O gerenciamento de programas é uma escolha de carreira gratificante e bem paga. Mas também pode ser um papel desafiador.
Aqui estão dez coisas que todo novo gerente de programa deve estar ciente antes de iniciar o papel.
O gerenciamento de programas não é o mesmo que o gerenciamento de projetos
Geralmente, aceita-se que o gerenciamento de projetos tenha tudo a ver com o planejamento do trabalho, a organização das tarefas e os recursos, o controle do processo e a entrega de um objetivo específico.
Seja abrindo um novo escritório, lançando um novo aplicativo ou construindo um estádio olímpico, os projetos têm início, meio e fim definidos e um conjunto claro de objetivos.
Programas são um pouco diferentes. Você ainda precisa ter pessoas organizando as tarefas, gerenciando recursos, trabalhando através de processos e assim por diante, mas eles se reportam a você como o gerente do programa. Há muito menos tarefas limitadas como completas em um plano de projeto, mas muito mais trabalho estratégico e de construção de relacionamento.
O gerenciamento de programas consiste em manter toda a mudança transformadora no caminho certo para entregar algo de valor para a organização ao longo do tempo. Sem alguém atuando como gerente de programa, tudo o que você tem é uma série de projetos entregues aleatoriamente e sem um tema unificador. O gerente do programa é a pessoa que reúne tudo isso.
Há incerteza ... lidar com isso
Programas são inerentemente incertos. Embora você possa saber qual é o quadro geral, é apenas uma declaração de visão quando você começa.
O caminho exato de como chegar lá e quais projetos serão necessários nos próximos cinco anos ... bem, isso é algo que você tem que resolver.
Você começará com um planejamento detalhado para o que você sabe e criará uma imagem de como abordar o restante à medida que você se aproxima. Amplie progressivamente seus horizontes de planejamento e entrega até não poder ir adiante.
Bloqueie o tempo em intervalos regulares para planejar as próximas etapas. Você também pode usar essa oportunidade para garantir que ainda esteja no caminho certo para gerar valor comercial.
Cuidado com Burnout
Embora um projeto possa ter acabado em um ano, os programas podem se estender indefinidamente. O trabalho de desmantelamento nuclear no site de Sellafield, no Reino Unido, tem marcos de entrega até 2025 e além, por exemplo.
Os gerentes de programa precisam proteger sua equipe contra o burnout. Você não pode trabalhar na velocidade máxima durante esse período de tempo, portanto, garanta que seus funcionários recebam tempo de inatividade adequado. Isso deve ser tanto períodos de tempo mais silencioso no trabalho com menos entregas e tempo adequado fora do escritório para férias.
Gerencie a licença médica de perto, assista aos seus relatórios de horas extras e fique atento ao fato de que o bem-estar de sua equipe é primordial se você quiser reduzir o atrito e manter suas pessoas talentosas durante toda a vida do programa.
Você precisa gerenciar o ritmo
Quando você está entregando um programa que tem uma data de conclusão distante, você precisa gerenciar o ritmo do trabalho. É difícil manter a dinâmica ao longo de vários anos, portanto, o seu papel como gerente de programa é equilibrar as prioridades e os projetos para que haja resultados mensuráveis sendo entregues regularmente.
Misture as vitórias rápidas e o progresso constante em direção aos objetivos maiores. Isso ajuda a equipe a ver que você está avançando e garante que algumas histórias de sucesso de curto prazo sejam compartilhadas para manter a motivação alta . Finalmente, ajuda os investidores e a equipe de gerenciamento executivo a ver que há progresso sendo feito.
Treine sua equipe para o sucesso
Os programas geralmente oferecem algo novo, único ou transformador para a organização. Um dos desafios de trabalhar com esse tipo de iniciativa é que você provavelmente não tem as habilidades internas para poder concluir todas as tarefas e projetos necessários.
Tudo bem, e é de se esperar. Seu trabalho como um novo gerente de programa é garantir que você possa aperfeiçoar, treinar e desenvolver as pessoas que você tem para que, juntos, você possa atender a todos os requisitos de recursos.
Pode haver algumas áreas em que você precisa apenas de um determinado recurso por um período limitado. Por exemplo, você não vai treinar um de seus funcionários em como ser um motorista de empilhadeira se for uma habilidade que você precisa por apenas uma semana, descarregando uma entrega de algo. Mas, se você estiver transformando a maneira como a presença on-line de sua empresa é gerenciada, provavelmente seria valioso ter habilidades de desenvolvimento de sites em casa, além de alguns conhecimentos sobre mídia social ou otimização de mecanismo de pesquisa. Estas são as habilidades nas quais a empresa dependerá no longo prazo.
Tome a decisão sobre qual destes você precisa ter embutido na equipe e quais devem ser terceirizados. Em seguida, assegure-se de que seu programa possa oferecer as tarefas de treinamento e recrutamento necessárias para estar pronto para gerenciar os resultados conforme cada projeto é entregue.
A governança é mais complexa
Se você veio de uma experiência em gerenciamento de projetos, a governança não será uma surpresa para você. É a maneira pela qual as estruturas de projetos e programas são organizadas e controladas para garantir que a tomada de decisões seja feita da maneira correta e que as pessoas certas estejam envolvidas. É crucial para garantir que o trabalho está sendo realizado de uma maneira que se encaixa no business case geral e ajuda a manter as pessoas responsáveis.
A governança também é a maneira pela qual o Escritório de Gerenciamento de Projetos e os executivos seniores podem garantir que o programa está no caminho certo para entregar os benefícios - e fornece uma rota formal para encerrar projetos ou um programa inteiro se puder ser demonstrado que esses benefícios não serão mais ser alcançado.
A governança é mais complexa em um ambiente de programa do que em um ambiente de projeto. Project Boards e Steering Groups normalmente têm filiação no nível exec. Isso é de se esperar, pois o resultado final de um programa é normalmente a transformação de negócios.
Os programas também têm um impacto no processo normal de negócios e nas operações diárias da organização, de modo que o investimento normalmente é significativo, com um impacto no P & L. Isso também requer um nível de supervisão potencialmente maior do que um projeto de capital.
Simplifique a governança do programa para o seu programa garantindo que você tenha as pessoas certas nas funções de tomada de decisão e com responsabilidades claras para as pessoas da equipe.
O planejamento é muito mais difícil ...
Planejar um programa é mais difícil do que planejar um projeto porque há muito mais partes móveis, mas você poderia argumentar que é mais divertido também!
Normalmente, os gerentes de projeto envolvidos no programa montarão seus planos de projeto. Em seguida, a equipe de gerenciamento do programa atende e sob sua direção como o gerente do programa, os planos são integrados.
Isso é fácil de dizer, mas não tão fácil de fazer. Requer a identificação das dependências entre projetos e tarefas do projeto. Ele obriga você a analisar os requisitos de recursos de todo o programa e a manipular as atividades de acordo com a disponibilidade de pessoas-chave. E não é uma tarefa única também.
Uma vez que o seu plano de programa integrado é montado, você pode rastreá-lo em um gráfico de Gantt ou outra ferramenta de software. À medida que seus gerentes de projeto rastreiam seus projetos em tempo real, você terá que fazer ajustes no plano do programa, mantendo todos informados sobre as alterações e explicando o que isso significa para a sua área de trabalho.
... Mas você não precisa planejar cada linha
Como gerente de programa, você depende de seus gerentes de projeto para fazer o planejamento detalhado. Não é prático ou desejável que você esteja acompanhando um plano com milhares e milhares de tarefas.
Você precisa de uma visão de alto nível dos projetos, com detalhes suficientes para mostrar se algo terá impacto no nível do programa.
A maneira mais fácil de fazer isso é com aplicativos de software dedicados (esses 10 projetos comprovados e as ferramentas de software do programa são um bom ponto de partida). Tentar administrar seu programa multimilionário em uma planilha eletrônica não será fácil.
Você precisa melhorar sua delegação
Por melhor que você seja em delegar, estar em uma função de gerenciamento de programa significa que você precisa melhorar ainda mais.
A boa notícia é que você deve ter uma equipe de gerentes de projeto, e você pode até ter um Escritório de Gerenciamento de Programas dedicado para apoiar sua mudança transformadora.
A má notícia é que você pode não!
Há muito trabalho a fazer em um programa e configurá-lo para garantir que todas as partes móveis se movam juntas no momento certo é um grande esforço. Você não pode fazer isso sozinho e você não deveria tentar. Calcule quanto tempo você precisa para iniciar o programa e, em seguida, certifique-se de ter uma equipe pronta para ajudá-lo.
Se você não tiver ninguém no seu Escritório de Gerenciamento de Programas, peça que alguém seja destacado para a equipe de gerenciamento do programa. Há muito para eles fazerem: alguém em um papel de coordenação de projeto estaria perfeitamente posicionado para fornecer a coordenação necessária no nível do programa, liberando você para se envolver com as tarefas estratégicas.
Não tenha medo de conflitos
Existem muitas vertentes para programas. De projetos com partes interessadas difíceis a prazos inatingíveis, todos os dias darão oportunidades de conflito. Fique atento para as coisas que atrapalham o desempenho do projeto e esteja preparado para intervir quando necessário para evitar uma situação de conflito antes de começar .
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