5 maneiras de distinguir o trabalho do projeto e o trabalho usual
Quando falo com pessoas em equipes, elas geralmente me dizem que não têm certeza se estão trabalhando em um projeto ou "apenas" fazendo uma função de negócios como de costume. Ambas as funções são exigidas em uma organização e igualmente válidas, mas podem ajudar a entender em que você está trabalhando, para que você possa enxergar melhor onde ela se encaixa na organização como um todo.
Vamos esclarecer a diferença para que você esteja confiante no que é um projeto e no que faz parte do negócio como de costume. Existem cinco diferenças principais entre o trabalho do projeto e o trabalho normal. Você frequentemente verá "business as usual", abreviado como BAU.
Projetos Mudam o Negócio; BAU identifica mudança
Primeiro, há uma diferença em como as mudanças são tratadas.
Operações normais, como de costume, executam os negócios. Eles mantêm as luzes acesas. Eles atendem clientes e atingem alvos. As equipes da BAU também são as primeiras a saber quando os processos de negócios existentes não estão funcionando e não são mais adequados para o propósito. Quando isso acontece, as equipes do BAU são as que identificam a necessidade de mudança.
Um gerente, como parte de uma revisão estratégica, pode sugerir quais mudanças precisam ser feitas para que a divisão ou unidade de negócios atinja suas metas. Ou, uma faísca brilhante em um departamento pode apresentar uma sugestão de mudança através de um esquema de sugestão de empregado.
No outro extremo do espectro, você pode ter um caso de negócios completo produzido por um gerente sênior para fornecer as mudanças necessárias para ajudar sua divisão a atingir suas metas para o ano.
Não é apenas simplificar os processos de negócios. Aqueles que trabalham em funções BAU também podem perceber que a mudança é essencial por causa de mudanças no quadro regulamentar ou como parte da situação competitiva da organização.
A equipe da linha de frente trabalha para oferecer uma estratégia, e eles sabem o que querem ser diferentes para chegar lá.
Projetos são o mecanismo para implementar essa mudança. Os projetos entregam a mudança para e através das funções do BAU usando o gerenciamento de projetos. Vamos esclarecer o que é gerenciamento de projetos. A organização do projeto trabalha na entrega da mudança que as equipes da BAU identificaram. Isso acontece depois de passar por um processo de aprovação de projeto, que normalmente é um caso de negócios e aprovação da alta administração.
Isso não quer dizer que as pessoas em uma função de projeto não possam sugerir melhorias na prática de negócios, mas estarão fazendo isso sob o papel de funcionários, e não como parte do papel do projeto.
Essa divisão, que você também ouvirá resumida como "mudar o negócio, administrar o negócio", também é perceptível no final dos projetos. A mudança que um projeto implementa é entregar uma saída. Isso pode ser um novo software, um prédio, um novo serviço ou qualquer outra coisa. A equipe da BAU é responsável por fazer isso e aproveitá-la para oferecer benefícios comerciais. Em outras palavras, o projeto oferece a capacidade de obter benefícios, e as operações do BAU usam essa capacidade para obter os benefícios.
Projetos Gerenciar Risco; BAU mitiga o risco
Para que as funções do business as usual sejam eficazes, você verá que as equipes da BAU procuram mitigar todos os riscos para as operações. Tirar a incerteza do negócio para uma melhor estabilidade organizacional e processos repetitivos é uma coisa boa.
Por sua própria natureza de ser único e incerto, os projetos exigem um elemento de risco. A empresa está dando um salto para o desconhecido apenas fazendo um projeto, pois introduz mudanças e oferece algo que não existia antes.
As equipes de projeto, portanto, abordam o risco de uma maneira diferente do lado BAU da organização. Os gerentes de projeto buscam gerenciar os riscos, positivos e negativos , para obter os melhores resultados. Isso pode incluir mitigar o risco para tentar limitar a probabilidade de que isso aconteça, mas inclui também outras estratégias de gerenciamento de risco.
É improvável que você extinga o risco em um projeto, mas você pode ser capaz de fazer isso por boas razões operacionais para o seu trabalho BAU.
Projetos são vinculados por tempo; A BAU está em andamento
Os projetos têm início, meio e fim. Este é o ciclo de vida do projeto . De fato, a característica mais definidora de um projeto é que ele termina. O gerente de projeto e a equipe do projeto trabalham no projeto durante esse período. Em seguida, a equipe é desfeita durante a fase de entrega e fechamento no final.
BAU não pára. Você pode, é claro, fechar uma função ou interromper um processo se ele não for mais necessário para o negócio - embora isso seja gerenciado como um projeto !. Uma função BAU produz trabalho contínuo sem data final previsível.
Projetos podem ser capitalizados; BAU geralmente não pode ser
Os projetos podem ser capitalizados e muitas vezes BAU não pode ser - você confia em despesas operacionais para o seu negócio em curso como o trabalho normal. Em outras palavras, os tratamentos contábeis para projetos e 'outras' tarefas são diferentes.
O financiamento de projetos geralmente está relacionado a colocar um ativo em serviço, o que significa que os custos podem ser capitalizados. Em alguns casos, dependendo de onde você estiver no mundo e de suas regulamentações contábeis locais, você pode até mesmo reduzir os custos do projeto abaixo da linha.
Os custos de BAU são normalmente considerados opex (despesas operacionais) e são rastreados nas contas de lucros e perdas da empresa.
Financiamento de projetos e financiamento de negócios, em geral, é uma área muito especializada, por isso é sempre melhor seguir o conselho de seus especialistas em Finanças antes de fazer qualquer julgamento sobre o que deve ou não ser capitalizado em sua organização. As regras contábeis diferem de país para país e, até mesmo, de organização para organização, onde as empresas individuais têm processos e formas particulares de fazer as coisas.
Em caso de dúvida, verifique sempre!
Projetos envolvem equipes multifuncionais; BAU envolve equipes funcionais
Finalmente, há uma grande diferença na composição das equipes de projeto. Os projetos tendem a envolver equipes multidisciplinares de especialistas reunidas para fornecer uma saída específica. Saber como motivar uma equipe de projeto é importante porque às vezes os projetos começam sem que o objetivo seja comunicado a todos. Se as pessoas não têm uma compreensão clara do que estão trabalhando, elas tendem a não fazer o melhor trabalho.
Equipes de projeto são formadas por pessoas que preenchem papéis específicos. Estes não são títulos de trabalho, mas posições dentro do projeto com responsabilidades distintas. As principais funções de uma equipe de projeto são:
- Patrocinador do projeto
- Gestor de projeto
- Fornecedor Sênior (a organização responsável por fazer o trabalho, que poderia ser uma equipe interna como a TI ou um contratado ou fornecedor externo)
- Cliente (pode ser um cliente interno, como um gerente de departamento diferente ou, em uma organização de serviços ao cliente, o cliente para quem você está entregando o projeto)
- Especialistas no assunto (pessoas trazidas para a equipe durante a duração do projeto ou parte dele que usa seus conhecimentos para contribuir para o sucesso do projeto).
Saiba mais sobre os papéis em uma equipe de projeto .
O trabalho da BAU, por outro lado, é gerenciado por equipes funcionais. Eles são especialistas em si mesmos, mas agrupados como uma divisão e, normalmente, com menos sobreposição interfuncional com outros departamentos do que com equipes de projeto.
Normalmente é muito claro o que eles devem estar trabalhando e os objetivos para a equipe. Eles terão metas claras e uma visão para o papel que o departamento desempenha na empresa. Um exemplo seria uma equipe de atendimento ao cliente, que trabalha como parte de uma divisão maior de atendimento ao cliente que lida com chamadas e e-mails de clientes sobre seu produto.
É complicado: há sobreposição. Por exemplo, um líder de equipe na central de atendimento ao cliente é um especialista em seu campo. Eles podem ser destacados para uma equipe de projeto para gerenciar um pacote de trabalho e os recursos relacionados à entrega de parte de um projeto relacionado ao contato com o cliente. Mas em seu trabalho de projeto, eles estão assumindo o papel de Especialista no Assunto, não o Líder da Equipe de Serviços ao Cliente. Como membro da equipe do projeto, eles serão responsáveis por sua parte do orçamento do projeto e terão um alto grau de discrição sobre como o trabalho é realizado para atingir as metas finais. Eles podem não ter isso em seu papel BAU.
O conflito entre BAU e projetos
Trabalho de projeto e trabalho BAU podem sentar-se bem lado a lado, mas na maioria das vezes há uma tensão. Isso acontece porque os projetos tentam mudar o status quo. O status quo funciona muito bem, e as pessoas, na maioria das vezes, não gostam de mudanças, então sempre haverá um pouco de tensão ali.
Segundo, quando você está pedindo às pessoas para se juntarem à sua equipe de projeto, elas podem sofrer um conflito de lealdade. É sua primeira responsabilidade para o trabalho do dia ou o projeto? Objetivos claros e um forte compromisso com o projeto da administração podem ajudar aqui, bem como manter as linhas de comunicação abertas para que saibam quais devem ser as prioridades da empresa e da equipe.
Em terceiro lugar, manter o negócio funcionando é sempre a prioridade. Isso tem uma implicação para as equipes de projeto que podem ver seu corte de fundos, recursos-chave recuados para funções de BAU e cronogramas atrasados porque o trabalho de manter as operações cotidianas da organização em andamento está puxando o foco.
Os gerentes de projeto podem ficar frustrados com isso, mas sempre será assim e deveria ser. Não há nenhum ponto em entregar um projeto fantástico se a empresa falir enquanto isso e não houver mais ninguém para usar o que você construiu!
Com essas diretrizes em mente, deve ser fácil ver se você está trabalhando em projetos, BAU ou ambos.