Publicado em 01/08/2015
É provável que, quando alguém é promovido a seu primeiro cargo de gerenciamento, seja a primeira vez que gerencia um orçamento de departamento.
A maioria dos novos gerentes recebe pouco ou nenhum treinamento formal sobre como desenvolver uma previsão orçamentária, controlar suas despesas ou como fazer ajustes no meio do ano. Eles geralmente recebem uma planilha ou um relatório de seu gerente, ou do departamento financeiro, e espera-se que saibam como fazê-lo ou aprendam por tentativa e erro.
Embora “tentativa e erro” possa ser uma maneira eficaz de aprender uma nova habilidade, seria melhor se um novo gerente não tivesse que cometer muitos erros dolorosos.
Aqui estão algumas lições aprendidas com meu próprio estudo de tentativa e erro, que acredito que a maioria dos novos gerentes pode se beneficiar:
Invista o tempo para aprender desde o começo
Não há melhor momento para fazer perguntas “estúpidas” do que quando você é novo em algo e nunca o fez. É melhor perguntar e gastar o tempo de aprendizado inicial, em vez de esperar até que alguém tenha que apontar seus erros . Solicite tempo ao seu gerente (ou predecessor, se puder) para analisar a filosofia subjacente, as metas gerais, o formato e cada item de linha. Se a sua organização tiver uma pessoa de finanças, peça a essa pessoa que passe tempo com você também. A maioria ficará lisonjeada e disposta a compartilhar seus conhecimentos. Afinal, se eles puderem treiná-lo como fazer as coisas de acordo com suas especificações, você terá menos dor de cabeça para eles mais tarde.
Faça um curso de “Finanças e orçamento para gerentes não financeiros”
Consulte as escolas de negócios da universidade local, em “Executive Education” (Educação executiva). A maioria das escolas de negócios oferece cursos de três a três dias, sem créditos. Durante ou após o curso, reserve um tempo para revisar o relatório anual da sua empresa e entender os vários índices financeiros e relatórios.
Gerenciar seu orçamento do departamento como se fosse seu próprio negócio
Quando trabalhamos para grandes organizações, acabamos por tratar o dinheiro da "empresa" como se crescesse em árvores. Isso não acontece, e agora é seu trabalho como gerente assumir a propriedade pessoal dos recursos do seu departamento.
Seja um jogador de equipe
Se possível, analise o orçamento do seu gerente. Embora seja importante apropriar-se do seu orçamento, sua unidade faz parte de uma entidade maior. Peça ao seu gerente para mostrar onde seu orçamento se encaixa e oferece suporte a uma visão geral, bem como as interdependências com seus colegas. Pode haver momentos em que outro departamento precisa de dinheiro para metas que são uma prioridade maior que a sua. Não espere para ser perguntado ou deixe-o ser tirado - seja proativo e ofereça ajuda a seu gerente de pares. Você será visto como estratégico e colaborativo .
Não jogue jogos estúpidos
Só porque "todo mundo faz isso", não significa que não é estúpido e ruim para a empresa. Um exemplo típico de um jogo de orçamento estúpido que os gerentes jogam é “use ou perca gastos”. É quando você está chegando perto do final do ano e seu orçamento está sendo executado de acordo com sua previsão. Nos anos anteriores, quando você submergiu, o orçamento do próximo ano foi definido com base no ano real.
Então, para não ter seu orçamento cortado novamente, você faz compras - comprando coisas que você não precisa ou estocando para o caso de precisar.
Acompanhe suas despesas mensalmente e faça correções proativas
Não assuma que "alguém" lhe dirá quando estiver acima do orçamento. Na verdade, você pode até ter que pedir relatórios mensais ou acompanhar você mesmo. Não espere até o final do ano, quando é uma surpresa (para você e seu chefe). Até lá, é tarde demais para investigar e fazer correções. Seja responsável, avalie-se e informe-se proativamente com seu gerente.
Seja transparente e envolva sua equipe
Compartilhe seu orçamento com sua equipe, talvez até envolva-os na configuração da previsão. Envolver sua equipe e ajudá-los a entender o processo orçamentário cria um senso de propriedade compartilhada e incentiva seus funcionários a encontrar maneiras criativas de gerenciar despesas.
Seja estratégico
Não pegue apenas os valores reais do ano passado e some dez por cento para a previsão do ano seguinte. Comece com o desenvolvimento de uma estratégia e objetivos e, em seguida, determine os recursos necessários para atingir esses objetivos. Se você precisar de mais do que no ano passado, prepare um business case para justificar sua solicitação de financiamento adicional.
Não exagere
Embora o gerenciamento do orçamento seja um papel importante para um gerente, nunca perca de vista os ativos mais importantes: seu pessoal! Certifique-se de que você está gastando pelo menos cinco vezes a quantidade de tempo para desenvolver sua equipe que você está processando.