A fim de acompanhar o progresso ao longo do caminho e garantir que os principais produtos estejam sendo alcançados de acordo com o cronograma, os gerentes de projeto usam marcos.
A definição de um marco do projeto é uma tarefa com uma duração de zero, o que significa uma conquista no projeto.
Eles são usados como uma forma de mostrar o progresso e o movimento para frente e mostrar às pessoas o que está acontecendo, mesmo que não tenham um conhecimento detalhado das tarefas envolvidas para chegar lá. Nesse aspecto, eles são muito úteis para a comunicação das partes interessadas e para o estabelecimento de expectativas.
Quando usar os marcos do projeto
Marcos no gerenciamento de projetos são usados para marcar:
- O começo de fases significantes de trabalho
- O fim de fases significativas de trabalho
- Para marcar o prazo para algo
- Para mostrar quando uma importante decisão está sendo tomada.
E outros pontos fixos no tempo que precisam ser chamados especificamente porque os marcos são uma ótima maneira de rastrear seu projeto.
Com que freqüência colocar marcos no seu plano
Fui aconselhado em um curso de treinamento para colocar marcos em seu plano uma vez por mês. Isso é bom e uma boa regra de ouro, mas você precisa usar seu julgamento profissional. Alguns meses podem ter muita atividade, com reuniões importantes sendo marcadas como marcos, decisões sendo tomadas e o encerramento de uma fase e o início de outra.
Em outros meses, você pode estar focado na execução e há muito pouco, se é que existe alguma coisa, em que você pode realizar um marco.
Dito isto, para fins de relatório é útil criar uma razão para ter um marco pelo menos uma vez em cada ciclo de relatório, e falaremos um pouco mais sobre marcos e comunicação.
Como os marcos são representados no seu gráfico de Gantt
Marcos são um dos componentes de um gráfico de Gantt e são mostrados no gráfico como um diamante. Eles não são mostrados como uma tarefa normal, porque eles têm uma duração de zero: em outras palavras, eles não ocupam nenhum tempo. Para fins de planejamento em um gráfico de Gantt, eles simplesmente acontecem!
Se você não estiver usando gráficos de Gantt, ainda poderá usar marcos. Aqui estão 5 alternativas para gráficos de Gantt : você ainda pode incorporar marcos em seu plano usando estes.
Se você quiser se manter organizado pessoalmente e o seu software de gerenciamento de projetos não estiver totalmente integrado ao seu calendário, você poderá copiar e colar as datas-chave no seu diário. Dependendo de como você gosta de trabalhar isso pode ser uma dica útil para lembrá-lo do que deve estar chegando!
Como nomear milestones
Os marcos devem ter uma descrição clara do cronograma do seu projeto, mas não um que implique que eles são uma tarefa. Portanto, eles não devem ser chamados de "Conseguir um acordo para passar para a Fase 2", mas sim para "Fase 2". Se você quiser refletir sobre o esforço de obter um acordo para passar para a Fase 2, adicione uma tarefa antes que isso seja dito.
Os marcos devem descrever o ponto no tempo que eles representam assim:
- Fase de testes completa
- PID aprovado
- Contrato assinado
- Reunião da equipe da prefeitura
Muitos gerentes de projetos optam por numerar seus marcos para facilitar a referência também. Se você usar uma estrutura analítica do projeto, poderá usar a numeração a partir disso. Caso contrário, é bom usar M1, M2 e assim por diante para deixar claro o que você está se referindo. Uma estrutura de nomenclatura clara se torna mais importante quanto mais marcos você tiver, então pense em como você vai fazer isso se o seu projeto for executado por vários meses.
Como obter marcos marcados como off
Os marcos fazem parte do cronograma do seu projeto, portanto, quando sua programação é definida, você deve considerar seus marcos como assinados.
Se você precisar alterar as datas de seus marcos, deverá usar o procedimento de controle de alterações padrão para fazer ajustes em seu plano. Isso pode ser tão fácil quanto conversar com seu patrocinador do projeto e deixá-los saber por que as datas precisam ser alteradas, ou tão formal quanto montar um novo cronograma recomendado e levá-lo a um comitê de planejamento para ratificá-lo.
É melhor descobrir qual será o seu processo de conclusão do marco, se houver, antes de precisar usá-lo, para que você não perca tempo quando precisar fazer uma alteração.
Usando Marcos Para Comunicação
Os marcos são úteis para comunicação e relatórios porque representam os pontos mínimos de controle no plano. Em outras palavras, se você eliminasse todas as outras tarefas, ainda poderia ver o que estava acontecendo e manter o projeto seguindo em frente usando apenas os marcos.
Você deve ser capaz de extrair os marcos e colocá-los em um painel ou relatório de projeto . Eles devem contar a história do projeto com detalhes suficientes para satisfazer as pessoas a quem você está subordinado, normalmente o patrocinador do projeto ou outro grupo executivo, como o grupo diretor (ou diretoria do projeto ). A cada mês ou na frequência de geração de relatórios usada, você pode mostrar quais marcos foram alcançados.
Relatar contra marcos é bastante simples e é frequentemente feito como uma tabela. Você lista a descrição do marco, a data em que foi vencida e, em seguida, a nova data prevista. Quando o marco é alcançado e pode ser marcado como completo, você adiciona essa data também. Espero que seja o mesmo que a data prevista, mas os projetos nem sempre funcionam assim.
Uma tabela como essa torna óbvio o que foi concluído e o que é excelente. Você será capaz de planejar a resposta para a pergunta “Por que não atingimos esse marco?” Antes de você se encontrar com seu patrocinador ou enviar o relatório!
Quando o seu plano de projeto for muito longo e você tiver muitos marcos, será mais fácil abandonar os marcos completos de cada ciclo de relatórios. Relate somente os marcos que estão próximos ou concluídos naquele mês: no mês que vem, retire tudo o que foi concluído no mês passado, para que você não acrescente constantemente ao tamanho do relatório dizendo às pessoas sobre o trabalho que eles já sabem que está concluído.
Os marcos são uma ferramenta de gerenciamento de projetos realmente útil para planejamento, programação e geração de relatórios, e são fáceis de usar. Coloque um pouco em seu próximo plano de projeto, acompanhe-os e você descobrirá que frequência funciona melhor para você.
Tal como acontece com tudo em gerenciamento de projetos, use-os com flexibilidade para fornecer o resultado desejado, usando essas dicas e diretrizes para informar suas próprias decisões.