Torne as reuniões menos chatas para que você alcance o objetivo
Se as pessoas não estão prestando atenção e se concentrando, a reunião é apenas um desperdício de tempo de todos. Como você pode tornar as reuniões chatas mais emocionantes para que elas realizem algo?
Aqui estão 5 dicas práticas:
1. Proibir SmartPhones
Sim, isso é como dizer às pessoas que joguem seus filhos na cova dos lobos antes de irem à reunião. As pessoas insistem que devem ter seus telefones - afinal, uma emergência pode ocorrer. Sim. O mundo pode chegar ao fim durante sua reunião de planejamento trimestral, mas é improvável.
O problema com a tecnologia atual é que ela permite que você se concentre no que não está à sua frente - a reunião. O engraçado é que, se as pessoas estivessem cara a cara com as pessoas que estavam enviando mensagens de texto durante a reunião, elas mandariam mensagens de texto para outra pessoa. Telefones ficam em mesas .
Sem o telefone, duas coisas acontecem durante sua reunião. Você é forçado a permanecer no presente e o tempo de inatividade é gasto na comunicação com os outros participantes. Por que isso é importante? Porque você verá que suas reuniões são mais interessantes quando você conhece seus colegas.
Como você os conhece? Conversando com eles.
O que você faz quando tem seu telefone? Você não fala com as novas pessoas.
2. Prepare, prepare, prepare
Uma reunião em que o líder ou o moderador chega atrasado , não tem uma agenda e, na verdade, é chata e entediante. Uma reunião bem preparada pode ser fascinante e envolvente. Quando o líder tiver um plano e um propósito, a reunião será mais interessante.
Quando não há direção ou objetivo, a reunião não será interessante.
A outra parte da preparação é melhorar suas próprias habilidades. Você já esteve em reuniões que foram produtivas e interativas e fez você se sentir como se pudesse sair e realizar grandes coisas. E você participou de reuniões em que tem certeza de que, se adormecesse, ninguém sentiria sua falta e não sentiria falta de algo importante. A diferença é a pessoa que conduz a reunião.
Se suas reuniões são chatas, dê uma olhada no espelho . Encontre uma maneira de melhorar. Você pode ter uma aula formal (seu departamento de RH pode ajudá-lo com sugestões), você pode pedir feedback e orientação de um colega de trabalho cujas habilidades de reunião você admira, ou você pode fazer uma aula on-line. Muita ajuda está disponível para você, e muito disso é gratuito para quando você quiser fazer com que suas reuniões chatas de sempre sejam mais emocionantes.
3. Todos participam
Por que todos deveriam participar? Bem, porque se a participação não for necessária, você pode lidar com todo esse problema por e-mail. A sério. Há muito poucas ocasiões em que você precisa trazer um grupo para transmitir informações.
Sim, existem algumas coisas, como demissões em massa ou uma reestruturação completa da empresa, que será melhor se você tiver um gerente falando com o grupo inteiro, mas na maioria dos casos, as reuniões devem ser sempre interativas .
Como interativo? Bem, isso depende do propósito da reunião. Se é uma sessão de brainstorming , todos devem falar. Se alguém não estiver falando, ligue para essa pessoa. Introvertidos podem não gostar desse tipo de reunião - e você não deve fazer reuniões de alta pressão para os introvertidos, colocando-os no local.
Mas sua cultura de reunião precisa garantir que todos participem dessas sessões de brainstorming e eles devem saber que sua participação é necessária com antecedência.
Se for uma reunião de planejamento, uma reunião de definição de metas ou até mesmo uma reunião de relatório trimestral, deve haver tempo para sugestões, seja para fazer perguntas ou fazer comentários. A atmosfera precisa incentivar a participação, mas com alguns limites (veja abaixo).
4. Não deixe qualquer pessoa dominar
Se você está liderando a reunião , é natural que você fale mais.
Depois de você, porém, você não quer que outra pessoa domine a conversa. Isso pode tornar uma reunião tediosa. Lembre-se de redirecionar os comentários e chamar as pessoas que você conhece como especialistas na área para difundir um falador compulsivo.
Por exemplo, quando Jane fez seu quarto comentário e começou a fazer um quinto, interrompeu-a da melhor forma dizendo: “Obrigado, Jane, sabemos sua posição. Eu gostaria de ouvir o que Karen tem a dizer. E Jim e Bob ainda não tiveram a chance de falar.
Às vezes, você terá que falar com os Janes de seu escritório antes de uma reunião para lembrá-los de que o objetivo de se reunir em grupo é compartilhar ideias com todos e, se ela dominar, a reunião não será tão bem-sucedida. Ou, imediatamente após a reunião funciona bem também, pois você terá novos exemplos, se necessário.
As pessoas que aproveitaram o tempo para participar de uma reunião, trazendo seus conhecimentos e experiências, merecem a oportunidade de falar e compartilhar suas opiniões. Como líder, você pode aprender a controlar o comportamento que prejudica a reunião .
5. Faça itens acionáveis
Uma reunião que termina sem ações foi apenas uma perda de tempo . É um despejo de informações. Nesse caso, uma reunião não era a melhor maneira de prosseguir. Uma reunião interessante e empolgante termina com coisas que as pessoas podem e deveriam estar fazendo - tanto para promover suas metas individuais quanto as metas da empresa ou, idealmente, ambas. Se as pessoas não estiverem indo embora sabendo quais são os próximos passos, a reunião falhou.
Além de ter itens acionáveis, é necessário que haja um acompanhamento. Isso pode acontecer em uma segunda reunião ou individualmente, mas tem que acontecer. As pessoas vão desligar se souberem que os itens de ação são todos para exibição.
As reuniões nunca substituirão as viagens à Disneylândia por emoção, mas você pode torná-las mais excitantes, interessantes e produtivas. Faça essas cinco mudanças e você tornará suas reuniões chatas de sempre mais interessantes para as pessoas que participarem. E isso é bom para o sucesso da sua organização.