Com um kit de imprensa eficaz, você pode realmente se destacar.
Você pode ter ouvido o termo "kit de imprensa" sendo usado em agências de publicidade e de relações públicas, e pode até ter recebido um kit de imprensa para algo. Embora a forma e a função de um kit de imprensa possam variar muito de acordo com a indústria, a definição aceita de um é:
"Um pacote de material promocional fornecido aos membros da imprensa para informá-los, especialmente sobre um produto, serviço ou candidato."
Esse é realmente um termo amplo, e se isso é tudo o que você precisa fazer, você não estará criando kits de imprensa que tenham o impacto esperado.
Então, vamos analisar um pouco mais os componentes reais que podem compor um press kit, e como montar um que dê ao seu produto ou serviço a melhor chance de publicidade gratuita, também conhecida como mídia conquistada. Se você fizer o seu kit de imprensa corretamente, você verá um retorno muitas vezes maior do que o seu investimento inicial, especialmente se o kit recebe seu tempo de serviço ou produto em estações de notícias, ou grandes write-ups online e em revistas.
Criando seu kit de imprensa
Não há um livro de regras sobre a criação de kits de imprensa que digam quais componentes você deve incluir. Seus kits de imprensa irão variar de acordo com o que você está usando PR para promover, e o tipo de local onde você estará distribuindo seu kit de imprensa. A maioria dos kits de imprensa é enviada para fora, geralmente para pessoas que têm assistentes administrativos, e é seu trabalho fazer um kit de imprensa que seja interessante o suficiente para passar por essa pessoa. Conteúdo e apresentação são muito importantes.
Então, o que você inclui é uma decisão muito importante, porque um kit de imprensa é uma maneira fácil de colocar os holofotes em você ou na sua empresa.
Você pode até pensar nisso como a compilação de melhores sucessos de sua empresa, porque você está compilando as informações que você quer que a mídia saiba sobre você e seus produtos e serviços em um único pacote. Dito isto, os principais componentes do kit de imprensa que você deve considerar são:
1. O comunicado de imprensa
O comunicado de imprensa do seu kit de imprensa anuncia toda a ideia.
Se você tem um novo produto, o press kit ajuda a apresentá-lo. Se a sua empresa está se fundindo com outra, o kit de imprensa defende isso.
Você pode incluir vários comunicados de imprensa no seu kit de imprensa, ou você pode emitir um comunicado de imprensa antes do kit sair. Por exemplo, um kit de imprensa de feiras comerciais pode conter um comunicado de imprensa sobre fusão de empresas, três press releases de novos produtos e um press release anunciando um novo CEO.
Uma palavra de cautela; Não coloque o seu kit de imprensa com mais de um comunicado de imprensa só porque você pode. Se você está enviando um press kit para um editor, você precisará de apenas um press release. Se você está distribuindo seu kit de imprensa em uma feira, vários comunicados de imprensa não são incomuns. Mas lembre-se, quanto mais você incluir, mais trabalho você está fazendo as pessoas. Você quer tornar seu trabalho o mais fácil possível.
2. Uma breve carta / sumário
Isso é especialmente útil para qualquer tipo de kit de imprensa que inclua muitos elementos diferentes, mas igualmente importantes. Sua carta pode ser endereçada à mídia, agradecendo-a pelo interesse em sua empresa e, então, você pode fornecer um resumo do que está incluído.
Certifique-se de que o nome do contato de mídia e as informações de contato estejam desmarcados nessa página, pois será o primeiro que ele verá.
Todos esses elementos ajudam o seu conteúdo a se reunir e se sentem muito mais organizados do que documentos e amostras aleatoriamente colocados em uma pasta.
3. Um folheto
Os profissionais de RP usam kits de imprensa para anunciar um novo produto, mas você também pode incluir seu folheto. Os folhetos são especialmente úteis para explicar seu produto ou serviço fora de um simples comunicado de imprensa. Uma coisa é criar um press kit para um novo tipo de lanchinho de saúde; É algo totalmente diferente para criar um kit de imprensa que traz um novo produto financeiro para o mercado de investimento.
Para um kit de imprensa de feiras, você pode incluir uma série de folhetos que fornecem ao editor / repórter uma grande quantidade de informações sobre seu produto / serviço. Isso os ajuda a determinar se eles querem mesmo cobrir o que você está oferecendo para exposição gratuita à mídia.
4. amostras do produto
Se o seu produto é pequeno o suficiente, e você pode pagar, você deve colocar uma amostra dentro do press kit.
Isso dá aos editores e repórteres a chance de testar o produto por conta própria, e dar-lhe um genuíno sentido positivo ou negativo.
Se o seu produto for muito grande e você realizar uma demonstração em suas instalações, inclua essa informação para que o editor / repórter possa chegar ao seu local e colocar as mãos em seus produtos. Ou, se o seu estande de feiras tiver uma demonstração, essa é outra ótima maneira de dar a uma quantidade massiva de editores e repórteres de todo o país uma maneira de ver seu produto em ação.
Se você puder enviar apenas algumas amostras, criou um mailing de kit de imprensa em camadas. O nível superior pode consistir apenas de cinco a dez clientes potenciais, mas eles serão os mais importantes. Eles recebem o item real. Os outros níveis recebem menos, com base em sua influência. Alguns podem simplesmente obter um cartão postal ou carta que cubra as informações básicas.
5. Cobertura da Imprensa no Passado
Se você já recebeu uma cobertura de mídia gratuita antes, você pode incluir uma folha que detalha esses meios de comunicação. Algumas empresas gostam de incluir cópias de artigos escritos sobre elas em seu kit de imprensa, e isso adiciona um nível de credibilidade à campanha. Apenas não exagere. A divulgação de sucessos passados é uma coisa, mas uma sessão de se gabar é prejudicial.
Se você incluir artigos, algumas páginas serão mais do que suficiente para o seu kit de imprensa. Determine se uma folha simples identificando essas tomadas servirá melhor ao seu kit de impressão e ao editor / repórter.
6. Uma ficha informativa
Isso pode ser um ótimo acréscimo a um press kit, pois detalha recursos, benefícios e outras informações específicas de forma a educar o repórter ou o editor sobre sua empresa e / ou produtos com rápidos acertos de informações. Folhas de fatos podem ser usadas para lançamentos de produtos, press kits sobre novas contratações , conferências de notícias e outras áreas onde você quer dar ao editor os principais fatos que eles podem querer usar palavra por palavra.
7. Antecedentes da Empresa
Escrever uma página de histórico da empresa pode ser valioso para kits de imprensa atuais e futuros. Este fundo detalha os inícios da sua empresa; de onde você esteve, para onde está indo e seus planos de expansão e desenvolvimento de produtos. Certifique-se de atualizá-lo com conquistas recentes e outras boas notícias em seu histórico.
8. Bios Executivos
Seja um novo CEO , um novo executivo de RP ou um novo membro do conselho de administração, esse é o lugar para informar as pessoas sobre eles.
As biografias executivas, juntamente com imagens de alta resolução, dão ao editor informações básicas necessárias sobre as pessoas por trás da empresa. Algumas publicações imprimem uma palavra bio por palavra, então escreva a biografia do ponto de vista da terceira pessoa em vez do ponto de vista da primeira pessoa. E é evidente que as bios são precisas e atuais. Pode ser embaraçoso incluir informações de contato de pessoas que desistiram ou foram demitidas.
9. Uma folha de cotação e FAQ
As informações do contato da mídia devem ser muito fáceis para qualquer editor encontrar para perguntas adicionais sobre o kit de imprensa. Mas uma folha de cotação (com cotações diretas das pessoas da sua empresa) também pode ser usada para dar aos ocupados editores cotações que eles precisam para concluir um artigo sem rastrear a pessoa de relações públicas da empresa.
Esta planilha pode conter citações de seus executivos, desenvolvedores de produtos e até mesmo do contato de relações públicas. Uma folha de citações pode responder às perguntas mais óbvias que um editor provavelmente tem, e pode ser colocada em um formato que seja profissional e informativo. Você quer que cada citação tenha uma boa aparência no papel, já que essa citação provavelmente será usada textualmente na impressão.
10. Imagens de alta resolução em um pen drive
As imagens são relevantes para o seu kit de imprensa? Nesse caso, verifique se são imagens de alta resolução, armazenadas em um dispositivo de mídia muito útil, como uma unidade flash ou um CD / DVD.
Você também pode incluir imagens de alta resolução em seu site para que a mídia também faça o download. Só não se esqueça de incluir o link direto para sua galeria de imagens em seus materiais de kit de imprensa.
11. CDs, DVDs, Flash Drives, Software e Vídeo
Estes materiais podem ser caros quando você está criando kits de imprensa em números de massa. Eles são necessários? Nem sempre. Mas o quão efetivo eles são depende da cobertura que você está procurando.
Se você está criando um kit de imprensa para uma banda, um CD demo ou um link para uma música para download vai te dar mais milhagem em um press kit do que apenas um lançamento anunciando. Se você está tentando obter cobertura para os videogames de sua empresa, um CD que tenha várias versões demo de seus novos títulos é uma maneira muito melhor de obter o interesse de um editor do que cinco press releases . Se você acabou de abrir uma nova fábrica e está enviando seus materiais para editores / repórteres longe demais para viajar para um passeio, um DVD pode oferecer uma visita em vídeo das instalações. E, é claro, à medida que a tecnologia evolui, seus kits de imprensa também precisam. Você pode incluir um código QR que envia pessoas para um site exclusivo, com uma mensagem personalizada para elas.