento de problemas e também a melhor maneira de lidar com problemas à medida que surgem.
Voce tambem pode fazer isso. Depois de saber como avaliar um problema de projeto, você verá que o gerenciamento de problemas se torna um hábito fácil de incorporar à sua rotina semanal. Reserve algum tempo para passar pelo seu registro de problemas a cada semana e, em breve, você descobrirá que é fácil manter o controle dos problemas.
Lidando com mudanças
Os projetos são projetados para mudar as coisas, mas esse tipo de mudança está acontecendo com outras pessoas! É mais difícil gerenciar as mudanças que são direcionadas diretamente à equipe do projeto, alterando o cronograma detalhado do projeto e criando novos trabalhos e um monte de atualizações de documentação.
Gerentes de projetos bem sucedidos têm um processo de gerenciamento de mudanças que eles seguem. Seguir os passos definidos torna mais fácil transformar qualquer ação em um hábito porque é estruturado e repetitivo.
O processo de gerenciamento de mudanças é assim:
- Receber informações sobre a mudança
- Avalie a mudança
- Estabeleça quanto trabalho seria para fazer a mudança
- Prepare uma recomendação sobre se vale a pena ir em frente.
Então você recebe uma decisão do seu patrocinador sobre se você deve incorporar a mudança ou não.
Nota: Você pode aprovar algumas pequenas alterações, desde que estejam dentro de seus níveis de autoridade e responsabilidade.
Os gerentes de projetos bem-sucedidos sabem que lidar com as mudanças faz parte do trabalho e têm um plano para lidar com elas conforme e quando surgirem.
Gerenciando Custos do Projeto
É altamente provável que o seu projeto venha a incorrer em custos, mesmo que você não tenha controle total sobre as linhas da bolsa. Ser capaz de gerenciar elementos financeiros em seu controle tem que ser um hábito.
Se você não o abordar regularmente e rotineiramente, verá que o trabalho se torna tão grande que é impossível se sair bem.
Os gerentes de projetos fantásticos ficam no topo das despesas com sistemas de arquivamento que funcionam para faturas, cotações e estimativas. Adquira o hábito de usar seu software de orçamento (mesmo que seja apenas uma planilha).
Você não pode gerenciar seus custos de projeto até ter um plano do que vai gastar. Leia isto sobre como criar um orçamento de projeto para que você possa começar.
Consolidação de equipe
A equipe do projeto provavelmente não irá trabalhar para você, então por que a equipe de construção é parte dos hábitos dos gerentes de projeto bem-sucedidos?
É porque você precisa deles para trabalhar efetivamente juntos e você precisa que os indivíduos envolvidos no projeto cheguem rapidamente a um ponto em que eles confiam uns nos outros. Você consegue isso construindo a equipe.
Fique atento a situações em que seu time está desmoronando. Comportamento de intimidação , em particular, é inaceitável.
Entendendo Processos
O sexto hábito de gerentes de projetos altamente bem-sucedidos é que eles entendem os processos que existem dentro de sua esfera de controle.
Isso significa que eles sabem quais procedimentos de trabalho precisam ser seguidos. Eles não perdem tempo tentando descobrir como escrever um business case porque sabem que há um procedimento para isso e podem seguir os passos.
Os gerentes de projetos mais bem-sucedidos não são escravos do processo. Eles sabem quando a coisa certa a fazer é seguir o processo. Eles sabem quando é melhor ajustá-lo levemente para tornar as tarefas mais fáceis para todos. Um exemplo disso seria remover a burocracia de um projeto pequeno, adequando os processos adequadamente.
Atualizando o Agendamento
Os cronogramas do projeto não devem ser deixados ao acaso, e os gerentes de projetos mais bem-sucedidos terão o hábito de verificar regularmente a precisão dos seus cronogramas e atualizá-los.
Há muitas maneiras de acompanhar o progresso do seu projeto, mas o mais importante é que você faça isso! Se você está lutando para tornar esse hábito seu, então reserve uma pequena reunião em seu diário com você e sua agenda uma vez por semana. Use o mesmo horário a cada semana e reserve 30 minutos para revisar onde você está e onde precisa estar. Faça as alterações necessárias, informe a equipe e continue com o projeto.
Observação: se as alterações na programação afetarem a data final do projeto ou a data de entrega dos principais marcos , fale com o patrocinador. Você não deve mudar os fundamentos do seu plano de linha de base sem passar por um processo formal de aprovação.
Gerenciando o risco do projeto
Saber o que incluir no seu registro de riscos é uma coisa, mas revê-lo e agir sobre os riscos levantados é algo diferente.
Não é suficiente usar o começo do seu projeto para identificar riscos e depois não pensar neles novamente. O gerenciamento de riscos precisa fazer parte dos seus hábitos de projeto porque, sem ele, você perceberá que os riscos se transformam em problemas e criam problemas para você.
É outra área em que os processos padrão e a reserva de um slot regular para fazer uma análise de risco podem ajudar. Você pode incluí-lo como parte de suas reuniões de equipe. Crie o hábito de revisar seus riscos com a equipe, fechar qualquer um que não seja mais uma ameaça e planejar ações para aqueles que você deseja atenuar.
Tempo de rastreamento
Os gerentes de projeto sabem muito sobre o gerenciamento do tempo do projeto , mas isso tende a estar no domínio do agendamento e planejamento. O que estamos falando é o rastreamento do tempo de forma mais regular e diária. Estamos falando de quadros de horários.
As equipes de projeto geralmente não gostam de usar planilhas de horas, se não o fizeram antes. Muitas ferramentas de software de gerenciamento de projetos têm rastreamento de tempo inerente ao produto. Isso pode facilitar a introdução da mudança para o rastreamento de tempo como uma equipe.
Independentemente de você rastrear ou não o tempo da sua equipe (o que é recomendado), é importante que você saiba onde seu tempo se passa em um dia. Você deve ter o hábito de manter uma nota de como você gasta seu tempo. Isso ajudará você a entender se está gastando tempo nas tarefas do projeto de prioridade máxima. Você pode pensar que é, mas é você? Timesheets ou registro de horas de alguma forma ajudarão, mesmo que seja apenas um registro de hora em hora em um bloco de notas.
Entregando Mudança nos Negócios
Finalmente, o hábito que torna os gerentes de projetos mais bem-sucedidos é a capacidade de equiparar os resultados do projeto aos resultados do negócio. Seu projeto foi projetado para alcançar algo incrível para a empresa, e você fez isso. Ótimo.
Mas se os usuários não usarem o produto ou o software ficar desatualizado ou se os clientes não ficarem tão impressionados quanto você, o seu projeto será uma perda de tempo.
As equipes de projeto mais bem-sucedidas certificam-se de que sabem quais resultados de negócios estão visando. Eles criam uma solução que proporciona a mudança nos negócios de maneira sustentável. O que eles entregam quando o projeto termina é totalmente utilizado e totalmente adotado pelo cliente. É um sucesso porque foi construído para ser um sucesso desde o início.
Entender os objetivos de negócios é um critério fundamental para qualquer gerente de projeto que queira causar impacto nos clientes e partes interessadas. Se você puder mostrar que entregou algo de valor, será fácil demonstrar o impacto e o valor que você traz para a empresa.
Tenha o hábito de perguntar às partes interessadas o valor comercial que elas esperam e como querem usar o que seu projeto está oferecendo para elas. Fale com eles sobre como eles definem o sucesso. Você pode criar isso em um processo repetitivo no início de cada projeto.
Quantos hábitos para o sucesso você tem?
Depois de ler a lista, quantos desses hábitos você já tem? Provavelmente existem coisas aqui que você faz hoje e outras que você sabe que deve fazer mais esforço para fazer regularmente. A boa notícia é que criar um novo hábito é relativamente fácil se você estiver comprometido em fazê-lo. Em breve, essas coisas serão de segunda natureza e você estará no caminho certo para ser um dos gerentes de projetos mais bem sucedidos de sua empresa.
Em quais você vai começar a trabalhar e construir sua rotina semanal?
Leitura Adicional
Eu recomendo ler The Power of Habit, de Charles Duhig.