As funções de gerenciamento de projetos que você precisa em sua equipe

Como cada membro contribui

O tipo de projeto que os gerentes de projetos profissionais executam geralmente é de grande escala e complicado. Eles exigem a entrada de um número de pessoas, incluindo você como gerente de projeto.

Nem todo mundo está ciente de cada papel e exatamente o que eles fazem, então vamos descrevê-los para você aqui.

Patrocinador do projeto

Muitas vezes, em uma grande organização, uma pessoa de alto nível, possivelmente um gerente sênior ou diretor, atuará como patrocinador do projeto.

Este papel pode frequentemente ser como a relação de trabalho que um presidente de uma empresa tomaria com um CEO : o de amigo crítico / suporte moral / comunicador-chave para uma variedade de audiências (assumindo o papel apropriado dependendo do contexto). Mas o papel é um pouco mais complexo do que isso.

O patrocinador do projeto é seu defensor no mais alto nível, trabalhando com você mais de perto do que qualquer outra pessoa na equipe de gerenciamento sênior. Eles apresentam seu progresso para a gerência sênior e são responsáveis, com você, pelo sucesso ou não do projeto.

Eles têm uma visão mais ampla do que está acontecendo na organização como um todo e podem ver onde o projeto se encaixa no quadro geral. Eles serão capazes de orientar o projeto para atingir seus objetivos, conforme estabelecido pela alta administração e dentro do contexto da direção de viagem da organização. Eles podem fazer arranjos para que recursos adicionais sejam disponibilizados e abrir portas que possam ser fechadas para você como gerente de projeto devido à sua relativa falta de senioridade.

Essencialmente, o patrocinador do projeto existe para apropriar-se da oportunidade ou necessidade de negócios e levá-lo adiante para garantir que os problemas sejam tratados e os benefícios percebidos, enquanto se pode resolver questões fora do controle do gerente do projeto.

Gerente de Projetos (That's You)

Você é o centro deste projeto.

Você precisa saber quais são os objetivos, onde isso se encaixa no quadro maior e, ao mesmo tempo, lidar com grande parte dos detalhes em todas as etapas.

Você é o planejador (incluindo a manutenção do gráfico de Gantt ), o organizador e o implementador e aquele que precisa ter as habilidades de gerenciamento de projetos para garantir que tudo, incluindo o sucesso, seja medido e relatado com precisão.

Você precisa ser um juiz objetivo de muito do que está acontecendo, ao mesmo tempo em que está no coração subjetivo de tudo o que está acontecendo.

Cliente / Cliente do Projeto

Esta é a pessoa que é responsável pelo pagamento do trabalho. Muitas vezes esta é a equipe responsável pelo problema ou oportunidade que o projeto foi estabelecido para examinar. Eles são as pessoas com mais a ganhar com o projeto, por isso é o seu orçamento que está em risco.

Fornecedores

Quando seu projeto requer conjuntos de habilidades de nicho, eles geralmente são encontrados fora da equipe interna de sua organização. Os materiais necessários para um projeto geralmente também vêm de fora da sua organização - sejam eles estoques de papel, asfalto ou drones de fotografia aérea.

Essas habilidades ou materiais adicionais serão muitas vezes vitais para o sucesso de um projeto. Não ter o profissional correto ou os tijolos chegarem tarde (ou cedo) pode ter um efeito prejudicial sobre o sucesso do seu projeto.

O Conselho do Projeto

Os grupos acima geralmente formam o quadro do projeto. O conselho geralmente tem pessoas importantes que podem ser vistas para representar os diferentes interesses do projeto. Estes são frequentemente vistos em grupos compostos por:

A diretoria é geralmente presidida pelo patrocinador do projeto e é o fórum onde o projeto é encaminhado para uma conclusão. O gerente de projeto faz parte desse grupo e usa-o para se comunicar com esses principais interessados, relatar e tomar orientações sobre como o projeto precisa se desenvolver.

Coordenador de projeto

Grandes projetos também podem se beneficiar de um coordenador de projeto para ajudar com o administrador. Isso garante que as tarefas mundanas, porém vitais, sejam realizadas. Isso pode cobrir os minutos de reuniões (há algumas dicas para escrever minutos aqui, faturamento ou pedido de papel de carta.

Os gerentes de projeto às vezes podem se sentir tentados a fazer essas tarefas sozinhos, mas essas tarefas são simples, mas cada uma pode ser um dreno no tempo. Você deve estar gerenciando o projeto, não gerenciando o administrador - que é um importante conjunto de habilidades, mas os gerentes de projeto devem saber quando delegar.