E o que você pode fazer diferente para manter a equipe trabalhando bem juntos
Mas é fácil irritá-los. E quando isso acontece, eles podem se transformar em pessoas que não querem mais nada com seu projeto.
Isso é um grande risco para um gerente de projeto porque você precisa da ajuda e do suporte para ter sucesso. Sem a entrada deles, talvez você não consiga entregar seu projeto. Aqui estão algumas maneiras de incomodar as partes interessadas do projeto e o que você deveria fazer em vez disso.
Deixar de se comunicar
A comunicação deve ser de cerca de 80% do que você faz como gerente de projeto. Quando você não diz à sua equipe, fornecedores ou clientes o que está acontecendo, eles logo ficam irritados. Pior, eles tendem a preencher as lacunas com suas explicações sobre o que está acontecendo, o que provavelmente não é exato e pode prejudicar a reputação do projeto.
Em vez disso, junte relatórios claros do projeto. Conheça-os individualmente e em grupos e mantenha-os informados a cada passo do caminho. Reúna um plano de comunicação do projeto e realize uma análise das partes interessadas para que você possa descobrir quem precisa ouvir o que e quando precisam ouvi-lo.
Não pedir sua opinião
Comunicação é uma coisa, mas tende a ser sobre atualizações de status e acompanhamento de projetos. Você precisa fazer mais do que isso para envolvê-los no projeto. Isso pode aborrecer as pessoas quando elas são o especialista em uma determinada área, e você não pede a opinião delas sobre algo que elas são altamente qualificadas para comentar.
Os gerentes de projeto podem cair na armadilha de acreditar que precisam fazer tudo e tomar todas as decisões por si mesmos, mas isso não é o caso.
Em vez disso, peça sua opinião sobre como lidar com os problemas do projeto à medida que eles surgem. Tome suas opiniões em consideração. Você não precisa fazer o que eles sugerem, mas ajuda a construir relacionamentos se você ouvir. Você pode fazer isso através de reuniões do projeto e estar disponível para ouvir quando eles vierem até você com sugestões. Se for a sua equipe, certifique-se de que eles tenham a oportunidade adequada de expor seus pontos de vista.
Acreditando que suas qualificações lhe dão superpoderes
Ser um PMP® não faz de você o melhor gerente de projetos do mundo (embora possa ajudar um pouquinho). Ter um certificado de Praticante PRINCE2® , ou um APMP ou qualquer outra designação de gerenciamento de projeto, não o torna irrepreensível.
Falar sobre suas qualificações o tempo todo e como os livros fazem as coisas é uma maneira de irritar seus stakeholders. Eles não querem ouvir sobre suas ótimas pontuações no exame ou como você está aplicando a metodologia ao projeto deles. Na verdade, tudo o que eles querem é que o projeto corra bem. Eles não se importam muito com a forma como você chega lá, na maioria das vezes.
Não assuma que, por ter uma qualificação e saber como fazer o gerenciamento de riscos, por exemplo, você não será pego por um risco de projeto.
Acontece com o melhor de nós! Por isso, é melhor ser humilde e dedicado, colocando suas habilidades em prática de forma eficiente, sem acreditar que elas o colocam acima de seus pares.
Em vez disso, suas qualificações devem lhe dar confiança para fazer o seu trabalho com o melhor de sua capacidade, mas você descobrirá que muitas pessoas que trabalham como gerentes de projeto têm certificados. Na verdade, muitas pessoas que trabalham em indústrias especializadas possuem certificados e, para muitas empresas, as credenciais em sua área de especialização, seja arquitetura, contabilidade ou gerenciamento de projetos, são simplesmente um fator de higiene.
Não espere que seus stakeholders fiquem impressionados e não fale sobre eles o tempo todo. Demonstre suas habilidades entregando bem o projeto e mostrando como você aplica o conhecimento que aprendeu na sala de aula.
Mudando o prazo
Quando todos se inscreveram para os marcos do projeto e sabem o que está acontecendo quando todos podem trabalhar harmoniosamente como um time. Quando você muda os prazos e não conta para ninguém, é quando as pessoas começam a se irritar.
Alterar as datas tem um enorme impacto no trabalho de outras pessoas. Eles podem ter reservado o tempo de férias em torno de seu trabalho crítico no projeto. Eles podem ter que preencher recursos em outras equipes porque alguém é necessário no projeto em um determinado momento. Se você alterar as datas sem entender todo esse histórico, poderá colocar o projeto em risco.
Seu patrocinador do projeto, ao contrário, entenderá se você não conseguir atingir os marcos acordados. As coisas mudam. Existem novos itens adicionados ao escopo do seu projeto ou coisas tiradas. Mas não é seu trabalho concordar com mudanças apenas nos prazos. Trabalhe com sua equipe de projeto para entender o impacto da mudança. Em seguida, proponha uma solução para o patrocinador do projeto, explicando a lógica por trás da alteração das datas.
Certifique-se de que todas as partes interessadas estejam cientes da mudança e de como ela pode afetar seu trabalho. Então, com o consentimento de todos, faça a alteração e atualize a documentação do seu projeto. Você nunca deve simplesmente fazer alterações nas datas sem deixar que o resto da equipe saiba primeiro.
Desperdiçando seu tempo
Reuniões! Todos nós os amamos, não é? Eles devem ser eficientes, bem geridos e um grande uso do tempo de todos. Mas isso nem sempre é o caso. Muitas vezes as partes interessadas reclamam que perderam tempo nas reuniões. Não houve uma agenda, ou a decisão que eles esperavam ser tomada não foi feita porque as pessoas erradas estavam na sala.
Você também tem outras oportunidades para desperdiçar seu tempo - não são apenas reuniões. Não confunda a caixa de entrada colocando-os em uma cópia de e-mails quando não precisarem. Em vez disso, as partes interessadas nos projetos têm outro trabalho a fazer também, por isso precisam usar seu tempo com sabedoria. Certifique-se de que suas reuniões tenham uma agenda. Planeje-os, convide as pessoas certas e certifique-se de seguir adiante.
Apenas envie e-mails para as pessoas relevantes. Se você precisar cc alguém, certifique-se de que eles entendam por que é importante que eles estejam cientes e evite o temido 'responda todos' o mais longe possível. Apenas esteja consciente do fato de que outras pessoas estão ocupadas e que seu projeto não é sua principal prioridade o tempo todo (se for em qualquer momento).