Faça um registro de risco do projeto que todos possam usar facilmente
Quantas vezes você viu um registro de risco definhar no sistema de arquivamento? Eles são criados no início de um projeto, depois são esquecidos, ficando rapidamente desatualizados.
Todos nós sabemos que o bom gerenciamento de riscos exige a identificação regular de novos riscos, bem como a revisão dos riscos existentes e o planejamento das atividades de mitigação. Então, como podemos tornar isso mais provável?
01 projeto de registro de bom risco
Uma maneira de incentivar a participação no gerenciamento de riscos é com um bom desenho de registro de risco. Um registro bem projetado comunicará rapidamente o nível geral de risco do projeto para você e outros membros da equipe do projeto.
Ele deve permitir que os usuários acessem facilmente mais detalhes sobre riscos individuais quando isso for necessário. Isso, por sua vez, deve estimular todos a pensar em termos de riscos - localizando novos à medida que surgem e monitorando e tomando medidas para mitigar os riscos existentes.
02 Inclua os campos certos
No mínimo, seu registro de riscos deve incluir:
- Um identificador exclusivo para cada risco
- Uma descrição do risco, incluindo a causa, o evento de risco e o efeito, como "Por causa da chuva forte, há uma ameaça de inundação no campo que estragaria as plantações".
- Ações de resposta ao risco
- Proprietário de risco
03 Medidas Adicionais
Você pode querer incluir medidas quantitativas de probabilidade, impacto e risco geral e valores residuais após a mitigação de projetos mais arriscados.
Numéricos e campos que são calculados automaticamente podem ser úteis se você estiver usando uma técnica de avaliação de risco como o método de Monte Carlo ou valor monetário esperado. Outros campos úteis incluem datas importantes, categoria de risco, categoria de resposta ao risco, proximidade, custos de mitigação e status.
Não há limite para o número de campos que você pode incluir, mas somente os campos-chave devem ser exibidos na lista de todos os riscos. Caso contrário, a exibição de lista pode ficar sobrecarregada com muitos detalhes. O ideal é que os espectadores sejam levados até a visualização detalhada, que mostra todos os campos para esse risco específico quando clicam na entrada de risco na exibição de lista.
04 Outra Opção
Você também pode criar um banco de dados de registro de riscos para cada projeto, de modo que não fique restrito a um conjunto padrão de campos. Embora uma planilha possa ajudá-lo a rastrear seus projetos, especialmente projetos menores, um banco de dados real pode ser melhor, como aqueles que você pode criar no Kahootz ou no Podio. Eles facilitam a adição de documentos e grandes quantidades de texto quando necessário.
05 semáforos
É difícil vencer o sistema de semáforos por impacto visual. Os usuários sabem intuitivamente que vermelho significa alto risco, que âmbar significa risco médio e que verde é de baixo risco. Isso fornece dicas visuais rápidas para os leitores para ajudar na compreensão deles.
06 Recursos de Segurança
Você pode incentivar a participação, permitindo que todos os membros da equipe do projeto e talvez algumas partes interessadas visualizem o registro de riscos. No entanto, você deve definir os direitos de acesso do usuário para o seu registro, para que apenas determinadas funções do projeto, como o Gerente de Projeto , o Suporte do Projeto ou os Proprietários de Risco, possam editá-lo. Você pode criar uma trilha de auditoria de quem mudou o quê e quando.
07 Resumo Perfil de Risco
Os membros da equipe de projeto sênior e as partes interessadas, como o conselho do projeto e o gerenciamento corporativo / programa, podem não ter tempo para digerir a visão de lista de cada risco. Para eles, um perfil de risco resumido fornece uma imagem do risco agregado apresentado pelo projeto em uma rápida olhada. Ele ilustra o número de riscos em cada probabilidade e nível de impacto.
08 é tudo sobre comunicação
Lembre-se de que não se trata apenas de listar riscos e ações de mitigação ao projetar um registro de risco do projeto. O objetivo é comunicar e envolver seus colegas no gerenciamento de riscos. Seu design deve refletir esse objetivo com diferentes visões para diferentes públicos. Um registro de riscos bem projetado pode melhorar o gerenciamento de riscos em seu projeto dessa maneira.