No entanto, às vezes só temos que nos encontrar. E sim, há alguns ótimos conselhos disponíveis de especialistas em gerenciamento de tempo, controle de agenda e regras de ordem.
O foco aqui é um pouco diferente, oferecendo algumas orientações testadas e verdadeiras que ajudarão os gerentes a transformar cinco tipos de reuniões comuns em eventos indolores e produtivos.
Cinco soluções comuns para reuniões
1. Eliminar a morte por atualizações "Around the Table" . Você conhece esta reunião. Cram dezoito pessoas em uma sala e depois exigem que todas as pessoas compartilhem uma atualização que normalmente soa como uma tentativa de justificar sua existência e defendem sua consagração no grande hall da fama dos funcionários. CEOs e líderes seniores são notórios por conduzir essas reuniões, acreditando ingenuamente que essa é uma ótima maneira de todos ouvirem o que está acontecendo em toda a empresa. Na realidade, as pessoas geralmente se desligam e se concentram em planejar sua própria atualização, que ninguém vai ouvir.
Em vez disso: por todos os meios, reunir-se com seus colegas, membros da equipe ou colegas-chave, mas não sucumbir à abordagem "em volta da mesa". Ofereça informações em uma base de exceção.
Compartilhe notícias relevantes, incluindo resultados financeiros, grandes vitórias de clientes ou atualizações de iniciativas em toda a organização. Além disso, estenda a oferta para indivíduos para levantar questões importantes. Se algo digno de nota e não amplamente conhecido ocorrer, alguém deve compartilhá-lo. Se um grupo precisar da ajuda de outro grupo, aumente a solicitação.
Caso contrário, não obrigue todos os participantes a compartilhar.
2. Reuniões de status em geral. Estes podem ser brutais assassinos do tempo, particularmente quando se travam como eventos recorrentes e são mal geridos.
Em vez disso : nunca ligue para uma reunião para algo que você possa procurar. Aproveite as ferramentas tecnológicas do dia para garantir que suas equipes de trabalho mantenham uma atualização de status atual e visível, onde todos possam vê-lo com o clique de um mouse. Se você precisar atender, reduza pela metade o tempo planejado para a reunião ou use abordagens ágeis e execute sessões curtas de “stand-up”. Seja draconiano sobre as digressões e distrações que alongam essas sessões. Concentre-se no status de compartilhamento e exija que as pessoas resolvam problemas fora deste fórum.
3. Reuniões de brainstorming não estruturadas. A maioria das reuniões de brainstorming é tão mal facilitada que acabamos suprimindo idéias, apoiando a ideia do chefe ou gerando ótimas listas de coisas legais em post-its que nunca são ouvidas nem vistas novamente.
Em vez disso: trabalhe para definir o tópico do brainstorming e compartilhe-o com os convidados antes da sessão. Colete sua entrada e consolide-a e poste-a ou compartilhe-a sem atribuição às ideias. Use a sessão ao vivo para pular e construir as ideias enviadas, adicionando à lista.
Resista ao desejo de avaliar ideias nesta sessão. Incorporar outras técnicas que minimizem as pressões de socialização, como a escrita cerebral. E acima de tudo, consolide as ideias e crie um processo para avaliá-las, bem como arquivá-las para fácil referência de grupo em sessões e situações futuras.
4. Revisões de operações que fazem a Inquisição parecer inofensiva. Se você já sofreu uma sessão durante a qual o líder da reunião - geralmente um executivo - foca em uma das duas funções ou procura o ponto fraco na apresentação de todos e depois irrita os mensageiros impiedosamente, você sabe o quão destrutivo é esse formato. Não perpetue este processo.
Em vez disso: mantenha os mergulhos funcionais profundos e os exames de proctologia corporativa privados e concentre-se em compartilhar os principais indicadores operacionais, problemas e oportunidades.
A reunião do grupo não é a hora nem o local para desmembrar uma área ou indivíduo com baixo desempenho. Configure uma reunião de acompanhamento no local, mas não sujeite todos os demais a sua interrogação visível sobre esse assunto. Não recue na responsabilização por melhorias, mas elimine a crueldade e o que é uma vergonha pública do seu repertório de gerenciamento de reuniões.
5. Reuniões que levantam questões que exigem decisões espontâneas. Estranhamente ou ironicamente, a sala de reuniões é um dos piores lugares para decisões rápidas . Levantar um problema pela primeira vez e pedir uma decisão coloca as pessoas no local, e elas se ressentirão de você por usar essa abordagem.
Em vez disso: trabalhe incessantemente à frente das reuniões do grupo para envolver as principais partes interessadas em questões e opções. Solicite sua opinião, ofereça suas perspectivas e trabalhe para intermediar interesses compartilhados. Use o fórum de reunião para validar os interesses das partes interessadas e identificar suas recomendações. Embora você ainda possa não ter a decisão imediata sem mais uma ou duas etapas, você terá fortalecido suas relações de trabalho com seu trabalho anterior à sessão.
O Bottom-Line for Now:
Somos criaturas comunais por natureza e mesmo com uma variedade de ferramentas tecnológicas que nos permitem conectar sem estar no mesmo lugar, às vezes, apenas ajuda a estar cara-a-cara. Aproveite esse tempo com sabedoria e mostre seu respeito pelos participantes, produzindo reuniões que minimizam o investimento de tempo e maximizam o compartilhamento de informações de alta qualidade em um ambiente não ameaçador.