Quando a multitarefa torna você menos produtivo, tente isso
Eu adorava multitarefa.
Eu pensei que isso me tornaria mais produtivo e me faria parecer sobre-humana, fazendo um pouco disso e um pouquinho disso tudo ao mesmo tempo, mas os resultados provaram o contrário: eu nunca consegui fazer nada no final do dia e estava muitas vezes frustrado.
A pesquisa da Universidade de Stanford também provou que eu estava errado. A Forbes traz uma história sobre um estudo da Universidade de Londres que mostra que a multitarefa não só faz com que você seja menos produtivo, como também faz você ser burro!
Então, eu corri para o método GTD. Parecia incrível e eu criei uma versão simplificada para me ajudar a ser mais produtiva e feliz no trabalho.
Aqui está como eu faço isso.
01 1. Pense nisso
Pode ser qualquer coisa, desde assinar um contrato comercial até realizar uma campanha de caridade. Ou pode ser uma viagem da equipe da empresa, como no meu caso.
Eu sabia exatamente o que eu quero alcançar, então esse era o meu destino. Não havia necessidade de se preocupar em como chegar lá porque eu sabia que iria preencher os detalhes mais tarde.
02 2. Esvazie
Assim como David Allen disse, sua mente é ter idéias, não segurá-las.
Agora você fez a parte mais fácil, vamos para o próximo passo: tire todos os seus pensamentos da sua cabeça.
Eu sabia que a maioria dos nossos funcionários gostaria de visitar o Japão, trazer suas famílias e amigos, ver as belas folhas de bordo no outono, experimentar o famoso Sanuki udon, etc., e eu sabia que precisava encontrar uma agência de viagens razoável para me ajudar.
Você pode usar uma caneta ou um caderno para escrever as idéias ou digitá-las no TextEdit, no Bloco de Notas ou no Google Docs. Ou faça o que fiz, use uma simples aplicação web de anotações e um aplicativo móvel como o Evernote.
A melhor coisa sobre esse aplicativo gratuito é que sempre que um pensamento chega até você, você pode adicioná-lo às suas anotações imediatamente, pois ele está disponível em todos os seus dispositivos. Dessa forma, é menos provável que você perca um detalhe importante, como (no meu projeto) verificar se algum dos funcionários era vegetariano ou tinha alergias.
03 3. Quebre
Em seguida, coloque suas ideias onde elas pertencem nas categorias apropriadas e divida-as em itens acionáveis.
Afaste-se das tarefas de anotações para algo que o ajudará a fazer isso. Ferramentas de gerenciamento de tarefas, especialmente aquelas com um número ilimitado e níveis de tarefas como o Quire, serão úteis agora.
Olhando para minhas anotações, que eram confusas e feias, fiz uma lista de tarefas como "Itinerário" com tarefas secundárias (ou infantis), incluindo "Que lugares para visitar", "Que restaurantes para comer em" e "Que lojas comprar? em 'em um projeto que eu chamei de' Staff Trip 2015 '.
Enquanto você está nisso, você pode adicionar detalhes como data de vencimento e tags para suas tarefas como "Urgente" ou "Mais tarde". Isso só ajuda a lembrar o que deve ser feito primeiro. Você também pode reordená-los a qualquer momento, se a prioridade deles mudar.
04 4. Faça
Finalmente, é hora de ir até os detalhes.
Este é provavelmente o passo mais demorado, onde você precisará discutir, obter ajuda externa e concluir cada tarefa antes de chegar ao seu destino - no meu caso, Aeroporto de Narita, no seu caso, no encerramento de qualquer projeto em que você estiver trabalhando. .
Por exemplo, meses antes de pousarmos no Aeroporto de Narita, tivemos primeiro que discutir o itinerário entre nós. Eu tinha quebrado isso no Passo 3 e depois tive que procurar as melhores agências de viagens, discutir novamente sobre qual delas trabalhar, entrar em contato com a agência e assim por diante.
Felizmente, eu poderia ampliar uma determinada tarefa ou filtrar por prazo e tag para manter o foco usando minhas ferramentas de gerenciamento de tarefas, para que não me sentisse pressionado ou sobrecarregado.
Então, aqui estou eu, terminando este post com a minha televisão desligada, o iTunes fechado e a boca fechada, enquanto me sinto bem e orgulhoso de mim mesmo. Você também pode ser.