Mantenha o projeto avançando
Também veremos algumas das ferramentas de gerenciamento de mudanças que você pode usar e como o gerenciamento do escopo do projeto entra em ação.
Antes de falarmos sobre processos ou ferramentas, quero discutir sua perspectiva de mudança.
Aceite as mudanças acontecerem
As mudanças podem acontecer em qualquer momento do ciclo de vida do gerenciamento de projetos .
A maneira mais fácil de tornar menos difícil o gerenciamento de projetos é saber que isso vai acontecer e planejá-lo.
Ter estratégias para lidar com as mudanças antes que elas aconteçam é a maneira mais rápida de levar todos a bordo com o que vai ser diferente.
Um processo de gerenciamento de mudanças estruturado e definido é o melhor lugar para começar. É o seu manual para o que vai acontecer se alguém sugerir que o projeto deveria estar fazendo algo diferente do que está planejado atualmente e uma boa maneira de evitar falhas no projeto.
O processo de gerenciamento de mudanças
O processo de gerenciamento de mudanças é assim:
- Receber informações sobre a mudança
- Avalie a mudança incluindo o planejamento de quanto trabalho será
- Prepare uma recomendação sobre se vale a pena ir em frente.
- Então você obtém uma decisão do patrocinador do projeto sobre se você deve incorporar a mudança ou não.
Vamos dar uma olhada em cada uma dessas etapas.
Receber informações sobre a mudança
Você receberá uma solicitação para alterar o projeto. Você pode receber informações de centenas de maneiras diferentes: em uma reunião, no e-mail, no telefone, no corredor, enquanto sai correndo do escritório à noite. O ideal é obter as informações em um formulário de solicitação de mudança, mas você deve saber que, na vida real, muitos interessados importantes acham que a conclusão desse tipo de papel é o trabalho do gerente de projetos. E na sua empresa, pode ser.
Use seu modelo de solicitação de mudança de projeto (mais sobre isso em um minuto) para capturar todos os detalhes da solicitação, no entanto, informalmente, eles chegam com você. Em seguida, execute o formulário após o iniciador para que você saiba que refletiu com precisão o que deseja.
Lembre-se de que as mudanças também podem ser sobre como fazer o trabalho. Nem sempre assuma que as mudanças estão relacionadas ao trabalho. O processo é o mesmo, independentemente de você estar aumentando ou diminuindo o escopo do projeto.
Realize a Avaliação de Mudanças
Veja a solicitação de mudança em detalhes. Você estará avaliando o impacto em:
- Cronograma
- Documentação
- Trabalho feito até hoje e trabalho ainda para fazer
- Despesas
- Medidas de qualidade
- Escopo
- Disponibilidade de recursos.
Por exemplo, uma alteração de software pode ser estimada em 5 dias.
Isso não adicionaria apenas 5 dias ao cronograma, pois isso impulsionaria outra tarefa e a moveria em um período de tempo em que o recurso principal está em férias. Essa tarefa também precisaria ser movida, portanto, no geral, essa alteração adicionaria 8 dias ao cronograma. Custaria US $ 5 mil, e os oito dias extras nos empurram para mais um mês com o contrato do fornecedor, portanto, há custos a considerar lá também. A qualidade permanece a mesma, mas o escopo muda para incorporar a nova mudança. Toda a documentação relevante precisaria ser atualizada, incluindo o plano do projeto e os manuais de treinamento, que já foram iniciados.
Como você pode ver, uma simples mudança de 5 dias pode ter efeitos abrangentes. É importante saber tudo sobre isso antes de decidir se quer fazer a mudança ou não, pois ter a imagem completa pode mudar o resultado.
Prepare e apresente uma recomendação
Agora você sabe o impacto total da mudança, você pode fazer uma recomendação sobre se vale a pena ir adiante com ela.
Em alguns casos, não será, porque o benefício percebido será menor do que o custo. Em outros casos, pode haver benefícios suficientes para compensar o custo de realizar o trabalho adicional. Ainda em outros casos, você pode descobrir que a mudança terá um efeito negativo sobre o custo, mas não há nada que você possa fazer sobre isso, porque é uma questão regulatória ou de conformidade ou por algum outro motivo interno, como uma reestruturação organizacional.
Obtenha a decisão
Para pequenas alterações que caem dentro de seu limite de autorização, você pode tomar a decisão de aceitar ou não a alteração (com a entrada correta da equipe). Qualquer coisa maior deve ser aprovada pelo patrocinador do projeto ou pelo conselho do projeto.
Lembre-se de voltar e dizer a alguém se a alteração foi rejeitada. Você quer evitar incomodar as partes interessadas do projeto, se puder!
Ferramentas de Gerenciamento de Mudanças
Há várias ferramentas de gerenciamento de alterações que você pode usar para facilitar e simplificar esse processo. Eu recomendaria:
- Uma lista de verificação ou mapa de processo que orienta as pessoas exatamente sobre o que elas precisam fazer para elevar uma alteração no escopo do projeto.
- Um formulário de solicitação de mudança de modelo. Isso pode estar on-line por meio de um fluxo de trabalho automatizado.
Vamos ver o que acontece em uma solicitação de mudança de projeto.
O que entra em uma solicitação de mudança de projeto
O formulário de solicitação de mudança do projeto deve incluir:
- O nome da pessoa que solicita a alteração (o 'solicitante').
- Um identificador único, como um número de alteração (você pode adicionar isso em si mesmo mais tarde, pois é improvável que qualquer uma das pessoas que esteja levantando a solicitação e usando o formulário saiba o que colocar nessa caixa).
- Uma descrição da mudança proposta, com o máximo de detalhes possível.
- A categoria da mudança. O ideal é que você preencha esta seção para que só tenha que marcar a caixa. Este é um bom lugar para observar se uma mudança tem a ver com a regulamentação ou conformidade interna, como se fosse (genuinamente), então você pode ignorar um monte de etapas de planejamento e avaliação e simplesmente seguir em frente.
- O "porquê" da mudança. Qual é a justificativa para isso? Por que o solicitante quer isso?
- O impacto da mudança em vários elementos diferentes do projeto, incluindo tempo, custo, qualidade, escopo. Eles podem não ter todos os detalhes, então você pode ter que trabalhar com eles durante a etapa de avaliação de mudanças para preencher os espaços em branco. Eles devem completar o máximo que puderem. O mínimo que você está procurando neste ponto é que ele confirme se aumentará, diminuirá ou alterará os parâmetros existentes do projeto.
Na parte inferior do formulário de solicitação de alteração, haverá alguns detalhes para você preencher, pois a alteração será discutida posteriormente. Seu modelo também deve incluir espaço para:
- Alterar decisão: aceitar, rejeitar ou adiar
- Nome da pessoa que tomou a decisão (ou grupo) mais a data em que a decisão foi tomada e quaisquer comentários adicionais.
A pessoa que faz a solicitação não saberá o resultado ainda - ninguém o fará - então essas caixas ficarão em branco até que o grupo certo tenha se reunido para discutir sua recomendação e tomar uma decisão.
Mudanças e Gerenciamento do Escopo do Projeto
O gerenciamento do escopo do projeto é a principal maneira de controlar o que está no projeto e o que não está. Quando você recebe uma alteração no escopo do projeto, precisa pensar em como isso afeta o projeto como um todo. Seu processo de gerenciamento de mudanças ajuda você a fazer isso e, para defini-lo no contexto, gerenciar mudanças é uma pequena parte do gerenciamento do escopo.
Vale a pena falar aqui sobre como Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) - Quinta Edição aborda o gerenciamento de mudanças no projeto porque não é tão intuitivo quanto você imagina. O Guia PMBOK® inclui um processo chamado 'Controle do escopo' na seção Gerenciamento do escopo do projeto e esse é um ótimo lugar para começar. No entanto, o processo de gerenciamento de mudanças em projetos precisa ser tratado de maneira mais integrada, e isso é refletido no texto. Os usuários do Guia PMBOK® também devem consultar o processo Realizar o Controle Integrado de Mudanças, pois isso define como tudo se liga.
Para se tornar um PMP, você precisa entender como o Guia PMBOK® cobre o gerenciamento de mudanças, pois é sobre isso que você será examinado. No entanto, você deve ter em mente que o processo de gerenciamento de mudanças que você realmente usa em seus projetos precisa ser integrado, fácil de seguir e prático.
5 maneiras de ajudar sua equipe através do processo de mudança
Sua equipe de projeto é fundamental para o sucesso do seu projeto, por isso ajuda tê-los em funcionamento quando você está gerenciando as alterações em seu projeto.
Aqui estão 5 maneiras de ajudá-los a chegar rapidamente a um acordo com o processo de gerenciamento de mudanças do projeto.
1. Fale sobre mudanças. Deixe-os saber que a mudança nos projetos é normal e que eles devem esperar isso.
2. Compartilhe o processo. Acima, falamos sobre o processo de gerenciamento de mudanças, mas isso não é natural para todos. Os membros de sua equipe não saberão o que fazer e o que se espera deles, a menos que você os informe. Prepare um briefing para percorrer o processo com eles e informe-os sobre qual será o papel deles.
3. Torne isso fácil. Quando um projeto passa por uma mudança no escopo, pode ser bastante desorientador. O cronograma está errado, o orçamento pode ser diferente, os requisitos são certamente diferentes. A equipe pode achar uma mudança perturbadora, especialmente uma grande ou outra que reverte uma decisão que eles pensavam ter sido gravada em pedra (sim, isso acontece). Torne o processo o mais fácil possível para eles.
4. Esteja lá para ajudar. Uma nova maneira de trabalhar leva algum tempo para dormir. Se você já gerenciou a mudança do projeto de uma maneira informal (ou não), a mudança para um processo formal pode demorar um pouco para se tornar "a maneira como fazemos as coisas por aqui". '. Diga ao time que você está lá para ajudá-lo se quiser correr atrás de você.
5. Não tenha medo de dizer não. Nem todas as mudanças são propostas sensatas. Permita que sua equipe saiba que, se eles sentirem fortemente que uma mudança não é a coisa certa para o projeto neste momento, você estará ao lado deles nessa conversa com o solicitante de mudança.
Não administrar a mudança de maneira eficaz é uma das maneiras pelas quais você pode inviabilizar seu projeto , por isso fique atento. Munido dessa informação, agora você pode começar a lidar com as mudanças do projeto de maneira controlada.