Programa de Sugestões para Funcionários Deve Além da Caixa de Sugestões Provisória
Um programa de sugestão mal concebido, apressadamente lançado e indefinido, pode afastar as pessoas e gerar má vontade, cinismo e mal-entendidos.
Sua empresa precisa de um programa de sugestões de funcionários?
Antes de lançar um programa de sugestões de funcionários, considere sua cultura corporativa . Você está recebendo idéias novas e pensativas?
As sugestões dos empregados já estão se infiltrando na superfície em reuniões de equipe e em conversas casuais? Nesse caso, talvez sejam necessários métodos mais informais para o cultivo de novas idéias, em vez de um programa de sugestão de funcionários completo.
Talvez você possa agendar sessões de brainstorming departamentais ou gerar ideias sobre determinados tópicos durante partes de sua reunião semanal de equipe. Você pode definir um dia por mês para um almoço no qual cada funcionário é solicitado a enviar pelo menos uma ideia.
Você pode pedir a seus gerentes que traga três ideias de funcionários para a reunião de cada gerente. A criatividade lhe serve bem na geração de ideias.
Se não, comece perguntando o que sobre sua cultura está atualmente sufocando idéias ? Essas questões continuarão existindo quando você implementar um programa de sugestões de funcionários?
Nesse caso, o programa de sugestão do funcionário bem-sucedido deve eliminar ou contornar esses obstáculos antes de você começar.
Os programas de sugestão de funcionários devem ser cuidadosamente construídos e implementados, pois são difíceis de manter, demorados, podem causar mais ressentimentos do que resultados positivos e devem ser gerenciados de maneira estrita e justa.
Elementos em um programa bem-sucedido de sugestão de funcionários
Alguns programas de sugestões de funcionários foram bem-sucedidos, mas os programas de sugestões de funcionários que obtiveram sucesso compartilharam elementos comuns de sucesso. Você pode fazer uma pausa no número de fatores considerados significativos para o sucesso de um programa de sugestões de funcionários, mas esses são fatores comuns a qualquer processo de trabalho bem-sucedido que leve em consideração o tempo do funcionário e ofereça a possibilidade de recompensas e reconhecimento significativos .
Se você seguir um programa de sugestão de empregado, o seguinte deve acontecer para o seu sucesso.
Indique uma equipe de revisão de sugestões multifuncional
Uma equipe multifuncional deve revisar as sugestões que devem ser confirmadas dentro de 48 horas. Se essa equipe for composta por todos os gerentes ou todos os diretores, ela poderá ser percebida como fora de contato ou bloqueando a mudança. Ele terá, no entanto, o poder de implementar as sugestões que receber.
Se envolver outros funcionários, o processo pode consumir tempo e ser percebido como algo que serve a interesses próprios. Contrato de gestão sênior e propriedade tornam-se uma segunda etapa no processo de aprovação. As pessoas da equipe devem estar dispostas a mudar e dispostas a perguntar “por que não” ao invés de “por que”?
Finanças, especialmente, e todos os outros departamentos devem ser representados na equipe de revisão de sugestões.
Se os gerentes ou diretores revisarem sugestões, a revisão deve fazer parte de uma reunião programada regularmente, com sugestões distribuídas e consideradas antecipadamente.
Se a equipe se reúne com mais frequência do que mensalmente, isso se torna mais trabalho do que as pessoas geralmente estão dispostas a fazer. Gire os membros dessa equipe de 4 a 6 vezes por ano, mas nem todos os membros de uma só vez, se a equipe de funcionários interfuncionais for o veículo de revisão de sugestões selecionado. A escolha dos membros da equipe para a equipe de análise de sugestões deve refletir como os negócios geralmente são realizados em sua cultura.
Aqui estão mais ideias para projetar e administrar um programa eficaz de sugestões de funcionários - além da caixa de sugestões.
O processo decidido para a submissão e revisão de sugestões no programa de sugestões de empregados deve ser comunicado publicamente. Compartilhe todas as diretrizes e, principalmente, as metas que você está tentando realizar, iniciando um programa de sugestões de funcionários.
Estabelecer diretrizes para seu programa de sugestões de funcionários
Você precisará definir diretrizes, como quais tópicos estão abertos a sugestões.
Isso provavelmente incluirá ideias que afetam economia de custos, qualidade, produtividade, melhorias de processo, geração de receita e aprimoramento de moral.
Caso contrário, como um cliente na Flórida descobriu quando ele prometeu US $ 25 por sugestão de funcionário; ele recebeu uma série de sugestões de funcionários como: colocar uma máquina de sorvete no refeitório, colocar uma máquina de pipoca de milho no refeitório e qualquer funcionário que atenda aos números de produção diária deve poder ir para casa independentemente da hora do dia .
Uma sugestão do funcionário precisa ser mais do que uma sugestão. Deve fornecer alguns detalhes sobre como o proponente acha que a sugestão deve ser implementada. É fácil traçar uma ideia, eu exigiria que detalhes adicionais acompanhassem a ideia - não um plano de ação completo - mas pelo menos mais detalhes do que uma ideia.
Definitivamente, exigir o "porquê" e "como" a ideia terá impacto na empresa, incluindo uma análise de redução de custos.
Ao mesmo tempo, dentro desses parâmetros, o processo de sugestão deve ser simples. Certa vez, conheci uma empresa que tinha um formulário de sugestão de empregado de três páginas cujos gerentes se perguntavam por que não recebiam nenhuma sugestão de empregado.
Idéias que estão integralmente conectadas ao trabalho de uma pessoa não devem ser consideradas, ou devem ser tratadas de forma diferente.
Na Toyota, milhões de sugestões são geradas a cada ano. No meu entender, a razão pela qual eles têm tantas sugestões de funcionários é que os funcionários estão muito focados em melhorar seus próprios empregos.
O funcionário pensa em uma ideia de melhoria, compartilha-a com seu supervisor e, em seguida, se justificado, a ideia é implementada imediatamente. Não há processo demorado ou grupo de gerentes que deve considerar a maioria das idéias. Nesse cenário, os gerentes devem ser capazes de recompensar as pessoas que apresentarem ideias que se ajustem aos parâmetros do programa.
Mais diretrizes para o seu programa bem-sucedido de sugestões de funcionários
Você precisa designar um administrador para o programa de sugestões de funcionários que garantirá que o processo se mova como prometido. Uma empresa de médio porte de Michigan encontrou-se com uma lista de mais de cem sugestões que foram atoladas em um comitê de revisão que continuava adiando as reuniões. Que imbecil moral para as pessoas que tinham tão esperançosamente virou essas sugestões para consideração!
Comunique publicamente o processo decidido com todas as diretrizes e especialmente as metas que você está tentando realizar, iniciando um programa de sugestões de funcionários. Defina diretrizes como os tópicos abertos a sugestões: redução de custos, qualidade, produtividade, melhorias de processos, ideias geradoras de receita e melhor motivação dos funcionários e moral positivo .
Um gerente sênior precisa defender o programa de sugestões de funcionários e participar do comitê de avaliação. Isso dá credibilidade ao programa de sugestões do funcionário e faz com que os sugadores se sintam importantes.
Encontre dez "mosts" mais importantes para o programa de sugestão de sucesso do empregado.
Aqui estão mais ideias para projetar e administrar um programa eficaz de sugestões de funcionários - além da caixa de sugestões.
Recompensas e reconhecimento no seu programa de sugestões de funcionários
A recompensa por sugestões implementadas deve estar claramente definida no front end. Se a sugestão do funcionário é uma ideia de economia de custos, em muitos programas de sugestões de funcionários, o funcionário recebe uma porcentagem da economia de custos: muitas vezes, esse prêmio pode ser equivalente a cinco a vinte por cento das economias de custo comprovadas.
Ao pensar sobre o programa de sugestões de seus funcionários, reconheça que é difícil “provar” economias de custo se você não tiver bons números definindo o processo antes que a sugestão do funcionário seja implementada. Assim, muitas vezes, a primeira etapa de uma implementação de sugestão de economia de custos é "medir" o processo para garantir que você saiba como o processo está sendo executado no momento.
Outras idéias de processos menos mensuráveis precisam de uma recompensa padrão designada. Muitas vezes, o reconhecimento é mais importante para o empregado.
As recompensas podem incluir mercadorias com o logotipo da empresa, certificados de presente, almoço com um gerente da escolha do funcionário, um jantar de premiação trimestral e pontos para a compra de itens mais caros de catálogos.
De fato, dada a dificuldade de medir o resultado de muitas sugestões de funcionários, algumas empresas oferecem essas recompensas de reconhecimento mesmo quando as ideias aumentaram substancialmente. Na minha experiência, isso não é tão motivador quanto o funcionário que recebe uma parte das economias realizadas durante um período de tempo definido, como um ano.
Feedback no seu programa de sugestões de funcionários
Deixe o feedback para pessoas com sugestões particulares, especialmente se a ideia for rejeitada. Caso contrário, as pessoas relutam em estourar o pescoço oferecendo sugestões fora do comum e, possivelmente, as mais frutíferas.
Por outro lado, quando uma sugestão de empregado é implementada e resulta em uma recompensa, eu publicamente reconhecia a contribuição em uma reunião de equipe, com a permissão do funcionário envolvido.
Além disso, você pode postar a sugestão do funcionário, os nomes dos funcionários na equipe de implementação e a recompensa oferecida.
Manter os participantes do programa de sugestões do funcionário a par do progresso de suas sugestões no programa é mais importante do que fornecer respostas rápidas ao sugador. Os funcionários só querem saber o que está acontecendo com suas ideias.
Em muitas organizações, as sugestões parecem desaparecer em um buraco escuro do qual podem não emergir por meses - falha garantida para o programa de sugestões de funcionários.
Uma abordagem popular para a implementação de sugestões é incluir o sugestão em qualquer equipe de implementação. Isso também mantém as sugestões em razoável. No mínimo, se uma sugestão for aceita, você precisa ter um cronograma de implementação que o sugestor esteja ciente e compreenda.
Mais dicas para o seu programa bem-sucedido de sugestões de funcionários
Os programas de sugestões de funcionários precisam enfatizar a qualidade das sugestões, e não a quantidade de sugestões. Muitos programas encorajam o oposto, que é uma das razões pelas quais as pessoas se tornam tão facilmente desencorajadas com elas; eles não fornecem muito dinheiro pelo tempo investido.
Eu não acredito em sugestões de funcionários anônimos.
As pessoas devem estar dispostas a apoiar publicamente suas idéias. Pelo menos, esse é o tipo de cultura da empresa que espero que você esteja incentivando em sua organização.
De fato, Peter Block, um dos mais importantes gurus do Desenvolvimento Organizacional que trabalha atualmente, se opõe a qualquer feedback anônimo ( de pesquisas com funcionários e assim por diante) por causa da cultura que o feedback anônimo estimula. Alguns funcionários não entregarão sugestões? Provavelmente, mas pergunte a si mesmo que tipo de empresa você quer criar? Incentivar a coragem organizacional .
Recompense não apenas os funcionários que enviam ideias vencedoras. Recompense e reconheça os gerentes e supervisores que fizeram o melhor trabalho de incentivar as sugestões dos funcionários e de sair do caminho do progresso.
Considere a inclusão de clientes e fornecedores como sugadores, especialmente quando o programa de sugestões de funcionários amadurece e é bem-sucedido.
Tenho visto muitos programas de sugestões implementados nos últimos trinta anos. A maioria falhou por causa do fracasso das organizações em prestar atenção a esses pontos.
As pessoas tendem a iniciar programas confusos e mal definidos que não conseguem definir recompensas, estratégias de implementação e sistemas de comunicação. As pessoas que não obtêm feedback oportuno deixam de enviar ideias.
Se toda idéia se tornar um "por que deveríamos", em vez de um "por que não deveríamos", as pessoas desanimam rapidamente. O processo se torna uma piada. Ou simplesmente ignorado. Quantas caixas de sugestões vazias estão sentadas em empresas na América? Mais do que me importo em contar. Use essas sugestões para garantir que seu programa de sugestões de funcionários se desenvolva.