Heads Up: Leis federais e leis estaduais podem diferir
Aqui estão as diretrizes básicas para manutenção de registros de RH. Lembre-se, no entanto, que as leis estaduais podem variar dessas diretrizes. Se as leis estaduais e federais estiverem em conflito, sempre mantenha os registros com base em qualquer requisito que seja mais longo.
É melhor manter algo por muito tempo do que não o suficiente.
Registros de contratação: 1 ano
Você precisa salvar todos esses currículos, anotações de entrevistas, solicitações de emprego e postagens, e até mesmo um registro de suas pesquisas através do sistema de rastreamento do candidato por um ano após a decisão de fazer uma oferta de emprego. Então, se você entrevistar um candidato, e todo o processo se arrastar por três meses, não é até que a decisão final de contratação seja feita para que o relógio comece a funcionar.
Por que você tem que fazer isso? Se alguém questionar sua decisão de contratação, você precisará mostrar que não estava discriminando ilegalmente de nenhuma maneira , forma ou formulário. Leis como o Americans with Disabilities Act , Title VII e muitos outros exigem que você demonstre que está em conformidade. Manter esses registros ajuda você a fazer isso.
Registros de teste de drogas: 1 ano ou 5 anos para trabalhos de transporte
Se você precisar de exames toxicológicos para pré-contratação , é parte do registro de contratação e você deve manter uma cópia dos resultados por um ano.
Se você fizer testes adicionais de drogas, seja devido a um incidente no trabalho ou como parte de uma verificação aleatória, também precisará manter esses registros por um ano. No entanto, se você estiver sujeito ao departamento de regulamentos de transporte, o prazo mínimo para registros de teste de drogas é de cinco anos.
Folha de pagamento / Timecards, Etc .: 3 anos mínimo, 5 anos após a terminação recomendada
A lei exige que você mantenha esses registros por três anos, mas processos recentes significam que seria mais inteligente mantê-los por mais tempo.
Você quer manter um registro de quanto cada funcionário foi pago e quantas horas trabalharam durante toda a sua empresa. Mantenha seus registros por pelo menos cinco anos após a saída do funcionário, independentemente do motivo.
Para funcionários isentos, é claro que você não precisa manter registros de tempo, pois o pagamento é o mesmo, independentemente do número de horas trabalhadas. No entanto, se você já classificou erroneamente um funcionário como isento quando não deveria estar isento, esses registros de horas trabalhadas podem orientá-lo para o pagamento de horas extras devidas .
Certifique-se de incluir como a empresa calculou o pagamento. Por exemplo, você precisa acompanhar se foi salário direto, salário mais comissão, horas extras, trabalho por peça ou pagamento direto por hora.
Você precisa fazer isso não apenas para questões salariais e tributárias, mas muitas outras decisões dependem do número de horas trabalhadas. Por exemplo, a elegibilidade para o FMLA depende do número de horas trabalhadas em um ano. Se você tiver um funcionário isento de meio período, convém considerar a necessidade de registro de horas para determinar a elegibilidade do FMLA. Você também precisa ser capaz de provar que pagou seus funcionários por todas as horas em que trabalhou.
Formulário I-9: 3 anos após a contratação, 1 ano após o término, o que for mais tarde.
Manter o Formulário I-9 do funcionário, armazenado separadamente de seus registros pessoais, por três anos após a contratação do funcionário e por um ano após o término do contrato de trabalho, o que ocorrer por último.
Informações sobre benefícios de saúde / pensão: 6 anos
Você precisa manter seus registros de seus planos para todos os seus benefícios por um período mínimo de seis anos. Os tribunais afirmam que, se um funcionário processa você, dizendo que ele ou ela merece uma pensão mais alta, por exemplo, é responsabilidade do empregador provar que eles não devem mais, não é responsabilidade do funcionário provar que o fazem. Mantenha todas essas descrições do plano de resumo.
Se você tem ex-funcionários que são elegíveis para o COBRA , estendendo seus benefícios de saúde, você também deve manter esses registros por seis anos apenas para estar seguro. A lei não especifica retenção, mas como isso pode ser aplicado sob a Lei de Segurança de Renda de Aposentadoria do Empregado (ERISA), essa lei exige retenção por seis anos. Para estar no lado seguro, não jogue fora esses registros.
Registros FMLA: 3 anos
Quando um funcionário solicita FMLA , você precisa manter essa trilha de papel, mesmo se negar a licença. Certifique-se de acompanhar a licença de cada funcionário - quando começou e quanto tempo é usado. Se o funcionário tiver um FMLA intermitente, certifique-se de acompanhar cada licença e documentar o número de horas utilizadas. As datas e o número de horas devem ser documentados. Lembre-se, a licença intermitente pode ser usada por algumas horas em um dia ou em alguns dias em uma semana. Documente tudo e guarde esses registros.
Lembre-se, esta não é uma lista abrangente e se aplica apenas aos estatutos federais. Você pode estar sujeito a leis adicionais de retenção de registros se, por exemplo, você for um contratado Federal ou se seu estado tiver padrões diferentes. Em caso de dúvida, não o jogue fora.
Você pode acessar recursos adicionais sobre manutenção de registros e relatórios obrigatórios na Society of Human Resource Management (SHRM).
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