O que os gerentes de projeto fazem o dia todo?

O papel do gerente de projeto

Muitas vezes me perguntam o que um gerente de projeto faz porque o papel é tão abrangente. Aqui está minha opinião sobre o papel do gerente de projetos. É isso que os gerentes de projeto fazem o dia todo.

Gerentes de projeto…

Desenvolva a grande ideia

O primeiro trabalho do gerente de projetos é desenvolver a grande ideia. Nem sempre foi assim. Não há muito tempo, esperava-se que os gerentes de projeto pegassem uma ideia completa, provavelmente um caso de negócio completo, e transformassem isso em um plano de projeto que pudesse ser executado.

Hoje, o papel do gerente de projetos evoluiu um pouco, e é provável que você se envolva cada vez mais cedo no projeto antes mesmo de se tornar um 'projeto'.

Você vai trabalhar com o patrocinador do projeto para concretizar a ideia de formar uma imagem inicial do projeto e descobrir se é viável.

Junte a equipe

Se a sua grande ideia for considerada viável, o próximo passo será reunir uma equipe que possa trabalhar para transformar essa ideia em realidade. Você precisará de várias pessoas que possam desempenhar várias funções em uma equipe de projeto .

O ideal é que você esteja procurando especialistas no assunto em cada área funcional, mas também precisará levar em consideração a disponibilidade. Os gerentes de projeto nem sempre conseguem a equipe que desejam em uma equipe porque esses especialistas estão ocupados com outros projetos. Se você não puder esperar que eles se tornem disponíveis, você terá que trabalhar com as pessoas que estão disponíveis.

Você não precisará de todos os envolvidos na equipe o tempo todo. Alguns especialistas funcionais, como advogados ou assessores de imprensa, só precisarão se juntar à equipe em pontos relevantes ao longo do caminho. Parte da habilidade de gerenciamento de projetos e gerenciamento de recursos é garantir que eles saibam que suas tarefas estão surgindo e, em seguida, atualizá-los no projeto assim que a experiência deles for necessária.

Organizando o que está acontecendo

Durante o início do projeto e os primeiros estágios iniciais, você trabalhará com sua equipe para definir exatamente o que precisa ser feito. Isso envolve definir uma definição clara para o trabalho e garantir que todos entendam os objetivos.

Vale a pena dizer tudo isso em termos de valor comercial ou benefícios: em outras palavras, explique por que você está embarcando nesse novo trabalho.

Liderar a equipe

Agora você montou sua equipe, e todos sabem o que você tem que conseguir juntos, é tarefa do gerente de projeto assegurar que toda a equipe trabalhe em conjunto para conseguir isso.

É mais difícil do que parece! Liderar com sucesso uma equipe significa negociar os desafios de desentendimentos, conflitos e estar no topo das comunicações em todos os momentos. Você tem que motivar sua equipe a fazer um ótimo trabalho, mesmo quando os tempos estão difíceis. Também envolve treinamento, treinamento, orientação e desenvolvimento das pessoas que trabalham no projeto, mesmo que não trabalhem diretamente para você. Essa é uma sobrecarga muitas vezes esquecida nos projetos, mas lembre-se de que as pessoas têm um desempenho melhor se acharem que são respeitadas e incentivadas a fazer o melhor trabalho. Se você puder transformar seu projeto em um lugar onde as pessoas cresçam e desenvolvam novas habilidades, as pessoas vão querer trabalhar com você.

Liderar a equipe também envolve a configuração e o gerenciamento da colaboração na equipe. Isso pode ser feito por meio de ferramentas de gerenciamento de projetos on-line ou reuniões de equipe presenciais, ou algo entre elas. A colaboração e a construção de um senso de 'equipe' ajudarão seus recursos de projeto a lidar com conflitos ou momentos difíceis do projeto, como um prazo que é repentinamente apresentado.

Gerenciando o dinheiro

Os projetos custam dinheiro e a possibilidade de montar um orçamento de projeto é uma habilidade fundamental para um gerente de projeto. No entanto, o seu papel não termina aí. Você precisa ser capaz de gerenciar o dinheiro e controlar os custos do projeto daqui para frente.

Você pode fazer isso por:

Então, ao longo do projeto, você pode gerenciar seus custos através de um controle de custos preciso. Isso envolve comparar o que você está gastando na vida real com as estimativas e o orçamento do projeto que você montou. Espero que eles não estejam muito distantes, mas se você notar uma tendência a gastar estimativas demais ou incorretas, então você será cedo o suficiente para corrigi-lo, com alguma sorte. Você só pode consertar o que você percebe, portanto, um bom controle de custos é importante.

Dica do especialista: Um bom controle de custos envolve mais do que apenas rastrear os gastos. Você também tem que monitorar a quantidade de trabalho que está sendo feito no projeto. É a combinação de dinheiro e tarefas concluídas que lhe dá uma visão sobre se o projeto está gastando além de suas possibilidades.

Tomando decisões

Vamos esclarecer uma coisa: enquanto o patrocinador do projeto está presente nas decisões gigantescas, você é o gerente do projeto e responsável pela maioria das decisões tomadas no projeto. Mesmo os grandes. Mesmo quando você não está tomando a decisão, você estará apresentando uma recomendação para qual decisão você acha que o patrocinador deve tomar, porque você tem todos os detalhes e passou as idades considerando isso, e eles podem não ter a capacidade de fazer aquele.

Participantes engajados

Não faz muito tempo, a literatura sobre gerenciamento de projetos falava sobre "gerenciamento de partes interessadas". Hoje é reconhecido que você não pode "gerenciar" uma parte interessada. É ingênuo e um pouco insultante sugerir isso, então falamos sobre "envolvê-los".

Em termos práticos, as ferramentas envolvidas não mudaram - é apenas a retórica e a atitude que é diferente. Você ainda planeja quem são as partes interessadas no projeto e se elas são particularmente poderosas ou influentes em relação ao trabalho que você está fazendo. Desenvolva um plano de comunicação e coloque-o em prática.

Envolvimento das partes interessadas significa trabalhar com as pessoas afetadas pelo projeto para garantir que elas entendam as mudanças que estão chegando.

Leia a seguir: Lidando com partes interessadas difíceis (porque nem todos serão fáceis de trabalhar).

Entregar os objetivos do projeto

Você fará isso com o envolvimento de sua equipe, e é para isso que todo o trabalho até agora foi conduzido.

Ser capaz de entregar efetivamente o que você prometeu depende de ser muito claro sobre o que deveria ser. Você precisará documentar os principais fatores de sucesso e as medidas que serão usadas para avaliar se você alcançou o que se propôs a fazer.

Isso deve ser estabelecido no caso de negócios do projeto ou no documento de iniciação do projeto (ou ambos, em níveis variados de detalhes). Portanto, deve ser relativamente simples ver quais são esses objetivos - é menos fácil ter certeza de que você os está entregando.

Um bom planejamento, uma liderança forte e a capacidade de ver o quadro geral, bem como os detalhes, ajudarão imensamente.

Gerenciar a transferência para viver

A entrega dos objetivos do projeto não é o fim do seu papel como gerente de projeto. O mais importante no final da fase de execução é garantir que você forneça uma entrega clara e completa para a equipe que irá gerenciar o projeto daqui para frente.

Uma boa entrega significa que você pode dar um passo para trás. Você não será mais a pessoa 'vá para' sobre o projeto e poderá seguir adiante para o próximo projeto sabendo que a equipe de negócios é capaz de aproveitar ao máximo o que você entregou a eles.

Compartilhe o conhecimento

'Lições aprendidas' é como descrevemos o que foi aprendido através do projeto que poderia ser usado em outras iniciativas no futuro. O gerente de projeto deve realizar uma reunião de lições aprendidas no final do projeto. Isso ajuda a equipe a crescer e mantém o conhecimento organizacional. Em outras palavras, impede que a empresa cometa os mesmos erros novamente.

Então é isso que um gerente de projeto faz o dia todo. Sua lista de Tarefas real pode parecer um pouco diferente dessa lista, mas, essencialmente, todas as tarefas de lá irão contribuir para esses elementos de ser um gerente de projeto. É um trabalho abrangente e desafiador, mas também é variado e uma ótima opção de carreira!