O papel mais importante de uma Carta de Projeto é definir exatamente o que o projeto alcançará. Vamos ver o que está neste documento essencial do projeto.
O que entra em uma carta de projeto?
A primeira seção de uma Carta do Projeto explicitará o nome do projeto, os nomes do patrocinador e do gerente do projeto e a data em que o documento foi preparado.
Então você entra na carne do documento.
As principais seções de uma Carta de Projeto são as seguintes.
Objetivo do projeto: Isso explica por que o projeto é desejado. Você pode se referir a um caso de negócio ou ao contrato que está conduzindo este projeto ou simplesmente explicar por que é importante fazer essa parte do trabalho.
Descrição do Projeto: Explique nesta seção o que o projeto vai alcançar. Você deve incluir detalhes sobre os itens que serão construídos ou os serviços que serão entregues.
Orçamento: Nesse ponto, você pode não ter todos os detalhes sobre as tarefas do projeto, portanto, não é possível incluir um orçamento completo e detalhado do projeto . Anote todas as restrições orçamentárias ou o intervalo inicial de gastos de alto nível que você espera.
Riscos: Todos os projetos têm riscos. Esta seção da Carta do Projeto forma a versão inicial do seu registro de riscos do projeto. Documente os riscos que você conhece neste momento para que a equipe de gerenciamento possa ver o que pode afetar o projeto daqui para frente.
Marcos: Se você conhece os marcos de alto nível, inclua-os no termo de abertura do projeto nesta seção. Você pode transferi-los para seu gráfico de Gantt mais tarde, quando for elaborar um plano mais detalhado. No momento, você está apenas procurando por datas baixas ou algo especificado nos contratos em que está trabalhando.
Objetivos do Projeto: Esta é uma seção realmente importante, mas pode ser difícil de montar. Você está tentando responder à pergunta: "Como saberemos quando terminarmos?" Escreva o que você espera que o projeto forneça e como você saberá se chegou lá. Por exemplo, em um projeto para lançar um sistema de registro de horas para todos os departamentos, o objetivo poderia ser: “Todas as equipes usarão o sistema de quadro de horários até o final do ano.” Anote também quem será responsável por concordando que você alcançou este objetivo. Isso evita qualquer problema no final do projeto, quando de repente ninguém está preparado para assinar o trabalho como concluído.
Níveis de Autoridade do Gerente de Projeto: A menos que seja realmente claro e documentado em outro lugar, vale a pena incluir uma seção na Carta sobre o que você é capaz de fazer sem obter mais aprovação de alguém mais sênior. Isso geralmente se refere a quais níveis de tolerância foram definidos no orçamento e nas escalas de tempo e seriam expressos assim: “O gerente de projeto tem uma tolerância de 10% sobre o orçamento e uma tolerância de 5% no prazo. Qualquer desvio acima desses limites aprovados deve ser assinado pelo patrocinador do projeto. ”Você pode estender esta seção para especificar qual autoridade, se houver, o gerente de projeto tem sobre contratar e demitir funcionários da equipe do projeto .
Aprovação do contrato do projeto
A seção final do termo de abertura do projeto é a seção de aprovações. O gerente de projeto e o patrocinador do projeto (ou a pessoa que iniciou o trabalho, se um patrocinador de longo prazo ainda tiver que ser indicado) devem assinar e datar o documento. Hoje, é provável que seja por e-mail, portanto, mantenha uma cópia da autorização de e-mail em seus arquivos de projeto, caso precise se referir a ela.