O que você precisa saber para fazer o seu projeto iniciar um sucesso
1. Implementação do projeto começa com um plano
Seja o que for que você esteja implementando, você precisa de um plano para fazer a transição do projeto de 'projeto' para ' business as usual' . Espero que isso já esteja documentado ou pelo menos esboçado.
É a parte do projeto que fica entre a Entrega do Projeto e o Encerramento do Projeto no ciclo de vida do projeto .
Se você não tiver um plano detalhado, agora é a hora de descobrir exatamente como essa parte do projeto vai diminuir. O resto deste artigo irá ajudá-lo.
2. Envolva a equipe de operações
Se você não tem o negócio como de costume ou as equipes operacionais envolvidas totalmente, comece o engajamento agora. Eles vão possuir a saída daqui para frente. Se você construiu um escritório, eles vão trabalhar nele. Se você criou um aplicativo para smartphone, ele vai vendê-lo e lidar com reclamações de clientes.
Eles precisam estar prontos para receber o que seu projeto está lhes dando.
Dica de bônus: Construa a confiança com as pessoas certas no início do projeto e ele será reembolsado neste momento.
3. Prepare seus materiais de treinamento
Seria ótimo se o seu projeto oferecesse algo tão intuitivo que ninguém precisaria de treinamento para usá-lo, mas esse raramente é o caso dos projetos complexos nos quais trabalhamos hoje.
Se for um pequeno aprimoramento para um sistema existente, você poderá obter um breve e-mail para os usuários e uma captura de tela do que parecerá diferente quando fizer login amanhã.
Qualquer coisa mais do que isso e você vai precisar montar um material de treinamento sério para ajudá-los a se familiarizar com isso.
Dica de bônus: certifique-se de ter pessoas em fila para ministrar o treinamento . Se você está seguindo o caminho do treinamento 'ao vivo' (ou até mesmo o treinamento individualizado online - você ainda precisa de alguém para registrar os materiais), você deve verificar a disponibilidade deles. Idealmente, você não deveria estar oferecendo treinamento como gerente de projeto.
4. Programe tempo suficiente para treinar
Treinar, essa é uma tarde, certo? Podemos preparar treinamento em saúde e segurança para a nova equipe em um horário de almoço, OK?
Não! Converse com algumas pessoas em suas equipes de RH e descubra quanto tempo é necessário para oferecer um treinamento de qualidade. Acrescente a isso o fato de que você pode ter que executar cursos presenciais várias vezes para permitir que as pessoas estejam em turnos diferentes ou fora do trabalho ou envolvidas em algo tão importante que não possam comparecer ao treinamento naquele dia, e você pode veja a rapidez com que o tempo de treinamento se expande.
Você precisa o tempo que você precisa. Economize em treinamento e você não obterá o retorno do investimento resultante do uso no seu resultado final. Simples.
5. Comunique-se, comunique-se, comunique-se
Todo mundo sabe o que vai acontecer no dia do show? Se necessário, prepare um plano de contagem regressiva que documente quem está fazendo o que para cada hora. Usamos isso com sucesso em grandes implementações de software, em que há várias etapas e equipes envolvidas na colocação em funcionamento da nova tecnologia.
Por exemplo, a equipe de infraestrutura precisa garantir que o hardware esteja pronto e tenha passado pelas verificações finais. Em seguida, a equipe da plataforma prepara o ambiente e faz os backups necessários. Uma equipe de aplicativos faz a instalação e, em seguida, há a migração de dados que precisa de aprovação do usuário. Você pode ver como tantas peças móveis podem causar problemas se não houver uma abordagem passo-a-passo para executar o grande dia.
6. Organize sua documentação
Os documentos do seu projeto formarão a base do que as pessoas estão olhando no futuro para descobrir o que precisam saber sobre o que aconteceu.
Certifique-se de arquivar e organizar qualquer documentação relacionada ao projeto, incluindo os registros do projeto e quaisquer relatórios do projeto que mostrem o histórico e as principais decisões. As pessoas podem precisar se referir a estas no futuro.
7. Faça o Gerenciamento de Mudanças
Ou trabalhe com alguém que o faça, se você tiver líderes de departamento qualificados ou um gerente de mudança de negócios na equipe.
Gerenciar a mudança nos projetos é um fator-chave para garantir que você obtenha os benefícios comerciais esperados. Pode ajudar a incorporar os novos processos ou produtos e impedir que as pessoas voltem às antigas formas de trabalho.
8. Verifique a transferência de conhecimento
OK, então você não estará fazendo o Service Desk de TI fazer um exame em seu projeto ou algo assim, mas reserve um tempo e esforço para verificar se eles realmente levaram em consideração o conhecimento que você transferiu para eles.
Você pode fazer isso permanecendo na primeira semana de ativação ou envolvendo-os em projetos, ou até mesmo deixando que eles executem toda a implementação.
Esteja lá se eles precisarem de você e converse com o gerenciamento dessas equipes para verificar se todos estão confiantes antes de você se mudar.
9. Não esqueça os dados
Se você está implementando algo novo ou atualizando algo, haverá dados organizacionais envolvidos de alguma forma. Se você tiver que mover dados de um lugar ou sistema para outro, planeje isso (e como você vai verificar se tudo está certo). Se você estiver criando novas fontes de dados, seja um novo local de escritório ou um produto de software, certifique-se de que ele possa alimentar os dados de volta aos sistemas principais da empresa, conforme o planejado.
Em muitos casos, o teste final está no ambiente ao vivo. Ter a equipe técnica e os analistas de dados em modo de espera, caso as coisas não funcionem como você esperava.
10. Planeje sua saída
Você não quer fazer parte deste projeto para sempre, então você precisa saber que você pode sair com elegância. A ideia é tornar seu dispensável para que você possa facilmente fazer a transição para um novo projeto. Uma vez que a equipe do business as usual possa se manter sozinha, você não deve mais ser necessário. Planeje para que isso aconteça o mais rápido possível!