Este artigo oferece ideias para gerentes em todos os níveis para fortalecer suas habilidades de facilitação de reuniões em apoio à melhoria da produtividade das reuniões.
Onde os gerentes erram nas reuniões
Muitos gerentes acham que sabem “administrar” uma reunião.
Eles definem a agenda, fazem todo o discurso e tomam todas as decisões. Embora isso possa parecer fácil e eficiente para os gerentes, muitas vezes é um desperdício de tempo das pessoas, e isso não afeta o potencial criativo da equipe. Na verdade, isso tem o efeito oposto, pois os funcionários tendem a se retirar, adiando para o gerente que claramente quer estar no comando.
Existem muitas razões pelas quais os gerentes não envolvem mais seus funcionários em reuniões, incluindo:
- Medo de deixar ir.
- A falsa crença de que, porque eles estão no comando, eles precisam fornecer todas as respostas.
- Falta de confiança nas habilidades ou habilidades de resolução de problemas de seus funcionários.
- Falta de conhecer habilidades de facilitação.
Enquanto os três primeiros itens são comportamentos de gestores pobres, o último, habilidades de facilitação, pode ser aprendido e fortalecido com a prática.
Fortalecendo suas habilidades de facilitação de reuniões
Por definição, facilitar significa “ tornar mais fácil ou menos difícil; ajuda para frente ”. Para que um gerente facilite uma reunião (em vez de executá-la), ela precisa estar disposta a liberar seu poder e estar aberta a diferentes resultados e abordagens.
A facilitação apropriada da reunião envolve envolver todos os envolvidos na identificação e solução de problemas. As equipes quase sempre desenvolverão soluções melhores e mais criativas do que qualquer um poderia e provavelmente terá mais suporte para a implementação das soluções.
Aqui estão nove habilidades necessárias para facilitar uma reunião, as quais podem ser aprendidas e melhoradas com a prática:
- Planejamento de agenda. Uma reunião colaborativa começa com o planejamento da agenda. Selecionar tópicos que convidam a participação, ou seja, um problema a ser resolvido, é muito mais envolvente do que tópicos “informativos”. No entanto, muito tempo precisa ser alocado para permitir o envolvimento do grupo.
- Ambiente e clima. Questão de logística! Quando as pessoas se sentem desconfortáveis, não conseguem ver uma à outra, não conseguem ouvir ou estão com fome, os resultados das reuniões serão prejudicados. Aprenda a usar a logística como forma de incentivar a participação e remover barreiras.
- Fazendo perguntas. Grandes perguntas estimulam uma grande discussão. O artigo, “ 70 Awesome Coaching Questions Usando o Modelo GROW ”, oferece alguns prompts de discussão pendentes.
- Escuta activa. Quando um gerente parafraseia, verifica a compreensão e faz perguntas de acompanhamento, incentiva mais participação e mantém a discussão fluindo. Em “ Como se tornar um ouvinte melhor ”, compartilho ideias sobre o fortalecimento de suas habilidades auditivas ativas.
- Debate. A maioria das pessoas acha que já sabe como debater. No entanto, eles geralmente não. Em muitos cenários, a eficácia do brainstorming é reduzida pela má gestão do processo, fortes pressões sociais ou políticas e falta de habilidades de facilitação. Muitas pessoas nunca experimentaram verdadeiramente o poder de uma sessão de brainstorming bem administrada. Veja “ 15 maneiras de chover em uma sessão de brainstorming ” para o que não fazer - então faça o oposto!
- Habilidades de construção de consenso. Consenso não significa que todos tenham que concordar com uma decisão. Isso significa que todos tiveram a oportunidade de compartilhar suas perspectivas e propor idéias. A facilitação adequada orientará o grupo de compartilhar ideias para o desenvolvimento de uma decisão eficaz . Chegar a um consenso leva mais tempo, mas geralmente é mais forte para o grupo. No entanto, lembre-se de que o consenso não é o objetivo final. Uma decisão efetiva para o problema em questão é a questão mais importante. Veja uma Estrutura de Tomada de Decisões do Consenso em Seis Passos para saber mais sobre como liderar uma equipe por meio de um processo de tomada de decisão por consenso.
- Resolução de conflitos. Sempre que há uma sala cheia de pessoas envolvidas na solução de um problema, o conflito é inevitável. De fato, o conflito sobre a tarefa ou questão é visto pelos pesquisadores da equipe como parte do processo de tomada de decisão efetiva. Um gerente deve aprender como aproveitar o poder do conflito de maneira positiva. Veja: "Resolução de Conflitos para Grupos Pequenos " .
- Habilidades de comunicação não-verbal. Enquanto os pesquisadores discutem as porcentagens exatas, a maioria concorda que mais de 50% da comunicação não é verbal. Um gerente precisa ser capaz de ler o tom e a linguagem corporal do grupo para avaliar seu nível de envolvimento, franqueza e comprometimento.
- Gravação. Facilitação de grupo hábil envolve saber quando virar para um flipchart ou quadro branco para capturar o que as pessoas estão dizendo. Fazer isso faz com que as pessoas sintam que suas ideias estão sendo ouvidas e valorizadas, e serve como um registro valioso para ser usado no planejamento e no acompanhamento de ações.
A linha inferior:
O tempo é um bem precioso na vida e no trabalho. Esforce-se para gerenciar reuniões para otimizar a eficiência e a eficácia. Aprender, praticar e aplicar as nove habilidades de facilitação identificadas acima é um ótimo lugar para começar.
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Atualizado por Art Petty