Como as diretorias de projetos e os grupos de direção dão suporte ao seu projeto
Vamos começar dizendo que a Diretoria do Projeto é uma parte importante da estrutura organizacional de qualquer projeto. Se você não tiver um, fale com o seu gerente sobre como criar um.
O Conselho do Projeto é presidido pelo patrocinador do projeto e normalmente incluirá vários outros interessados seniores, bem como o gerente do projeto .
Normalmente, há três a cinco pessoas no quadro. Eles são todos os principais interessados no projeto e pessoas que têm a capacidade de fazer as coisas para o projeto.
Resumindo: é um grupo de pessoas que se reúnem para ajudar a supervisionar o projeto e mantê-lo avançando na direção certa.
Os painéis do projeto são configurados no início do ciclo de vida do projeto e operam durante todo o projeto até que seja fechado. Vamos dar uma olhada nas 4 principais funções de um painel do projeto.
O conselho do projeto fornece governança
Primeiro, o Conselho do Projeto fornece governança crítica. Eles garantem que as políticas sejam cumpridas no nível corporativo e no nível do portfólio ou programa. Eles oferecem supervisão sobre o que a equipe do projeto está realizando. Eles, juntamente com o patrocinador do projeto, são responsáveis pela entrega bem-sucedida do projeto e essa função de governança garante que a equipe do projeto esteja agindo de maneira ética e dentro dos limites aceitáveis para a empresa.
Eles fazem isso questionando o gerente de projeto e fornecendo ajuda e suporte.
A placa do projeto fornece direção
Muitas vezes há decisões a serem tomadas em um projeto, e algumas delas ficarão fora do âmbito do gerente de projeto. Quando o gerente de projeto é incapaz de tomar a decisão, e é algo que deve ser discutido com mais interessados do que apenas o patrocinador, ele irá para a Diretoria do Projeto.
Seu papel é manter o projeto em andamento, fornecendo a direção apropriada para a equipe. Eles contribuem para definir a visão no início do projeto e manter o projeto no caminho certo.
O conselho do projeto toma decisões
O Conselho do Projeto é basicamente um órgão de decisão. Seu papel é tomar as decisões que mantêm o projeto avançando, desbloqueando problemas e ajudando o gerente de projeto a ver um caminho claro para a conclusão bem-sucedida.
O gerente de projeto fará recomendações ao Conselho do Projeto. Isso pode incluir recomendações para abordar:
- Riscos, como planos de mitigação para enfrentar possíveis desafios
- Problemas
- Resourcing de problemas, como não ter os membros da equipe certos disponíveis
- Atrasos de programação
- Superação de orçamento.
O Conselho do Projeto não precisa necessariamente agir de acordo com a recomendação do gerente do projeto. Como um grupo, eles podem apresentar outras sugestões para o caminho a seguir e, com frequência, o fazem. Isso ocorre com frequência porque eles têm uma visão mais ampla do ambiente do projeto do que o gerente de projeto, de modo que eles podem ver rotas alternativas e escolher o melhor no momento.
O Conselho do Projeto aprova os gastos
Finalmente, o Conselho do Projeto aprova o orçamento geral.
Cada pedido ou item de orçamento é normalmente gerenciado pelo gerente de projetos: você não precisa ir até a sua Diretoria do projeto para obter todas as faturas assinadas para pagamento.
No entanto, no nível geral do projeto, o Conselho do Projeto tem um papel a desempenhar na primeira aprovação de como você vai gastar o dinheiro (seus planos orçamentários) e depois no monitoramento dos gastos em andamento para garantir que o projeto esteja no caminho certo.
Você também precisará recorrer ao Quadro de Projetos quando parecer que precisa gastar fundos de contingência ou reservas de gerenciamento. Eles podem autorizar gastos excessivos e ajudar as equipes de projeto a acessar fundos adicionais onde isso possa ser justificado.
Em geral, o Conselho do Projeto fornece uma função essencial de governança e direção para a equipe do projeto. Sua direção e orientação ajudam o gerente de projeto a orientar o projeto na direção certa, e eles estão perfeitamente posicionados para intervir e ajudar se algo começar a dar errado.