O Kanban em projetos geralmente assume a forma de um quadro visual composto por uma grade e cartões. (Não tem certeza do que Kanban é? Leia esta introdução ao Kanban em gerenciamento de projetos.) O quadro pode ser físico, constituído de pedaços de papel (geralmente cartões de índice de 3 "x 5" ou notas adesivas) em um quadro branco ou em uma parede. Alternativamente, o conselho poderia ser eletrônico - vários programas de software e plataformas suportam placas de gerenciamento de projetos no estilo Kanban. Uma solução digital é uma ótima ferramenta quando uma equipe de projeto não está localizada fisicamente ou quando os membros da equipe precisam acessar a placa quando estão fora do escritório.
01 A Rede Kanban
Para projetos simples, uma grade no estilo Kanban provavelmente teria uma única linha e várias colunas. As colunas representam o processo pelo qual o trabalho flui, da esquerda (início) para a direita (fim). Se a equipe estiver lidando com mais de um tipo de trabalho, ou se houver subequipes ou tipos diferentes de fluxos de trabalho, o organizador da placa pode usar linhas para separar os cartões verticalmente.
As cartas se movem pelo tabuleiro em colunas de acordo com o estágio atual no processo. Esta imagem mostra uma típica grade Kanban em ação.
Uma vez que o quadro Kanban esteja configurado, a equipe do projeto normalmente se reúne em torno do quadro com frequência regular, em uma reunião “em pé” ou muito curta. O objetivo da equipe é “puxar” o trabalho para a coluna final do quadro, que geralmente é rotulado de “Feito”. Nessas reuniões, a equipe discute quando cada cartão será capaz de passar para a próxima coluna. Se alguém estiver trabalhando para mover o cartão para a frente e encontrar um obstáculo, isso será observado na reunião em pé, com itens de ação executados para resolver o problema.
02 O Quadro de Mente Kanban
- Remova a multitarefa ruim. Psicólogos e sociólogos que estudam o trabalho escreveram muito sobre esse assunto. A pesquisa indica que as tarefas de comutação nos atrapalham e causam problemas de qualidade devido a redefinições mentais e outros custos de configuração.
- Limite o trabalho em andamento. Para reduzir a multitarefa ao mínimo, você precisa limitar o número de cartões liberados no sistema Kanban. Não permita que o gerenciamento envie mais cartões (tarefas, projetos ou recursos) para as colunas “Doing” do painel. Essa etapa pode exigir uma mudança significativa na mentalidade dos gerentes que acreditam que, para concluir o trabalho no prazo, é preciso começar o quanto antes.
- Promova uma cultura de solução de problemas em equipe, ao invés de uma que motive a culpa dos outros.
- Mantenha o topo do backlog priorizado. Os cartões na parte superior da coluna “Backlog” devem ser as próximas tarefas, projetos ou recursos que fornecerão o maior valor para o cliente e os negócios.
Um sistema Kanban é uma maneira eficaz de executar vários tipos de projetos. Como a maioria das ferramentas Lean, funciona melhor quando combinada com uma mentalidade de aprendizado e melhoria contínua. Não existe uma maneira “certa” única de implementar um quadro Kanban, e muitos fatores podem influenciar sua estrutura e os comportamentos da equipe. Em geral, qualquer equipe de projeto que usa o conselho deve ser treinada nos conceitos de Kanban e, depois, ter permissão para desenvolver e aperfeiçoar seu sistema Kanban conforme o uso.
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